Por: Iván Rodríguez. Colaborador de Auditool
En algunas ocasiones, las empresas deben implementar medidas que les permitan cumplir requisitos normativos. Si bien esta situación suele verse como una carga administrativa y operativa, también es la oportunidad para mejorar y fortalecer procesos, que las pueden hacer más eficientes.
Es el caso de la ley Sarbanes-Oxley de 2002 (Sox), que estableció nuevos requisitos para las empresas públicas; dichos requisitos están diseñados para detectar errores en la información financiera que podrían distorsionar los estados financieros y perjudicar a los inversores en una empresa pública. Cabe recordar que la ley llegó en respuesta a Enron y otros escándalos contables y estableció consecuencias reales por incumplimiento, incluida la cárcel.
La preparación para el cumplimiento de SOX es un paso necesario para cualquier empresa que busque cotizar en bolsa (o ser adquirida por una empresa pública). Una acertada implementación ayuda a mitigar el riesgo de errores costosos y descubrir formas de hacer que el negocio sea más eficiente. A continuación, algunos ejemplos:
Eficiencia en los negocios
Como parte del proceso de cumplimiento de SOX, las empresas tienen que ir paso a paso a través de sus procesos comerciales, para identificar lugares donde podrían ocurrir errores graves. Comprender los procesos comerciales puede ayudar a las empresas a identificar formas (incluidas nuevas herramientas de software) para hacer que esos procesos sean más eficientes.
Este proceso también minimiza las oportunidades de fraude interno, lo que puede suceder en empresas de cualquier tamaño. La segregación de funciones forma parte de las revisiones y mejoras de procesos.
Consistencia en los procesos
Cuando una empresa establece procesos consistentes, los datos que recopila sobre las diferentes transacciones, tales como ventas o impuestos, se vuelven más precisos y, por lo tanto, más valiosos. Los controles impulsan la consistencia y la consistencia proporciona datos más precisos para una mejor toma de decisiones y una imagen más clara del crecimiento a largo plazo.
Evaluación del desempeño de los empleados
Con procesos más estables y bien documentados, es posible crear mejores evaluaciones de desempeño para los equipos. La medición del rendimiento se vuelve menos cualitativa y más cuantitativa. Por ejemplo, una vez que una empresa ha creado un proceso consistente para reconocer las ventas, cuando se firma un contrato o cuando se recibe el pago, eso elimina la tentación de que un equipo o individuo retire las ventas pendientes para aumentar los resultados de un mal período. El negocio sabe que cada vendedor está registrando sus ventas de la misma manera, y cuando se compara el desempeño en todo el equipo, la comparación es justa y precisa.
Documentación y sistematización
En pequeñas empresas, los grandes impulsores son personas. En grandes empresas se requiere el apoyo de sistemas. Cuando los procesos son informales, las personas pueden mantener información crucial en sus cabezas, como el vicepresidente de impuestos que sabe todo sobre la situación fiscal de la empresa. Sin procesos consistentes y repetibles, ese VP puede convertirse en un cuello de botella para ejecutar procesos. Todo tiene que ser dirigido por una persona. ¿Pero qué sucede cuando la persona deja la empresa bien sea de manera abrupta o programada?
La documentación de procesos y la creación de sistemas permite a las empresas ubicar a nuevas personas en roles clave cuando sea necesario. Si el negocio tiene sistemas claros y todo está documentado, es mucho más fácil hacer crecer un departamento rápidamente, ya que las nuevas personas podrán comenzar a trabajar de una manera rápida.
Cambio de mentalidad a empresa madura
Hay que mantener una actitud proactiva frente a los nuevos requisitos, tales como la documentación y los controles. Es necesario entender que la empresa va a ser más formal. El proceso de adaptación a los sistemas ayudará a las personas a cambiar de opinión. En algún momento todos deberían estar totalmente alineados y sincronizados.
Como se aprecia entonces, el cumplimiento de requerimientos normativos puede ayudar a las empresas a abordar algunos problemas cruciales y es importante que los auditores comprendan estas circunstancias, para enfocar sus evaluaciones y aportar con su conocimiento y desde la órbita de su competencia, su asesoría en búsqueda de los objetivos propuestos.
Auditor y Consultor, Diplomado en Alta Gerencia de Seguros y Derecho de Seguros. Especialista en Dirección Financiera y Desarrollo Organizacional, Diplomado en Gerencia de la Calidad, Contador Público de la Pontificia Universidad Javeriana, con 20 años de experiencia en diversas empresas. Amplia experiencia en la elaboración y ejecución de auditorías y revisorías fiscales. Dirección y ejecución de asesorías, consultorías y capacitaciones. Colaborador de Auditool
Bogotá D.C, Colombia
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