Por: CP Iván Rodríguez. Colaborador de Auditool.
Una de las preocupaciones de los auditores, dentro de sus labores, es la determinación del alcance, pues este no debe ser tan amplio que no se pueda ejecutar, ni tan reducido que sus resultados no sean representativos. Para lo cual, debe haber un equilibrio, además de lograr un consenso entre las partes interesadas, de manera que se facilite el cumplimiento del compromiso.
De este modo, una apropiada definición del alcance es una guía apropiada para que los auditores ejecuten su trabajo sin mayores inconvenientes, mientras que una mala planeación puede hacer que el trabajo de los auditores no conduzca a un buen resultado.
En un reciente artículo publicado en el portal internalaudit360 se plantean diferentes factores que deben considerarse en la definición de un buen alcance en un trabajo de auditoría. A continuación, te presentamos algunos de ellos:
- Conocer la organización
Una de las primeras labores de planeación en auditoría, que es de gran utilidad para establecer el alcance, es tener una comprensión profunda de la estructura, las finanzas, operaciones y los objetivos estratégicos de la organización. Para tal efecto, es conveniente estudiar la misión, visión y valores, así como sus estados financieros, organigramas y demás información clave. El entendimiento del entorno empresarial facilitará a los auditores la identificación de las áreas que requieren mayor énfasis en el trabajo.
- Definir los objetivos de la auditoría
El éxito de un proyecto inicia con la identificación de los objetivos, puesto que sirven de base para establecer el alcance. Una buena idea para la definición de estos objetivos es seguir la metodología SMART. Esto significa que deben ser específicos (Specific), medibles (Measurable), alcanzables (Achievable), realistas (Realistic) y de duración limitada (Time-bound). Además, estos deben alinearse con los objetivos estratégicos de la organización y considerar las áreas de mayor riesgo.
- Identificar riesgos y prioridades
La evaluación de riesgos es una actividad fundamental al determinar el alcance de una auditoría. Para esto es necesario identificar los riesgos potenciales que podrían afectar la capacidad de la organización para lograr sus objetivos. Algunos de los riesgos pueden clasificarse como financieros, operativos, de cumplimiento o reputacionales. Una vez determinados los riesgos, deben priorizarse de acuerdo con su impacto potencial y la probabilidad de ocurrencia.
- Establecer límites
La definición de un buen alcance implica establecer con claridad los límites de la auditoría y evitar extenderse más allá de los objetivos inicialmente considerados. Además, debe determinarse qué áreas y procesos se incluirán en el trabajo de auditoría y cuáles se excluirán o se examinarán en otra oportunidad. También, es necesario tener total claridad al especificar los procesos, departamentos o ubicaciones particulares que se incluyeron dentro del alcance. Cabe recordar que los límites pueden cambiar si las consultas iniciales y el trabajo de campo así lo indican. Esta decisión debe ser debidamente analizada, discutida y acordada por las partes interesadas antes de cambiar el alcance.
- Considerar los requisitos normativos
El cumplimiento de los requisitos normativos (legales y/o reglamentarios) es fundamental en un trabajo de auditoría. Por tanto, los auditores deben estar familiarizados con aquellas disposiciones que apliquen de manera específica a la industria, así como con marcos legales más amplios, tales como la Ley Sarbanes-Oxley (SOX) o los reglamentos locales de protección de datos. También, hay que asegurarse que el alcance de la auditoría abarque las regulaciones aplicables.
- Involucrar a las partes interesadas
Buscar y lograr el compromiso con las partes interesadas clave es conveniente para obtener sus aportes y garantizar que sus preocupaciones se aborden en el alcance de la auditoría. Para ello, se requiere de reuniones y discusiones con la alta gerencia, los jefes de departamento y otros terceros, pues sus ideas pueden proporcionar perspectivas valiosas sobre áreas de preocupación y riesgo para el trabajo de auditoría.
- Emplear las mejores prácticas y estándares de la industria
El auditor, al considerar el alcance, debe aprovechar los estándares propios de la industria y las mejores prácticas, puesto que son puntos de referencia que proporcionan un marco para evaluar procesos y controles. No hay que descuidar los marcos contables que sean aplicables, tales como las normas internacionales de información financiera (NIIF) y los principios de contabilidad generalmente aceptados (PCGA).
- Aprovechar la experiencia
El trabajo de auditoría se ha ejecutado desde hace bastante tiempo y de diversas maneras, por lo que no es necesario que la ejecución de un nuevo compromiso inicie de cero. Existen diferentes referencias en la literatura técnica, documentos académicos, experiencias previas y mejores prácticas al realizar auditorías específicas. En caso de no contar con la experiencia, se puede recurrir a la asesoría externa.
- Evaluar la disponibilidad de recursos
Como en cualquier actividad, hay que tener en cuenta los recursos disponibles. Hay que ser realistas y considerar la mejor manera de aprovechar los recursos con que cuenta la organización al establecer el alcance (tiempo, presupuesto, personal calificado, etc.). En caso de requerirse recursos adicionales, debe comunicarse a las instancias respectivas y abordarse al principio del proceso de planificación.
Adicionalmente, hay que documentar la declaración de alcance para garantizar la claridad y la puesta en común entre todas las partes interesadas. La declaración de alcance normalmente describe los objetivos de auditoría, las áreas incluidas y excluidas, los riesgos clave, los requisitos normativos (legales o reglamentarios) y, en algunas ocasiones, se incluye un cronograma.
Así las cosas, es conveniente que el alcance de la auditoría propuesta sea revisado, de manera crítica, por las partes interesadas pertinentes, pues es la ocasión de incorporar resultados de la retroalimentación y efectuar ajustes. Además, un buen alcance en un trabajo de auditoría es un paso crítico que contribuye a garantizar el enfoque, la eficiencia y la alineación con los objetivos de la organización.
Por último, con una comprensión holística de la organización, sus objetivos y riesgos, los auditores pueden establecer un alcance integral que proporcione información significativa y valiosa a la organización. Tener en consideración los factores citados anteriormente contribuirá al éxito del proceso de auditoría y mejorará el rendimiento general y el cumplimiento de la organización.
CP Iván Rodríguez - CIE AF
Auditor y consultor, diplomado en Alta Gerencia de Seguros y Derecho de Seguros. Especialista en Dirección Financiera y Desarrollo Organizacional, diplomado en Gerencia de la Calidad. Contador público (CP) de la Pontificia Universidad Javeriana con 20 años de experiencia en diversas empresas. Tiene amplia experiencia en la elaboración y ejecución de auditorías y revisorías fiscales. Dirección y ejecución de asesorías, consultorías y capacitaciones. Colaborador de Auditool.
Bogotá D.C., Colombia.