Auditoría Interna

CP Felipe Alberto Pérez Hernández. Colaborador de Auditool

NUEVAS FORMAS DE TRABAJO REMOTO DE AUDITORÍA INTERNA (1)

Con la llegada de la enfermedad COVID-19, declarada oficialmente pandemia por la Organización Mundial de la Salud (OMS) en marzo de 2020, surgieron importantes restricciones (movilidad y relaciones sociales entre otras) que han generado un gran impacto económico y social, afectando  la dinámica laboral el mundo.

Latinoamérica fue una de región muy afectada por la pandemia, impactando la vida de millones de personas, por ejemplo, cambió la forma en que la gente trabaja, así como su relación con el lugar de trabajo: el teletrabajo que ya existía, cobró fuerza frente a la forma tradicional de trabajar  – donde la presencia física constituía el método habitual- y se impuso, excepto en  aquellos casos en los que la presencia física es imprescindible.

En algunas compañías, la pandemia ha acelerado un proceso que ya estaba planificado. En este sentido, los equipos de Auditoría Interna han tenido que organizarse para continuar prestando sus servicios en un entorno esencialmente remoto.

Una vez establecida la necesidad del  trabajo remoto, las organizaciones han tenido que adaptarse a los cambios y exigencias que impone esta modalidad laboral.

El hecho de dar el paso hacia un modelo de trabajo con alto componente tecnológico ha dado lugar a nuevas experiencias en la forma de trabajar. En el caso de Auditoría Interna, la digitalización proporciona una nueva forma de obtener evidencias. Como el teletrabajo supone estar más alejado de los documentos soporte que son objeto de evaluación en el curso de un trabajo de Auditoría Interna, no es extraño que se desarrollen nuevas formas de documentación de las pruebas a través de medios digitales.

 El trabajo remoto es amigable con el medio ambiente al reducir la huella de carbono asociada a los transportes al trabajo, y aunque puede afectar negativamente la convivencia familiar, puede surgir el caso contrario en el que ayude a la conciliación familiar; de todas maneras conlleva ciertos riesgos para la privacidad e intimidad de los trabajadores, así como para el derecho a la desconexión digital y seguridad de la información.

BENEFICIOS Y RETOS TRABAJO EN REMOTO

En primer lugar se hace referencia a la parte positiva que generan los cambios, y en este caso los equipos de Auditoría Interna, así como las diferentes partes interesadas (Comité de Auditoría, áreas auditadas, comité de dirección) pueden beneficiarse directamente del trabajo a distancia. Los trabajos de Auditoría Interna en remoto traen consigo novedosos retos para las empresas y los equipos, así como nuevos riesgos, que se deben valorar y gestionar, en coordinación con la Junta Directiva, Comité de Auditoría, es decir con la alta gerencia, para identificar las limitaciones inherentes al propio desempeño de la actividad.

Beneficios. Los principales beneficios de la auditoría en remoto son: fomento del uso de nuevas tecnologías, reducción de costes asociados, flexibilidad laboral, aumento de la satisfacción del personal y continuidad de la prestación de servicios aún con catástrofes y emergencias.

Retos

Definición de la estrategia TIC  -----►Construcción de una cultura de seguridad

Es vital que las compañías definan una estrategia en torno a los recursos de tecnología de la información (TIC) y construyan una cultura de seguridad que enfrente riesgos adicionales de seguridad de la información, protección de datos, confidencialidad, veracidad y calidad de la evidencia recopilada. Es recomendable contar con apoyo y asesoramiento técnico especializado para realizar la correspondiente evaluación e identificación de los principales riesgos y medidas de seguridad asociadas.

Nuevas formas de dirigir los trabajos de auditoría

El teletrabajo implicará un cambio en la gestión tradicional de equipos. Para ello, el Director de Auditoría Interna (DAI) deberá tener en cuenta aspectos como:

• Confianza. Los DAI son los responsables de asegurar que todo el equipo funciona bien, sin riesgo de que el trabajo no salga adelante, garantizando que todos los empleados tienen a su alcance los recursos necesarios.
• Definir y comunicar muy bien las responsabilidades de cada miembro del equipo, así como los tiempos de ejecución.
• Validación de resultados. Cada auditor interno debe tener claros sus objetivos (tanto personales, como los del área de Auditoría Interna y los de la compañía). Por ello, Auditoría Interna deberá implantar un modelo de gestión que asegure la consecución de los resultados esperados, y la motivación del equipo.
• Programar reuniones periódicas con el fin de poner en conocimiento de las partes involucradas el estatus del trabajo e identificar si hay algún problema que pueda estar afectando el rendimiento y verificar el cumplimiento del cronograma de la auditoría.
• Seguimiento semanal del equipo de auditoría para compartir el avance de los trabajos de auditoría en curso, así como los eventos relevantes a nivel de Auditoría Interna y de la compañía. Es de vital importancia mantener al equipo motivado, apoyado mientras se trabaja.
• Salud mental: se recomienda promover descansos en el transcurso de la jornada laboral y animar a la desconexión digital del equipo (en contraposición a la hiperconexión, practicar la desconexión ayuda a relajarse, mantener la privacidad, descansar los ojos entre otros beneficios).

