Por: Hervé GLOAGUEN
Un CAE (Chief audit executives), con un equipo pequeño o grande, dedica un tiempo considerable a tareas administrativas. Son importantes: desde prepararse para el Comité de Auditoría hasta gestionar los recursos humanos y el presupuesto, desde preparar el plan anual hasta participar en eventos internos o externos... A veces estas tareas se distribuyen entre los miembros del equipo, o se comparten con un asistente cuando lo hay.
Estas tareas consumen mucho tiempo a los CAE de grandes equipos, hasta el punto de convertirse en una distracción -al menos percibida- del núcleo interno de la auditoría, como la identificación de los riesgos de la empresa, la realización de auditorías, la emisión de recomendaciones, las evaluaciones de los controles y la emisión de una opinión sobre los Sistemas de Control Interno...
Como CAE del Grupo (900 auditores, 45 equipos en todo el mundo), me di cuenta rápidamente de que necesitaba apoyo en 9 áreas: establecimiento de normas internas, gestión de personal, desarrollo y mantenimiento de soluciones informáticas, comunicación, elaboración de informes, planificación, desarrollo y supervisión de presupuestos e indicadores clave de rendimiento, logística del equipo central de Auditoría del Grupo (GA), gestión de acuerdos de nivel de servicio y facturación.
Creé un equipo de «habilitación funcional» (FE), dirigido por una especie de COO de AI, que informa al CAE del Grupo:
- La presentación de informes es especialmente crítica. GA recibía anualmente hasta 2.000 informes de auditoría de los equipos locales (incluidos los informes de carácter normativo), con entre 5 y 20 conclusiones por informe. El equipo de EF realizaba un análisis mensual y agregaba estos informes, y elaboraba informes periódicos para el Consejo de Administración, el Comité de Auditoría y el regulador del Grupo. El equipo identificaría tendencias (especialmente «señales bajas») y posibles lagunas sistemáticas en los Sistemas de Control Interno del Grupo como base para futuras auditorías. El equipo también realizaría el seguimiento de los resultados de auditoría de GA, controlaría el estado de seguimiento de los equipos de auditoría locales, así como la finalización de las medidas correctoras.
- Establecimiento de normas y garantía de calidad para todo el Grupo. El equipo de FE desempeñó un importante papel normativo, dirigiendo la elaboración y actualización periódica del Marco Global de Auditoría del Grupo: Política de Auditoría del Grupo, Normas, Manual, y el mantenimiento de los procesos de auditoría de todo el Grupo.
El equipo de EF también desarrollaría el programa global de aseguramiento de la calidad y dirigiría el desempeño de la Revisión de Calidad por parte de Auditoría del Grupo para garantizar la adhesión al Marco Global de Auditoría del Grupo.
- Universo de auditoría y planificación: el COO de AI sería copropietario del universo de auditoría estándar del GA y del Grupo, y garantizaría una cobertura adecuada de la auditoría global basada en el riesgo, en consonancia con los requisitos de Solvencia 2. El COO de AI también dirigiría el proceso de auditoría global del Grupo. El COO de AI también dirigiría la planificación anual y la asignación de recursos para la Auditoría del Grupo, y controlaría el cumplimiento del plan por parte de los departamentos de auditoría locales.
- Apoyo informático: el equipo de EF dirige la implantación y las actualizaciones del Marco de Auditoría Global en la herramienta de auditoría global, para garantizar un enfoque y una calidad de auditoría coherentes en todo el Grupo. Mantiene la herramienta de auditoría global mediante la gestión central de licencias/contratos.
- Gestión global de RR.HH: el COO del AII planificaría, controlaría y dirigiría las actividades de RR.HH. en toda la función, por ejemplo, con la gestión de la reserva global de talentos, la herramienta ADP (Audit Development Planner), la coordinación de la formación global...
En retrospectiva, la creación de este equipo de EF fue una obviedad, aunque resultó bastante innovadora, y lo sigue siendo. La Auditoría de Grupo se hizo más rápida, incluso más disciplinada, creando una sólida función de auditoría «UNA» con alcance e impacto tanto global como local. Más tarde reproduje este modelo en la función de Cumplimiento del Grupo cuando me convertí en Director de Operaciones del Grupo.
Allianz es hoy la mayor aseguradora del mundo y la mayor empresa de servicios financieros de Europa. Estoy orgulloso de haber podido contribuir al éxito del Grupo creando una función de AI moderna y puntera: el equipo de Habilitación Funcional ha sido un logro importante.
Estoy muy agradecido a mi colega y amigo Michael Kaupa, un auditor excelente y muy veterano, que aceptó con éxito el reto de asumir este papel y desarrollar esta actividad de FE, tanto en Auditoría del Grupo como, más tarde, en Cumplimiento del Grupo.
Hervé GLOAGUEN
Founder and CEO
Paracas - Advisors GmbH
Maistrasse 45 - 80337 Munich (D)
https://www.paracasadvisors.com/
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