Por: CP Iván Rodríguez. Colaborador de Auditool.

Una de las maneras para determinar si el área de auditoría cumple con sus objetivos y contribuye a que la organización alcance sus propósitos es medir su eficacia y eficiencia. Habitualmente el desempeño de un área se mide en términos de resultados, aunque por si solos no den un resultado concluyente.

En diciembre del año 2010, el instituto de Auditores Internos (The Institute of Internal Auditors – IIA) emitió una guía denominada Medición de la eficacia y eficiencia de la auditoría interna (Measuring internal audit effectiveness and efficiency[1]). En dicha guía se menciona la importancia de establecer medidas de desempeño que permitan determinar si una actividad de auditoría cumple con sus metas y objetivos, según altos estándares de calidad. También se plantean diferentes ejemplos de métricas y sus características. Por su parte, en las normas sobre atributos del mismo instituto, se plantea lo siguiente:

 “(…) 1310 – Requisitos del Programa de Aseguramiento y Mejora de la Calidad

El programa de aseguramiento y mejora de la calidad debe incluir evaluaciones internas y externas.

1311 – Evaluaciones internas

Las evaluaciones internas deben incluir:

  • Seguimiento continuo de los resultados de la actividad de auditoría interna; y
  • Revisiones periódicas realizadas a través de la autoevaluación o por otras personas dentro de la organización con un conocimiento suficiente de las prácticas de auditoría interna.

1312 – Evaluaciones externas

Las evaluaciones externas deben ser realizadas al menos una vez cada cinco años por un revisor o equipo de revisión calificado e independiente de fuera de la organización. El director ejecutivo de auditoría debe discutir con la junta:

  • La necesidad de realizar evaluaciones externas más frecuentes; y
  • Las cualificaciones y la independencia del revisor externo o del equipo de revisión, incluido cualquier posible conflicto de intereses. (…)”

De acuerdo con lo anterior, es necesario efectuar mediciones de la eficiencia y efectividad de la auditoría (interna en este caso). Ahora bien, las métricas usadas pueden estar sujetas a limitaciones y errores en su interpretación, lo que podría distorsionar los resultados reales de una evaluación del desempeño.

Algunas métricas cuantitativas con las que se pretende medir la eficacia de la auditoría pueden arrojar resultados o interpretaciones inapropiadas, si no se considera de manera correlativa el tema de la calidad. Es así como enfocarse en la cantidad de hallazgos o en el número de informes emitidos puede resultar en una percepción errónea de eficacia, toda vez que no todos los hallazgos tienen el mismo impacto o importancia. Puede incluso darse el caso que un área de auditoría se preocupe más por la cantidad que por la calidad y reporte hallazgos y elabore informes, simplemente por demostrar ejecución de trabajo, pero sin un respaldo sólido.

Puede ocurrir que centrar la atención en las métricas cuantitativas hace que se pase por alto el tema de la satisfacción del cliente interno; esto es, no considerar adecuadamente las opiniones y el nivel de satisfacción de la alta dirección y de otras partes interesadas o stakeholders. Como consecuencia, se puede presentar una desconexión entre aquello que la auditoría considera importante y lo que realmente agrega valor a la organización.

Otra falla que puede presentarse es centrarse en que las recomendaciones fueron aceptadas, pero se descuida su implementación. Es posible que la alta administración inicialmente acepte los hallazgos y las oportunidades de mejora, pero tarde en implementar los correctivos o finalmente no los ponga en práctica.

En cuanto a las métricas de medición de la eficiencia de la auditoría, habitualmente se hace referencia a la capacidad de realizar el trabajo haciendo un uso óptimo de recursos. Es frecuente encontrar métricas tales como el costo por auditoría (lo que incluye horas de trabajo, gastos operativos, etc.) o la productividad de los auditores, medida como el número de auditorías completadas por auditor en un cierto período de tiempo.

En estos casos también es posible cometer errores de percepción. Si no se examina correlativamente la calidad e importancia de los hallazgos y recomendaciones, pueden estarse invirtiendo bastantes recursos para un hallazgo simple o una recomendación evidente y se pueden descuidar revisiones más estructurales. De otra parte, si se mira el tiempo empleado en un trabajo sin un contexto de dificultades como la poca disponibilidad de la información o la complejidad del proceso evaluado, se puede juzgar erróneamente la eficiencia en el uso del tiempo. 

Los errores de percepción o de interpretación pueden afectar actividades tales como la futura planeación de actividades. Por ejemplo, una incorrecta medición del tiempo puede llevar a expectativas poco realistas y a ejercer presión indebida sobre el equipo de auditoría para ejecutar el trabajo en plazos irrazonables. Para el caso de los costos, un enfoque excesivo en su reducción puede afectar la calidad del trabajo de auditoría y resultar en un trabajo superficial o que no detecte problemas importantes, con lo que se compromete la efectividad global del trabajo de auditoría.

Un desafío para la alta administración y para los auditores es evitar los errores antes citados, por tanto es conveniente recurrir a enfoques y herramientas que los mitiguen. De la experiencia del autor y de algunos colegas consultados, se cuentan:

  • Empleo de un Balanced Scorecard o cuadro de mando integral que considere métricas tanto cuantitativas como cualitativas y que esté alineado con la estrategia y objetivos de la organización.
  • Implementar mecanismos de retroalimentación, que pueden ser encuestas de satisfacción regulares, con el propósito de conocer necesidades y expectativas de los stakeholders o terceros interesados y sobre esa base, ajustar las métricas de eficacia.
  • Realizar revisiones periódicas de las métricas utilizadas y su relevancia y de ser necesario, ajustarlas para reflejar cambios en el entorno de la organización y en sus prioridades estratégicas.
  • Efectuar análisis objetivos de la relación costo – beneficio, para asegurarse que los recursos se están utilizando de manera eficiente sin comprometer la calidad.

Con los anteriores elementos, tanto las organizaciones como los auditores pueden mejorar la utilidad de las métricas utilizadas al evaluar la eficiencia y efectividad de la auditoría y lograr mejores resultados.

[1] Puede obtenerse en: https://www.theiia.org/. Disponible para miembros del Instituto


CP Iván Rodríguez - CIE AF

Auditor y consultor, diplomado en Alta Gerencia de Seguros y Derecho de Seguros. Especialista en Dirección Financiera y Desarrollo Organizacional, diplomado en Gerencia de la Calidad. Contador público (CP) de la Pontificia Universidad Javeriana con 20 años de experiencia en diversas empresas. Tiene amplia experiencia en la elaboración y ejecución de auditorías y revisorías fiscales. Dirección y ejecución de asesorías, consultorías y capacitaciones. Colaborador de Auditool.

Bogotá D.C., Colombia.

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