Tradicionalmente, la comunicación se ha definido como "el intercambio de sentimientos, opiniones, o cualquier otro tipo de información mediante habla, escritura u otro tipo de señales”.
De otra parte, se considera la información como la materia prima de las organizaciones para poder actuar y resulta vital tenerla en cuenta para la toma acertada de decisiones gerenciales.
Comunicación: Al referirnos a la comunicación gerencial, ésta juega un papel primordial en el sistema de control interno de una organización, ya que por si sola presupone la coordinación en la divulgación y la interacción que se ejercerá para transmitir los planes, estrategias, políticas y demás instrucciones y tareas a realizar, a sus clientes tanto internos como externos.
Necesariamente, para que la comunicación sea efectiva, debe estar asociada a mecanismos que garanticen la divulgación ágil y directa hacia los diferentes grupos de interés tanto internos como externos, a través de los medios de comunicación (radio, televisión, prensa, revistas, Internet, correos electrónicos internos, etc.)
Información: En relación con los sistemas y los medios de información, no son menos importantes como quiera que a través de ellos se soporta y es el insumo para planear y generar acciones de operación y como medio para tomar decisiones de tipo financiero, económico y de servicios.
Es importante identificar la clase de información que se produce y se procesa hacia el interior de las organizaciones. Una información primaria, relacionada con los datos provenientes de los usuarios y clientes y una información secundaria, como resultados de las operaciones financiera, administrativas, y jurídicas de la organización, como son los estados financieros, presupuestos, planes, correspondencia, quejas y reclamos, entre otros; lo anterior, procesado a través de sistemas de información compuesto por recursos tecnológicos y humanos produce el tipo de información que se requiere.
No es un secreto como a través del tiempo, las finanzas del estado han sido manejadas improvisadamente, si se tiene en cuenta la información poco confiable que se capturaba y se publicaba a través de estados financieros y presupuestos carentes de datos fidedignos, por lo que la opinión de los organismos de control sobre la información financiera era de abstención, negación o con salvedades, lo cual no garantizaba los resultados y menos la eficiencia, eficacia y economía con el cual se manejaban los recursos.
En la última década la calidad de la información ha mejorado ostensiblemente, proporcionando unos datos con mayor precisión y agilidad, por lo que conviene mantenerse actualizado ante los cambios y avance de la telemática e informática.
- Videoconferencias.
- Capacitación y socialización virtual.
- Mayor cobertura de información a los usuarios o clientes.
- Mayor divulgación de su imagen y servicios.
- Facilidades en la atención y servicio al cliente.
- Oportunidad en la consolidación y divulgación de informes oficiales.
- Gran cantidad de puntos para pagos y transacciones.
- Adopción de un solo lenguaje de comunicación.
- Agilidad en los procesos.
- Menos riesgo de error por operación manual.
- Menos espacio físico en el archivo de documentación e información soporte.
- Traslado de información en red de filiales y/o sucursales.
- Limitación en la adopción de criterios sujetivos de sus operadores.
- Menor desgaste operativo.
- Controles inmersos en los procesos.
- Controles automáticos.
- Reducción de trámites.
- Mayor seguridad.
- Validación automática.
- Información conocida por los clientes y usuarios. Extractos, historias laborales,
- Procesos estandarizados
- Gestión integrada y coordinada de los procesos administrativos y financieros.
- Sistema de información único, confiable y actualizado.
- Oportunidad en las decisiones
- Reducción de tiempos de ciclos de procesos por eliminación de tareas manuales
- Reducción de trámites internos
- Manejo de información desde el sistema y no en papel
- Registro de la información desde el área fuente.
- Centralización del manejo de datos maestros.
- Control de los procesos en línea y en tiempo real.
| CUESTIONARIO PARA EVALUAR LA CALIDAD DEL CONTROL INTERNO DE ESTOS COMPONENTES. | SI | NO | N/A | Comentarios |
| Comunicación organizacional: | ||||
| Se determina claramente la información que será comunicada a los Servidores Públicos de la Entidad? | ||||
| Están establecidas las responsabilidades de comunicación interna que cada Servidor Público tiene con los demás Servidores para el ejercicio de sus cargos? | ||||
| Son pertinentes y oportunos los procesos de divulgación de los propósitos, estrategias, planes, políticas y manera de llevarlos a cabo? | ||||
| Las partes interesadas adquieren comprensión sobre los propósitos de la Entidad a partir de los procesos de comunicación interna? | ||||
| Comunicación informativa: | ||||
| Se tienen definidas las partes interesadas externos a quienes se tiene la obligación de comunicar los proyectos, su ejecución y los resultados obtenidos por la Entidad? | ||||
| Se tiene definida la información que será comunicada a cada uno de los públicos identificados? | ||||
| Están establecidas claramente las responsabilidades de Comunicación externa en cada uno de los procesos y actividades que configuran la operación de la Entidad? | ||||
| Se evalúa la utilidad, oportunidad y confiabilidad de la información que ha de ser comunicada a los públicos externos? | ||||
| Los procesos de Rendición de la Cuenta a los organismos de control del Estado son pertinentes y oportunos? | ||||
| Medios de comunicación: | ||||
| Existe la responsabilidad por el manejo de los Medios de Comunicación para que satisfagan los fines perseguidos por la Comunicación Organizacional? | ||||
| Los medios de comunicación utilizados son coherentes con los propósitos de Comunicación Externa? | ||||
| Se mide la efectividad de los Medios de Comunicación sobre los públicos externos? | ||||
| Se mide la efectividad de los Medios de Comunicación sobre los públicos internos? | ||||
| Las diferentes instancias de la Entidad le dan un apropiado manejo a los Medios de Comunicación? | ||||
| Información primaria: | ||||
| Existe cultura para obtener la información relacionada con el entorno, la comunidad y demás grupos de interés? | ||||
| Se cumple con la normatividad vigente sobre la existencia de medios que permitan recibir, procesar y dar respuesta a la comunicación y partes interesadas en forma eficiente y oportuna? | ||||
| Existen medios efectivos que permiten recibir, manejar y dar respuesta a las quejas y reclamos de los grupos de interés? | ||||
| La Información Primaria es tenida en cuenta por los Servidores Públicos para la implementación de las acciones y decisiones organizacionales? | ||||
| Información secundaria: | ||||
| Existen fuentes de Información Secundaria debidamente determinadas y canalizadas para el logro de los objetivos institucionales? | ||||
| La totalidad de los procesos/subprocesos de la Entidad contemplan las salidas de información necesaria a los grupos de interés internos y externos? | ||||
| La Información Secundaria se divulga y socializa entre los servidores de la Entidad? | ||||
| La Información Secundaria se utiliza en la rendición de cuentas e información a los diferentes grupos de interés? | ||||
| La información secundaria se presenta de manera razonable y es útil para la toma de decisiones gerenciales. | ||||
| Sistemas de información: | ||||
| Existen sistemas de información que canalizan la información que se genera a nivel institucional y la administran adecuadamente para su posterior utilización? | ||||
| Los Sistemas de Información son utilizados por los Servidores Públicos para cumplir de manera eficiente sus responsabilidades en relación con la función de la Entidad? | ||||
| Los Servidores Públicos conocen los Sistemas de Información que posee la Entidad? | ||||
| La información generada por los Sistemas de Información cumple con los parámetros de calidad requeridos? |
Fuente: Guías DAFP
¡Hasta pronto!
Marco Hernando Bonilla Martínez
Economista - Especializado en Control Interno y Auditoría
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