Control Interno

Por: CP Iván Rodríguez. Colaborador de Auditool. 

En los diferentes países, sean o no desarrollados, las pequeñas y medianas empresas (Pymes) son el motor de muchas economías; sin embargo, su tamaño y recursos limitados las hacen vulnerables a algunos riesgos que pueden comprometer su estabilidad. Es allí donde el auditor puede desempeñar un papel fundamental, bien sea como evaluador o como aliado estratégico en el diseño de controles internos efectivos.

Normalmente las Pymes suelen operar con estructuras informales: un propietario que supervisa todo, pocos empleados multifuncionales y procesos que dependen más de la confianza que de la documentación y de la automatización. Si bien esta flexibilidad puede verse como una fortaleza, también expone a la empresa a riesgos como fraudes e inconsistencias en la información y los datos y cuando un auditor que debe evaluar una pyme a menudo debe partir de cero, a diferencia del trabajo en una gran corporación, donde los auditores suelen evaluar sistemas ya establecidos. Por ello, se requiere un enfoque proactivo: identificar riesgos, proponer soluciones prácticas y educar al equipo para que los controles se mantengan en el tiempo.

Las Pymes enfrentan desafíos únicos al diseñar e implementar controles internos efectivos. Con recursos limitados, personal reducido y prioridades operativas inmediatas, muchas veces el control interno queda relegado. No obstante, contar con un sistema bien estructurado protege los activos y asegura la confiabilidad de la información financiera, además de fomentar el crecimiento sostenible y la confianza de socios, clientes y reguladores. El auditor, además de detectar fallos, puede (y debe) actuar como un generador de soluciones. En desarrollo de su trabajo, sus aportes clave incluyen:

Diagnóstico de riesgos:

El primer paso es entender la operación de la Pyme. Mediante entrevistas, observación y revisiones básicas, el auditor identifica riesgos prioritarios: ¿Hay segregación de funciones? ¿Quién controla el efectivo? ¿Se reconcilian los bancos? Este análisis inicial es la base para cualquier control. El auditor debe efectuar un mapeo sencillo de los procesos. Por ejemplo, en una Pyme de retail, podría revisar cómo se manejan las ventas, el inventario y los pagos a proveedores. Herramientas como checklists o cuestionarios básicos (ej. “¿Quién aprueba los gastos?”) son ideales para este paso.

Priorizar riesgos

No todos los riesgos merecen la misma atención. Usando un enfoque práctico, el auditor clasifica los riesgos por probabilidad e impacto. Por ejemplo:

• Alta prioridad: Fraude en la caja (probabilidad media, impacto alto).
• Baja prioridad: Error en el archivo de documentos (probabilidad baja, impacto bajo).

Diseño personalizado:

Los controles deben adaptarse a la realidad de la Pyme. Por ejemplo, en una empresa con tres empleados, el auditor podría sugerir que el dueño revise semanalmente los depósitos en lugar de contratar a alguien más. La clave es equilibrar efectividad y viabilidad. El auditor debe tener en cuenta que el diseño de soluciones no requiera grandes inversiones. Ejemplos:

• Control de efectivo: Depósitos diarios y revisión semanal por el propietario.
• Inventario: Conteos físicos mensuales cruzados con registros.
• Cumplimiento: Recordatorios automáticos para fechas fiscales.

Educación y transferencia de conocimiento:

Un buen auditor además de contribuir en la implementación también enseña. Explicar al propietario o al equipo por qué un control (tal como registrar diariamente las ventas) protege el negocio, es una acción que fomenta su adopción y evita que se abandone tras la auditoría. Es importante que el auditor trabaje junto al personal de la Pyme para poner en marcha los controles. Una sesión de capacitación de una hora puede ser suficiente para explicar cómo registrar transacciones o verificar facturas.

Monitoreo y mejora continua:

El auditor puede establecer puntos de chequeo (mensual o trimestral) para evaluar si los controles funcionan y ajustarlos según las necesidades cambiantes de la Pyme. (ej. ¿Se redujeron las discrepancias en la caja?) y ajusta los controles si es necesario. Este paso asegura que el sistema sea sostenible.

Ahora bien, para un auditor trabajar con pequeñas y medianas empresas (Pymes) requiere un enfoque diferente al de las grandes corporaciones. Por ello, los auditores deben adaptarse a entornos con recursos limitados, estructuras informales y una mentalidad práctica por parte de los dueños o gerentes. Más allá de aplicar conocimientos técnicos, el éxito radica en la capacidad de conectar con el cliente, ofrecer soluciones viables y dejar un impacto duradero. A continuación, se presentan algunos consejos clave para los auditores que buscan destacar en este ámbito:

• Hablar el idioma de la Pyme: comunicar con claridad y relevancia

Las Pymes no suelen tener tiempo ni interés en entender un vocabulario técnico tal como “mitigación de riesgos inherentes” o “cumplimiento de COSO”. Para captar su atención y ganar su confianza, el auditor debe traducir conceptos complejos en términos simples y enfocarse en beneficios concretos.

• Ser flexible: adaptar los controles a la realidad de la Pyme

Las soluciones rígidas o excesivamente elaboradas no funcionan en Pymes, donde el personal es limitado y los presupuestos ajustados. Un auditor efectivo sabe cuándo simplificar o ajustar un control para que sea práctico sin sacrificar su propósito.

• Empoderar al cliente: hacer que la Pyme sienta el control como propio

El éxito de un sistema de control interno depende de que la Pyme lo adopte como parte de su rutina, no como una imposición externa. El auditor debe involucrar al cliente en el proceso, dándole la posibilidad de apropiarse y haciéndolo sentir capaz de gestionarlo.

• Usar recursos accesibles: aprovechar herramientas simples y económicas

Las Pymes rara vez pueden invertir en software costoso o consultorías extensas. El auditor debe recurrir a herramientas gratuitas o de bajo costo que sean fáciles de implementar y mantener, maximizando el impacto con mínimos recursos.

Otros consejos para tener en cuenta son documentar con Simplicidad; esto es por ejemplo, dejar instrucciones claras en una página (algo como “Pasos para revisar la caja”), no manuales extensos que nadie leerá. También es importante mantener contacto. Hacer un seguimiento breve (una llamada o email) un mes después para ajustar los controles y mostrar compromiso.

Seguir estas recomendaciones hace que el auditor sea un recurso indispensable para las Pymes. Hablar su idioma construye confianza, ser flexible asegura resultados prácticos, empoderarlos fomenta sostenibilidad y usar herramientas accesibles elimina excusas para no actuar. Para los auditores, esto mejora su efectividad y abre puertas a relaciones duraderas con clientes que valoran su enfoque profesional. 

CP Iván Rodríguez - CIE AF

Auditor y consultor, diplomado en Alta Gerencia de Seguros y Derecho de Seguros. Especialista en Dirección Financiera y Desarrollo Organizacional, diplomado en Gerencia de la Calidad. Contador público (CP) de la Pontificia Universidad Javeriana con 20 años de experiencia en diversas empresas. Tiene amplia experiencia en la elaboración y ejecución de auditorías y revisorías fiscales. Dirección y ejecución de asesorías, consultorías y capacitaciones. Colaborador de Auditool.

Bogotá DC, Colombia.