Auditoría Interna

Por: CP Iván Rodríguez. Colaborador de Auditool.

Una de las partes esenciales del trabajo de auditoría es el seguimiento de la planificación y la evaluación de los resultados obtenidos, puesto que así se garantiza que el trabajo se lleve a cabo de manera eficiente y efectiva. Este trabajo implica revisar el plan de auditoría inicial, abordar cualquier problema o inquietud que haya surgido durante la ejecución, y hacer los ajustes necesarios.

El seguimiento debe considerar si se han implementado acciones, si los riesgos identificados se han gestionado adecuadamente y si la exposición residual está dentro del apetito de riesgo identificado. En general, el proceso de seguimiento ayuda a determinar la eficacia de la respuesta de la dirección al riesgo. En otras palabras, debe utilizarse para proporcionar datos objetivos sobre qué tan bien la administración comprende la escala y la prioridad de sus riesgos inherentes, y qué tan efectivamente pueden desarrollar acuerdos de control para mitigar esos riesgos a niveles aceptables (residuales).

Una decisión que toman los auditores al realizar auditorías de seguimiento es el nivel deseado de seguridad. En un alto nivel o nivel de auditoría de aseguramiento, la planificación y los procedimientos de auditoría deben ser tan rigurosos como la auditoría original. Si bien es posible que el auditor ya haya desarrollado un conocimiento suficiente del negocio para realizar la auditoría, aún debe emprender los pasos de planificación para obtener el reconocimiento de responsabilidad, objetivos y criterios por parte de la administración. Asimismo, los procedimientos de auditoría deben ser lo suficientemente sólidos para obtener evidencia suficiente y adecuada.

Esta labor puede llevarse a cabo de manera exitosa teniendo en cuenta los siguientes aspectos.

• Revisar el plan de auditoría inicial: aunque parezca obvio, es una actividad que a veces se descuida. Hay que revisar el plan de auditoría y los objetivos originales para asegurarse que sigan siendo relevantes y apropiados. Esto puede implicar la actualización del alcance, los objetivos o el cronograma de la auditoría en función de la nueva información o cambios en el entorno de la organización. También implica una revisión del tiempo estimado y el presupuesto.

• Evaluar el progreso de la auditoría: hay que ver el progreso de la auditoría en comparación con el plan inicial. Esto permite identificar cualquier área donde la auditoría pueda estar atrasada o donde se necesiten recursos adicionales para completar la auditoría a tiempo.

• Abordar cualquier problema o inquietud: si con motivo de la revisión se advierten problemas o inquietudes, deben ser discutidas con el equipo de auditoría y la gerencia. Esto puede incluir abordar cualquier debilidad de control, incumplimiento de políticas o regulaciones, u otros riesgos identificados durante la auditoría.

• Realizar reuniones de seguimiento: es útil realizar reuniones de seguimiento con los miembros del equipo de auditoría para revisar los avances y discutir los problemas que puedan haber surgido durante el trabajo. Estas reuniones pueden ayudar a asegurar que todos los miembros del equipo estén alineados con los objetivos de la auditoría y que se estén realizando los procedimientos adecuados.

• Actualizar el plan de auditoría: en función de la evaluación del progreso de la auditoría y cualquier problema o inquietud, el plan de auditoría ha de modificarse según sea necesario.

• Documentar los resultados: es importante documentar los resultados de la revisión y los cambios realizados en el plan de auditoría, para que se pueda realizar un seguimiento adecuado más adelante y para proporcionar una base para futuras auditorías.

• Comunicar los cambios a las partes interesadas: informe a las partes interesadas relevantes, como la gerencia y el comité de auditoría, de cualquier cambio en el plan de auditoría y las razones de esos cambios. Esto garantiza que todos estén al tanto del plan actualizado y puedan proporcionar información o apoyo según sea necesario.

