Auditoría Interna

Por: Equipo Auditool

En el entorno empresarial actual, la medición y demostración del valor son esenciales para justificar cualquier función o proyecto. Los auditores internos, en su creciente rol consultivo, no son la excepción a esta regla. La aplicación de métricas y KPIs (Indicadores Clave de Desempeño) adecuados es esencial para que los auditores consultores puedan demostrar cuánto beneficio aportan a una organización.

1. ¿Por qué son importantes las métricas y KPIs?

Las métricas y KPIs permiten:

• Justificar la inversión: por ejemplo, si un departamento de auditoría interna solicitó herramientas adicionales para su función consultiva, demostrar con números el retorno de esa inversión es esencial.

• Identificar áreas de mejora: si un KPI muestra que sólo el 40% de las recomendaciones son implementadas, es una señal de que quizás no estén siendo lo suficientemente claras o pertinentes.

• Comunicar a la dirección: mostrar en una reunión con la alta dirección que tras la implementación de ciertas recomendaciones, los errores en un proceso se redujeron en un 70% es un argumento poderoso.

2. Métricas esenciales para el auditor consultor

• Tiempo de implementación de recomendaciones: si tras una auditoría consultiva en el departamento de compras se sugieren cambios y estos tardan 6 meses en aplicarse, se podría buscar la causa del retraso para optimizar en futuras ocasiones.

• Porcentaje de recomendaciones aceptadas: imagina que de 10 recomendaciones realizadas al departamento financiero, 8 son aceptadas. Eso da un 80%, lo cual podría interpretarse como que las propuestas están alineadas con las necesidades de la empresa.

• Ahorro de costos: si se propuso un cambio en la cadena de suministro que resultó en una reducción de gastos de $50,000 anuales, esa cifra concreta puede ser presentada como un logro tangible.

• Incremento de eficiencia: supongamos que después de una intervención en el departamento de atención al cliente, el tiempo medio de respuesta se redujo de 5 horas a 2 horas. Eso es un claro indicador de mejora.

3. KPIs clave para la función consultiva de auditoría

• Número de procesos optimizados: si antes se optimizaban anualmente 5 procesos y este año se llegó a 8, hay un claro progreso.

• Satisfacción interna: imagina realizar una encuesta post-auditoría y que el 90% de los encuestados manifieste satisfacción con las recomendaciones proporcionadas.

• Reducción de errores o incidentes: si en el proceso de fabricación había un 3% de productos defectuosos y tras implementar cambios sugeridos este porcentaje cae a 1%, es una mejora significativa.

• Tiempo de respuesta: si antes el equipo de auditoría consultiva tardaba 48 horas en responder a una inquietud y ahora lo hace en 24, se ha mejorado la eficiencia.

4. Implementación y monitoreo

• Definición clara: define qué es "satisfacción", "eficiencia" o "ahorro" para tu organización.

• Herramientas tecnológicas: un software de auditoría puede ayudar a recolectar datos. Por ejemplo, una herramienta podría mostrar gráficamente cómo ha ido cambiando el tiempo de respuesta mes a mes.

• Revisión periódica: no basta con establecer KPIs, hay que revisarlos. Si se ve que la "satisfacción interna" ha disminuido, se deben buscar causas y soluciones.

• Comunicación: los gráficos, porcentajes y cifras concretas son tu mejor aliado al presentar resultados.

Los auditores internos consultivos tienen un valor incalculable. A través de métricas y KPIs bien definidos y con ejemplos claros, ese valor puede ser demostrado y ampliamente reconocido en toda la organización.