Auditoría Externa

Por: Equipo Auditool

Los controles internos son un componente esencial en la gestión de riesgos y en la garantía de la calidad de la información financiera. Para los auditores, evaluar la efectividad de estos controles es crucial para determinar el alcance y la naturaleza de los procedimientos de auditoría. En este artículo, exploramos las principales técnicas de auditoría utilizadas para evaluar los controles internos: observación, indagación, inspección y repetición.

¿Por qué evaluar los controles internos?

El propósito principal de evaluar los controles internos es determinar si están diseñados adecuadamente y funcionan de manera efectiva para prevenir, detectar y corregir errores o fraudes en los estados financieros. Esto permite al auditor:

1. Identificar áreas de riesgo: Determinar si los controles son insuficientes o ineficaces, lo que podría resultar en errores materiales.
2. Diseñar procedimientos sustantivos: Ajustar el alcance y la naturaleza de los procedimientos sustantivos en función de la efectividad de los controles.
3. Optimizar la auditoría: Reducir la extensión de las pruebas sustantivas si los controles son sólidos.

Técnicas de auditoría para evaluar controles internos

A continuación, se describen las principales técnicas de auditoría utilizadas para evaluar el diseño y la eficacia operativa de los controles internos, con ejemplos prácticos para cada una.

1. Observación

La observación implica presenciar cómo se ejecutan los controles internos en tiempo real. Es particularmente útil para evaluar procesos que son manuales o visuales por naturaleza.

• Ejemplo: Observar un conteo físico de inventarios para verificar si se siguen los procedimientos establecidos, como la segregación de funciones entre el conteo y el registro.

• Ventajas:

  • Proporciona evidencia directa del funcionamiento del control.
  • Ayuda a identificar discrepancias entre los procedimientos documentados y las prácticas reales.

• Limitaciones:

  • Es una técnica puntual y puede no reflejar el desempeño consistente del control durante todo el período.

2. Indagación

La indagación implica entrevistar al personal relevante para obtener información sobre el diseño y la operación de los controles internos.

• Ejemplo: Preguntar al gerente de tesorería cómo se realizan las conciliaciones bancarias y qué procedimientos se siguen para resolver discrepancias.

• Ventajas:

  • Proporciona el contexto sobre cómo funcionan los controles y quién es responsable de su ejecución.
  • Es útil para comprender controles complejos o procesos específicos.

• Limitaciones:

  • La indagación por sí sola no es suficiente como evidencia; debe complementarse con otras técnicas como inspección o repetición.
  • Las respuestas pueden estar sesgadas si el personal busca ocultar deficiencias.

3. Inspección

La inspección implica revisar documentos, registros o informes que respalden la ejecución de los controles internos.

• Ejemplo: Analizar reportes de conciliaciones bancarias para confirmar si fueron preparadas y revisadas según los procedimientos establecidos.

• Ventajas:

  • Proporciona evidencia documental que puede ser revisada y almacenada.
  • Es útil para evaluar la consistencia en la ejecución de controles a lo largo del tiempo.

• Limitaciones:

  • Requiere que los controles estén bien documentados; de lo contrario, puede ser difícil evaluar su efectividad.

4. Repetición (Reperformance)

La repetición consiste en que el auditor reproduzca un control para determinar si funciona según lo diseñado.

• Ejemplo: Recalcular manualmente el análisis de crédito realizado por el sistema para verificar su exactitud.

• Ventajas:

  • Proporciona evidencia sólida sobre la efectividad del control.
  • Es especialmente útil para controles automáticos o basados en sistemas.

• Limitaciones:

  • Puede ser costoso y consumir tiempo, especialmente si los controles son complejos.
  • No es aplicable a todos los tipos de controles, como los controles basados en juicio profesional.

Cómo elegir la técnica apropiada

La elección de la técnica de auditoría depende de varios factores:

1. Naturaleza del control:

   • Los controles manuales (ej. revisiones de la gerencia) pueden ser evaluados mediante observación o indagación.
   • Los controles automatizados (ej. configuraciones en un sistema ERP) suelen requerir inspección o repetición.

2. Riesgo asociado:

   • Controles en áreas de alto riesgo requieren técnicas más robustas, como inspección o repetición.

3. Disponibilidad de documentación:

   • Si los controles están bien documentados, la inspección puede ser suficiente.
   • Si no hay documentación adecuada, la observación o la repetición pueden ser necesarias.

4. Eficiencia:

   • En controles recurrentes, como conciliaciones diarias, puede ser más eficiente inspeccionar una muestra representativa.

Ejemplo de evaluación de controles internos

1. Control evaluado: Revisión de la gerencia de reportes financieros mensuales.
2. Observación: Presenciar cómo el gerente revisa los reportes y aprueba ajustes si es necesario.
3. Indagación: Preguntar al gerente qué criterios utiliza para evaluar los reportes y cómo documenta las decisiones tomadas.
4. Inspección: Revisar los reportes financieros revisados y buscar evidencia de la aprobación del gerente (e.g., firma o comentarios).
5. Repetición: Realizar un análisis similar al realizado por el gerente para verificar la consistencia en la identificación de discrepancias.

Mejores prácticas para evaluar controles internos

1. Combinar técnicas: Utilizar más de una técnica para obtener evidencia suficiente y apropiada sobre la efectividad del control.
2. Documentar claramente los resultados: Registrar cómo se realizaron las pruebas, los hallazgos y las conclusiones en los papeles de trabajo.
3. Involucrar a especialistas: En controles complejos como los automatizados, considerar la participación de expertos en sistemas de información.
4. Monitorear cambios: Evaluar si los controles han cambiado durante el período auditado y ajustar las pruebas en consecuencia.
5. Realizar pruebas periódicas: No limitarse a una única prueba; evaluar la consistencia del control a lo largo del período.

Evaluar controles internos es una tarea esencial en la auditoría y la combinación de técnicas como la observación, indagación, inspección y repetición permite al auditor obtener evidencia robusta sobre su efectividad. Estas técnicas, aplicadas de manera estratégica y documentadas adecuadamente, no solo fortalecen la calidad de la auditoría, sino que también contribuyen a la confianza en los estados financieros de la entidad auditada. Al adoptar estas prácticas, los auditores pueden abordar los riesgos de manera más efectiva y optimizar los resultados de su trabajo.