Control Interno

Al revisar detenidamente el modelo, llegamos a la conclusión que el control interno es simplemente la mejor forma de hacer las cosas de manera integral y bien; pues basa su filosofía en el compromiso, la ética y el desarrollo de elementos formalmente establecidos fruto de las mejores prácticas de la administración moderna.

Adicionalmente es imprescindible que la función administradora este encaminada a la detección del riesgo; que avise con anticipación las debilidades que presentan los procesos, en aras de implementar controles que por sí solos prevengan o mitiguen el impacto que ocasiona los eventos irregulares.

El resultado exitoso de las auditorias se da en la medida que control interno sea evaluado  en todos sus componentes y elementos, pues  su cobertura proporciona y garantiza a la organización y sus administradores el cumplimiento de sus objetivos y metas. Puede entonces  afirmarse que las auditorias requieren como materia de evaluación y calificación el control interno de la organización.

Sin duda si tenemos en cuentas la resolución de las siguientes preguntas, nos haremos una idea de la calidad del control interno de la organización:

1. Existen manuales de procesos y procedimientos?
2. El estilo de dirección es abierto y participativo?
3. Existe códigos de ética y buen gobierno?
4. Los perfiles del talento humano frente a las funciones y labores es el adecuado?
5. Existen mapas de riesgos de los procesos misionales y de apoyo?
6. Los archivos están foliados y adecuadamente custodiados?
7. Existe un normograma por dependencia? 
8. Es adecuado el manejo de las medidas de seguridad en el manejo de los bienes y recursos?
9. Existe segregación de funciones?
10. Se realizan inventarios físicos de manera periódica?
11. Se realizan procesos de inducción y capacitación?
12. Los sistemas de comunicación posibilitan la oportuna atención a los requerimientos de los clientes/usuarios/afiliados?
13. Los trámites en la atención de: usuarios/clientes/ afiliados son adecuados?
14. Existe dosificación en las operaciones y registros?
15. Existen suficientes puntos de atención para el servicio al usuario/cliente/afiliado?
16. La planeación cuenta con metas e indicadores coherentes, productos de estudios con alto grado de compromiso?
17. Existen programas de bienestar social?
18. Los recursos físicos presentan adecuado mantenimiento?
19. Existe asignación de interventores con  experiencia y perfiles adecuados?
20. La oficina de quejas y reclamos opera adecuadamente?
21. Existe conocimiento de normas sobre el  manejo ambiental?
22. Se programa un plan de compras de manera adecuada?
23. Se prevé la inversión de inversiones en empresas con alto riesgo?
24. Se invierten adecuadamente en inversiones los fondos disponibles?
25. Es adecuado el manejo de los servicios públicos?
26. Se tiene en cuenta la memoria institucional, al momento de estimar proyectos y estudios?
27. Se evita las plantas paralelas de personal?
28. Se terceriza funciones propias de la empresa a través de contratos,  suprimiendo cargos de planta?
29. Se controla el vencimiento de inventarios medicamentos, productos perecederos?
30. Existen pólizas de manejo de fondos, e inversiones?
31. Se gestionan sanciones por  incumplimiento en las condiciones laborales?
32. La defensa de los intereses de la empresa es adecuada?
33. El uso  del parque automotor es adecuado?.
34. Los controles en la generación de novedades de nómina son automáticos?
35. Existe viabilidad financiera de los contratos?
36. Es adecuada la utilización de la  propiedad, planta y equipo?   
37. Se considera en el manejo del portafolio de inversiones las oscilaciones del mercado de valores?
38. La cartera de préstamos está bien garantizada?
39. Es adecuado la gestión de cobro?
40. Se realizan arqueos de cajas menores y tesorería?
41. Existe cartera clasificada por edades y se estiman las provisiones?
42. Se  realizan estudios técnicos a los inmuebles por autoridades reconocidas?
43. Existen políticas evaluativas de las inversiones, provisiones, depreciaciones, valorizaciones?
44. Se realizan conciliaciones  y confirmaciones con áreas fuente y/o usuario?
45. El calendario de entrega de información a contabilidad para su consolidación es rigoroso?
46. Los procesos de captura de información contable, es automático?
47. Los profesionales de contaduría están dedicados al análisis de estados financieros?
48. Hay oportunidad en el pago de aportes parafiscales, impuestos y otros?
49. Se aplica la contabilidad de causación?
50. Se contabilizan adecuadamente las ventas plazos y sus utilidades?
51. A Se contabilizan adecuadamente os diferidos?
52. Existe cultura contable en toda la organización?
53. Se concilia los saldos entre el área fuente y contabilidad.
54. Se depuran oportunamente las partidas pendientes?
55. Son revisados los saldos contrarios a la naturaleza de la cuenta?
56. Todos los registros tienen soportes?
57. Las notas explicativas contienen  información básica y suficiente?
58. Es adecuada la defensa de los intereses de la empresas por parte de los abogados externos?
59. Los procesos judiciales están en cabeza de abogados idóneos?
60. Los procesos jurídicos están debidamente sistematizados?
61. Es adecuado el archivo de expedientes?
62. Es adecuada la interventoría y seguimiento sobre los abogados y los procesos?
63. La comunicación y retroalimentación entre la oficina jurídica y la entidad para erradicar las causas de los procesos judiciales es adecuada? 
64. Son adecuados los criterios para la causación de las contingencias por cuenta de los procesos?
65. SE observa y cumple adecuadamente el proceso contractual con terceros?
66. El Fraccionamiento de contratos, es una práctica no permitida?
67. Los contratos mantienen sus registro y reservas presupuestales?
68. Las pólizas de cumplimiento y garantías tienen a cobertura necesarias que respalden los contratos?
69. Los contratos son liquidados oportunamente?
70. La normatividad es aplicada rigurosamente por de la organización?
71. Los procesos están automatizados?
72. La gestión es integrada y coordinada, de los procesos administrativos y financieros.
73. Los sistemas computarizados son aprovechados óptimamente?
74. Los sistemas de información son confiables?
75. Los ciclos de procesos son oportunos?
76. Existe Información en línea?
77. Los trámites internos son los básicos y necesarios?
78. El manejo del papel es adecuado, en busca de la preservación del medio ambiente?
79. Registro de la información desde el área fuente a través de reprocesos y medios magnéticos.
80. Existe custodia y seguridad de equipos?
81. Existe Back up. de información clave?
82. Existe mantenimiento de equipos (Antivirus)?
83. Se utilizan los equipos en labores propias de la organización?
84. Existe permanencia de cuadros directivos, como el direccionamiento de objetivos y estrategias?
85. Los procesos meritocráticos son fuertes y transparentes

Basta con evaluar el control interno para comprender de primera mano las debilidades, oportunidades,  fortalezas y amenazas que la organización presenta, para que desde ese diagnóstico o estado del arte se propongan acciones de mejoramiento en busca de la excelencia empresarial

 Marco Hernando Bonilla Martínez . -Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. 

Consultor y Asesor en los procesos de Auditoría con enfoque integral, Auditoría interna de Calidad, ISO 9001 de 2008 y NTCGP 1000:2009, con más de 20 años de experiencia. Conferencista nacional, consultor internacional en procesos de Control Interno orientados al mejoramiento de las organizaciones. Colaborador de Auditool.