Por: Equipo Auditool

La auditoría interna es un campo que exige la resolución constante de problemas y desafíos. Los profesionales de esta área necesitan ser capaces de identificar, analizar y abordar problemas de manera eficaz. En este contexto, el diagrama de Ishikawa, también conocido como diagrama de causa y efecto, puede ser una herramienta indispensable.

¿Qué es el diagrama de Ishikawa?

El diagrama de Ishikawa, creado por el experto en control de calidad japonés Kaoru Ishikawa, es un diagrama visual que permite identificar y mostrar las causas potenciales de un problema específico. En su forma más simple, el problema se coloca en la cabeza del diagrama (o el "pez"), y las posibles causas se ramifican a lo largo de las "espinas". Estas causas suelen agruparse en categorías generales como Personas, Métodos, Máquinas, Materiales, Medio ambiente y Medición, también conocidas como las 6 M.

¿Cómo se utiliza el diagrama de Ishikawa en la auditoría interna?

El diagrama de Ishikawa puede ser una herramienta inestimable en la auditoría interna. Permite a los auditores visualizar y examinar las posibles causas de un problema, y facilita un enfoque estructurado para la identificación de las causas de los problemas detectados en la auditoría. Los pasos para su implementación son:

Paso 1. Definir el problema: el problema detectado se coloca en la cabeza del pez.

Paso 2. Determinar las categorías de causas: se identifican las categorías generales (las 6 M) que podrían contener las causas del problema, y se representan como las espinas principales del pez.

Paso 3. Identificar las posibles causas: dentro de cada categoría se listan las posibles causas específicas del problema, representadas como espinas secundarias que se ramifican desde las espinas principales.

Paso 4. Analizar y discutir: con el diagrama completo se puede realizar un análisis en profundidad de las posibles causas y determinar las acciones correctivas necesarias.

Diagrama de causa efecto o de espina de pez ideado por el ingeniero Ishikawa. - Tomado de: Wikipedia

Ejemplo práctico: aplicación del diagrama de Ishikawa en la auditoría interna

Para entender mejor cómo se aplica esta herramienta en el contexto de la auditoría interna, veamos un ejemplo práctico. Supongamos que durante una auditoría interna se identifica un incremento notable en los errores de facturación en una empresa.

Paso 1. Definir el problema: los auditores colocan el problema identificado, "Incremento en los errores de facturación", en la cabeza del diagrama.

Paso 2. Determinar las categorías de causas: en este caso, las categorías podrían incluir "Personas" (el personal encargado de la facturación), "Métodos" (los procedimientos utilizados para facturar), "Máquinas" (el software o hardware de facturación), "Materiales" (la información utilizada para facturar), "Medio Ambiente" (condiciones externas que podrían estar influyendo), y "Medición" (los controles y procesos de verificación utilizados).

Paso 3. Identificar las posibles causas: dentro de cada categoría, los auditores trabajan juntos para identificar posibles causas específicas. En la categoría "Personas", por ejemplo, puede haber factores como la falta de capacitación o una carga de trabajo excesiva. En "Máquinas", puede haber problemas con el software de facturación, como bugs o interfaces poco intuitivas.

Paso 4. Analizar y discutir: una vez que todas las posibles causas se han identificado y representado en el diagrama, los auditores pueden proceder a un análisis en profundidad. ¿Cuáles de estas causas son más probables o tienen un mayor impacto?, ¿qué acciones correctivas se deben tomar?, ¿cómo se pueden prevenir estos problemas en el futuro?

El diagrama de Ishikawa permite a los auditores responder estas preguntas de manera estructurada y visual, facilitando la toma de decisiones basadas en evidencia y el desarrollo de soluciones efectivas.

El Diagrama de Ishikawa es una herramienta poderosa para la auditoría interna. Su capacidad para desglosar problemas en sus causas subyacentes y su formato visual fácil de entender hacen que sea una parte invaluable de la caja de herramientas de un auditor interno. Al utilizarlo de manera efectiva, los auditores pueden mejorar no solo su capacidad para identificar y resolver problemas, sino también su habilidad para comunicar sus hallazgos y soluciones a otras partes interesadas en la organización.