Control Interno

Conozca el costo real de sus procesos, productos, servicios, canales de venta y clientes

Es sorprendente como es común que muchas empresas desconozcan con precisión el costo de servir al cliente, o el costo de atender un reclamo determinado, o el costo de ejecutar un proceso crítico, y sobre todo el margen neto de cada producto y servicio después de asignar los gastos directos e indirectos.

Se debe conocer y administrar los costos y superar el paradigma de que los sistemas y la contabilidad de costos es un asunto contable solamente y no una poderosa herramienta estratégica. La empresa que domina sus cifras puede administrar el desempeño y ser más competitiva.

Administrar la cadena de valor

Una empresa tiene costos directos, los cuales por lo general están bien controlados, y costos indirectos como por ejemplo, sueldos y salarios; depreciación o alquiler de edificios; inversión en tecnología; administración; servicio al cliente y otros servicios generales, los cuales si se administran bien pueden hacer una diferencia importante en la rentabilidad.

Paradójicamente, a los costos indirectos son a los que menos atención se les presta.

La cadena de valor de un negocio se divide en los procesos de negocio básicos (primarios) y en las actividades de apoyo.

Los procesos básicos del negocio (compras, operaciones, distribución, mercadeo y ventas) son los que van a hacer la diferencia en el servicio y el valor agregado al cliente final.

Los procesos de apoyo (administración, finanzas, contabilidad, recursos humanos y tecnología) soportan el negocio básico y todos en conjunto van a determinar el margen de rentabilidad de la empresa.

Es por esto que se vuelve imperativo el adecuado control de los costos a lo largo de la cadena de valor.

Activity Based Costing Management

El enfoque de Activity Based Costing Management (ABCM) consiste en determinar el costo de cada actividad que se ejecuta en la organización, para luego asignar ese costo a cada objeto de medición (producto, servicio, cliente, canal de venta) según el consumo real que hace de cada actividad.

El ABCM considera todos los costos involucrados y su fortaleza se centra en la determinación y análisis de los indirectos que son los que usualmente cuesta administrar y que en la buena administración de los indirectos puede hacer la diferencia en competitividad y rentabilidad.

ABCM es un sistema de información y administración basado en la identificación de los costos reales de procesos, productos y servicios, que permite a las empresas emprender mejoras significativas en la productividad y racionalización del gasto, para así incrementar la rentabilidad del negocio.

El objetivo fundamental de este enfoque es cuantificar el costo real y la rentabilidad de los objetos de costos, para que con esa información se puedan tomar decisiones estratégicas sobre el negocio.

La estrategia se concentra en identificar las oportunidades de mejora de los procesos y actividades de la empresa, para así administrar y optimizar aquellos donde se concentre el costo de los recursos.

La información que genera este enfoque es la base para eliminar actividades y procesos que no agregan valor, integrar los esfuerzos aislados en la organización, efectuar cambios de alto impacto en el estado de resultados y priorizar esfuerzos de mejoramiento.

El análisis de Activity Based Costing Management ayuda a proporcionar información sobre la relación entre el precio neto que el cliente paga y el costo real del servicio asociado.

Hacia el éxito

El cliente ideal es aquel que compra a un precio alto, pero que tiene un costo de servicio bajo.  

Desafortunadamente, muchos clientes se ajustan a la categoría de precio bajo y alto costo de servicio.

El objetivo es buscar las estrategias de servicio más conveniente para maximizar las utilidades.

Muchos de los sistemas de información actuales no sirven para tomar decisiones estratégicas o no proveen la información necesaria.

Es común encontrar que las pérdidas ocasionadas por un producto o servicio se esconden tras la rentabilidad de otros.

Si no se maneja la información estratégica de costos, difícilmente podrá mejorarse y transformarse lo que previamente no se ha medido.

Quien desconoce el costo real de sus procesos, actividades, productos, servicios, canales de venta y clientes, maneja su negocio a ciegas y difícilmente tendrá éxito. 

Federico Chavarría Volio

Fuente:  www.elfinancierocr.com