• Monitorear y dar seguimiento a las acciones correctivas: debe realizarse un seguimiento de la implementación de cualquier acción correctiva identificada durante la auditoría para garantizar que se completen de manera oportuna y aborden de manera efectiva los problemas o inquietudes identificados.

• Evaluar la efectividad de la auditoría: una vez completada la auditoría, hay que evaluar la efectividad general del proceso de auditoría incluidas las etapas de planificación, ejecución y seguimiento. Identificar cualquier área de mejora e incorporar las lecciones aprendidas en futuros esfuerzos de planificación de auditoría.

Asimismo, se debe permitir suficiente tiempo para que las organizaciones auditadas implementen planes de acción. Al igual que con todo el trabajo de auditoría, al realizar el seguimiento de los informes de auditoría, los auditores adoptan un enfoque imparcial e independiente. El enfoque debe ser determinar si las acciones tomadas sobre los hallazgos y recomendaciones de la auditoría subsanan las deficiencias subyacentes. El alcance del trabajo de seguimiento varía, pero para la mayoría de las acciones se trata de obtener una actualización de la administración sobre lo que han hecho para completar las acciones acordadas. Si se acordaron acciones de prioridad particularmente alta, entonces el departamento de auditoría debe emprender algún trabajo para verificar la efectividad de esa acción, como probar la efectividad operativa.

Un plan de seguimiento verdaderamente centrado en el riesgo se dirige a los riesgos de mayor prioridad, independientemente del contexto organizativo o de la revisión de auditoría interna en la que se planteó la recomendación. Para cumplir su objetivo, el proceso de seguimiento en un enfoque de auditoría basado en el riesgo debe informar sobre la eficacia de los administradores en la aplicación de las respuestas al riesgo. Esto podría ser una acción para evitar o transferir el riesgo, así como aquellas acciones que reducen el riesgo.

Ahora bien, es esencial que las organizaciones tengan una buena comprensión de sus riesgos y de lo bien que se gestionan. La discrepancia entre las respuestas al riesgo reportadas y el estado real podría inducir a error a quienes confían en la información.

Por otro lado, la auditoría debe realizar un trabajo suficiente para proporcionar una garantía objetiva a la alta dirección y al comité de auditoría de que la respuesta de la administración al riesgo es satisfactoria. Esto significa hacer un seguimiento del trabajo de auditoría en áreas que han sido auditadas recientemente para garantizar que haya una corrección adecuada. Dicho trabajo debe orientarse eficazmente para proporcionar una confirmación independiente de que se están tomando medidas y que los riesgos se están gestionando de manera eficaz, por ejemplo, cuanto mayor sea la calificación de riesgo o el nivel de riesgo, mayor será el nivel y la profundidad de la validación y verificación.

Finalmente, trabajar en colaboración con los gerentes para que informen activamente y evidencien dónde se han abordado las recomendaciones ayudará a reducir la cantidad de trabajo de seguimiento objetivo necesario. La alta dirección debe ser consciente de que es probable que los auditores verifiquen la idoneidad de alguna mitigación y que las acciones pendientes pueden escalarse al comité de auditoría, lo que los alentará a tomar medidas oportunas. Cuando el tiempo es esencial, el auditor podría centrarse en las áreas donde los riesgos tienen el mayor impacto potencial y la alta probabilidad de ocurrir. Así se logrará un seguimiento más acertado y pertinente.

CP Iván Rodríguez - CIE AF

Auditor y consultor, diplomado en Alta Gerencia de Seguros y Derecho de Seguros. Especialista en Dirección Financiera y Desarrollo Organizacional, diplomado en Gerencia de la Calidad. Contador público (CP) de la Pontificia Universidad Javeriana con 20 años de experiencia en diversas empresas. Tiene amplia experiencia en la elaboración y ejecución de auditorías y revisorías fiscales. Dirección y ejecución de asesorías, consultorías y capacitaciones. Colaborador de Auditool.

Bogotá D.C., Colombia.