Implicaciones en la gestión del área de Auditoría Interna

Cada compañía debe analizar su propio modelo de control para evaluar la viabilidad de poner en práctica auditorías internas remotas. La Cultura de la compañía es la base sobre la cual se construye la madurez de la función para finalmente determinar cuáles serán los recursos y medios, tanto tecnológicos como humanos para adelantar la gestión en remoto.

Los recursos tecnológicos comprenden las herramientas de comunicación, de almacenamiento y transferencia de documentación, de organización del equipo y ejecución de la auditoría interna, de monitarización del trabajo y las herramientas para presentación de resultados;  deben cumplir con los estándares de calidad y seguridad de la compañía.

Estas aplicaciones deben quedar en manos del mejor talento humano, es decir de un equipo auditor con la mejor formación y el entrenamiento actualizado en el manejo y uso de las herramientas tecnológicas.

Identificación del fraude y mantenimiento del escepticismo profesional

Actualmente el riesgo de fraude ha aumentado considerablemente, dado que millones de personas comenzaron a trabajar en forma remota, por lo que la ciberseguridad pasó a ser aún más relevante frente a amenazas externas: ser víctimas de ataques de phishing o comprometer el correo electrónico empresarial. Adicionalmente, las situaciones de crisis económica pueden favorecer que empleados,  proveedores y clientes cometan un mayor número de actividades fraudulentas. De ahí la importancia de estar atentos como auditores y actuar con escepticismo ante cualquier situación inusual.

En este nuevo escenario es imprescindible tener mecanismos de mitigación y nuevos controles internos: introducir controles automáticos que eviten actuaciones manuales y que puedan robustecer los procesos internos; y llevar a cabo una investigación con las habilidades y conocimientos de nuevas tecnologías como data analytics, que permite hacer un análisis de datos para predecir comportamientos, aplicar técnicas relacionadas con inteligencia artificial. O machine learning, para monitorear operaciones dando la posibilidad al sistema de “aprender” de cuáles son los procesos habituales, detectando de ese modo las situaciones irregulares producto de una manipulación o fraude.

Consideración final

La adopción del trabajo en casa por parte de las compañías presenta importantes ventajas desde diferentes puntos de vista: operativo, financiero, tecnológico y de organización y gestión de los equipos de trabajo. Una combinación óptima de situaciones, recursos y estrategias puede suponer importantes beneficios: mayor flexibilidad del entorno de trabajo, garantizar la continuidad de los servicios prestados por las áreas de la entidad, la optimización de diferentes costos o el incremento general de la eficiencia de las operaciones. Además, puede servir de acelerador para el proceso actual de incorporación de tecnologías y generación de nuevos modelos de negocio que responde al nombre de digitalización.

Pero de otra parte, el trabajo remoto presenta riesgos y desafíos que las organizaciones deben tener en cuenta. La distancia y por ende la menor o nula  interacción física entre profesionales o posibles problemas de seguridad en las comunicaciones, se unen a la necesidad de contar con estrategias predefinidas y nuevas formas de gestión y dirección remotas.

Si las compañías pretenden obtener el máximo provecho de esta modalidad de trabajo, deberán buscar un equilibrio entre estos riesgos y desafíos y los beneficios antes comentados.

En el caso concreto de Auditoría Interna, estas situaciones adquieren un mayor nivel de importancia debido a las características de su trabajo y las labores de aseguramiento y asesoramiento que presta a sus grupos de interés. Los trabajos presenciales adquieren ahora una nueva dimensión, permitiendo ser efectuados remotamente gracias a la incorporación de los avances tecnológicos y de comunicaciones que permiten salvar, en cierta medida, las distancias físicas y horarias de las distintas geografías donde operan las compañías.

Por último, es necesario hacer una mención especial sobre el cumplimiento de las Normas  Internacionales. Si bien actualmente estas no mencionan el trabajo remoto de forma explícita, del análisis y aplicación de estas a las nuevas realidades empresariales se infiere que el trabajo remoto tiene perfectamente cabida en las actividades de Auditoría Interna. Se recomienda, sin embargo, realizar un estudio extenso y tranquilo de las Normas, en función de situaciones específicas derivadas del trabajo remoto, con el objeto de corroborar su encaje definitivo en la actividad de Auditoría Interna de cada compañía.

En cualquier caso, la adopción de esta forma de trabajar constituye todo un reto para Auditoría Interna, ya que deberá articular sus objetivos de aportar valor a la compañía y proporcionar aseguramiento sobre sus principales procesos, realizados remotamente o no, sin perjuicio de los niveles de servicio, calidad e independencia vinculados a la ejecución de sus trabajos, independientemente de que sean presenciales o realizados de forma remota.

(1)  Basado en el documento Nuevas formas de trabajo remoto de Auditoría Interna, publicación de El Instituto de Auditores Internos de España, enero 2022

CP Felipe Alberto Pérez Hernández. Colaborador de Auditool