Auditoría Interna

Por: CP Iván Rodríguez. Colaborador de Auditool. 

Una de las maneras que se emplea para visualizar procesos es el denominado diagrama de tortuga (en inglés, Turtle Diagram). Es una representación visual que descompone un proceso en sus partes esenciales, que atienden a inquietudes clave para asegurar una comprensión completa. Su diseño es simple pero efectivo, lo cual es ideal para auditorías, ya que permite a los auditores y gerentes identificar rápidamente los elementos críticos de un proceso y evaluar su desempeño o cumplimiento.

En cuanto a su origen, surge en las prácticas de gestión de calidad y en la necesidad de representar procesos de manera clara y estructurada. Se atribuye su desarrollo a los enfoques de mejora de procesos impulsados por W. Edwards Deming y Joseph Juran, quienes promovieron la sistematización y el análisis de procesos en la posguerra, especialmente en Japón con el auge del control de calidad total. Si bien no hay un inventor específico documentado, el diagrama de tortuga comenzó a formalizarse como herramienta en las décadas de 1980 y 1990, cuando las empresas, especialmente en los sectores automotriz y manufacturero, adoptaron sistemas de gestión más rigurosos. Su diseño visual probablemente se inspiró en diagramas anteriores, como los de flujo o los mapas de proceso, pero con un enfoque más simplificado y esquemático. El diagrama se organiza en torno a un núcleo central (que corresponde al proceso) y seis elementos periféricos, así:

• Proceso (Cuerpo): El centro del diagrama, que define qué actividad o función se está analizando (por ejemplo, "gestión de inventarios" o "auditoría de proveedores").
• Entradas (Cola): Lo que se necesita para que el proceso funcione, como materias primas, datos, documentos o información previa.
• Salidas (Cabeza): Los resultados o productos generados por el proceso, como reportes, bienes terminados o decisiones.
• Responsables (Pata 1): Las personas o equipos encargados de ejecutar o supervisar el proceso.
• Métodos (Pata 2): Los procedimientos, técnicas o instrucciones que guían la realización del proceso.
• Recursos (Pata 3): Los medios físicos o intangibles necesarios, como herramientas, software, maquinaria o instalaciones.
• Indicadores (Pata 4): Las métricas o criterios usados para medir el éxito o eficacia del proceso.

Visualmente, el proceso se coloca en un rectángulo central, y los seis elementos se distribuyen a su alrededor en recuadros o líneas que recuerdan las extremidades, cabeza y cola de una tortuga. Aunque no hay una disposición estricta (puede variar según el usuario), el objetivo es que sea intuitivo y fácil de interpretar.

Un ejemplo práctico permite entender mejor este diagrama. Supóngase que se analiza el proceso "Auditoría Interna". Por lo tanto:

• Proceso: Auditoría Interna ISO 9001.
• Entradas: Plan de auditoría, normas aplicables (ISO 9001), registros históricos.
• Salidas: Informe de auditoría, lista de no conformidades, acciones correctivas propuestas.
• Responsables: Auditor líder, equipo de auditoría, gerencia.
• Métodos: Entrevistas, revisión de documentos, observación directa.
• Recursos: Software de auditoría, sala de reuniones, acceso a sistemas.
• Indicadores: Cumplimiento del cronograma (90% o más), número de hallazgos detectados, satisfacción del cliente interno.

La elaboración de este diagrama es sencilla. Se deben seguir los siguientes pasos:

• Identificar el proceso que se desea analizar (puede ser el proceso de auditoría o uno auditado).
• Definir cada componente respondiendo a las preguntas clave (¿Qué?, ¿Con qué?, etc.).
• Dibujar el diagrama: un rectángulo central para el proceso y recuadros alrededor para los elementos, conectados como las partes de una tortuga.
• Validar la información con los responsables del proceso para asegurar su precisión.

Beneficios del diagrama de tortuga en auditoría

Identifica puntos débiles y oportunidades de mejora en procesos críticos: El diagrama de tortuga ofrece una visión integral y desglosada de cada componente de un proceso, lo que permite a los auditores detectar rápidamente áreas problemáticas, como entradas insuficientes, recursos inadecuados o salidas que no cumplen con los objetivos establecidos. Al mapear elementos como métodos y responsables, se pueden identificar cuellos de botella, inconsistencias o riesgos que podrían pasar desapercibidos en un análisis menos estructurado.

Facilita la comunicación entre áreas: Al presentar la información de manera visual y esquemática, el diagrama de tortuga actúa como un lenguaje común entre los diferentes departamentos o equipos involucrados en una auditoría. Esto es especialmente útil en organizaciones complejas donde las áreas operativas, administrativas y de calidad pueden tener perspectivas distintas sobre un mismo proceso.

Ayuda a cumplir con normativas y estándares de calidad: Muchas normas de gestión, como ISO 9001, ISO 14001 o VDA 6.3, exigen que los procesos estén claramente definidos, documentados y controlados. El diagrama de tortuga satisface estos requisitos al proporcionar una representación estructurada que incluye entradas, salidas, métodos y métricas, lo que facilita la demostración de conformidad durante auditorías externas o internas.

Permite establecer controles y métricas claras: Uno de los mayores beneficios del diagrama de tortuga es su capacidad para definir con precisión los indicadores de desempeño y los puntos de control dentro de un proceso. Al detallar las salidas esperadas y los métodos utilizados, los auditores pueden establecer criterios medibles, como el tiempo de ejecución, la tasa de defectos o el nivel de satisfacción del cliente.

El diagrama de tortuga, más que una herramienta técnica, es un aliado estratégico que mejora la eficacia de las auditorías al promover la transparencia, el cumplimiento y la optimización de los procesos. Su enfoque sistemático lo convierte en un recurso indispensable para auditores y organizaciones que buscan alinear sus operaciones con estándares de excelencia. 

CP Iván Rodríguez - CIE AF

Auditor y consultor, diplomado en Alta Gerencia de Seguros y Derecho de Seguros. Especialista en Dirección Financiera y Desarrollo Organizacional, diplomado en Gerencia de la Calidad. Contador público (CP) de la Pontificia Universidad Javeriana con 20 años de experiencia en diversas empresas. Tiene amplia experiencia en la elaboración y ejecución de auditorías y revisorías fiscales. Dirección y ejecución de asesorías, consultorías y capacitaciones. Colaborador de Auditool.

Bogotá DC, Colombia.