Auditoría Externa

Por: CP Iván Rodríguez. Colaborador de Auditool.

No existe un consenso acerca de lo que significa una firma de auditoría moderna (o cualquiera otra empresa moderna) aunque es un propósito común para empresarios y directores. Sin embargo, si hay unas características comunes que las personas identifican como propias de las organizaciones que están a la vanguardia. Una firma de auditoría moderna debe contar, entre otras características con tecnología en la nube, usar estrategias colaborativas, garantizar seguridad, ofrecer a los clientes experiencias innovadoras y satisfactorias, al interior y para los empleados ofrecer un ambiente cómodo, adaptable al trabajo remoto y flexible en cuanto a horario y condiciones de trabajo. Sin embargo, si bien todo lo anterior contribuye a tener una firma moderna, también se requiere voluntad, compromiso de la alta dirección y de los colaboradores para mantener una cultura de mejora enfocada en el largo plazo.

Ahora bien, una de las maneras de determinar si una firma de auditoría se ha convertido o está en proceso de convertirse en una firma moderna, es analizarla por medio de un modelo de madurez (que puede ser existente o desarrollando un modelo personalizado). Los modelos de madurez normalmente se utilizan de forma descriptiva, lo que permite identificar los niveles actuales, forma prescriptiva con el propósito de identificar niveles deseables futuros y de manera comparativa lo que permite una evaluación de características internas versus externas^[1].

A continuación, se efectuarán algunas consideraciones sobre el modelo planteado en un reciente artículo del portal CPA Practice Advisor, que trata sobre el camino para lograr una firma moderna^[2]

Uno de los primeros pasos para determinar en qué estado se encuentra una firma y a partir de allí emprender acciones de mejora, es realizar una evaluación objetiva en sus diferentes áreas de operación. Esta actividad permite evaluar a fondo una firma, ver dónde se encuentra y, por defecto, qué debe hacer para avanzar. Se presenta una descripción de diferentes niveles previstos en el modelo del precitado artículo de CPA Practice Advisor.

            Adaptado de: Roadmap to The Modern Firm

• Líder: Cuenta con un conjunto de recursos tecnológicos estandarizados, seguros e integrados, basados en la nube con acceso conectado y sin interrupciones para los clientes empresariales; admite flujos de trabajo automatizados y estandarizados. Es compatible con una estrategia de datos centralizada que aprovecha la tecnología avanzada y la inteligencia artificial para identificar oportunidades de asesoramiento a los clientes y atenderlos de forma proactiva y holística.
• Colaborador: También cuenta con recursos tecnológicos en la nube, estandarizados, seguros e integrados y flujos de trabajo uniformes. Tienen claridad sobre a quién quieren servir, qué quieren vender y cómo prestar servicios a los clientes. Sin embargo, aún no aprovechan activamente la inteligencia artificial para atender de manera integral a sus clientes o prospectos.
• Competidor: Cuenta con algunos recursos tecnológicos bien definidos y conectados, aprovechando un entorno de nube seguro. Admite flujos de trabajo uniformes, documentos digitales y conocen sus servicios y cómo prestarlos a sus clientes. No obstante, son pocos sus clientes que usan recursos en la nube y no tienen un plan de conexión con ellos.
• Iniciador: Cuenta con algún software conectado, aprovechando un entorno seguro en la nube y con ciertos flujos de trabajo estandarizados. Si bien tienen clientes, no tienen total claridad sobre sus características ni como atenderlos debidamente.
• Seguidor: Tiene soluciones de software desconectadas, una combinación de documentos en papel y digitales, procesos comerciales inconsistentes y sus servicios son más reactivos que proactivos.

Una vez determinado el estado en que se encuentra la firma, es procedente adelantar algunas líneas de acción tendientes a lograr el mejoramiento que conduzca a que la firma sea moderna. Entre ellas se encuentran las siguientes:

• Definición (o revisión) de la visión y objetivos estratégicos

La visión es una declaración inspiradora que describe el futuro deseado de la firma y lo que aspira a lograr a largo plazo. Por su parte, la misión es una declaración clara y concisa que describe su propósito fundamental. Por tanto, una revisión implica evaluar los servicios prestados, analizar la posición en el mercado, consultar a los empleados, clientes y otras partes interesadas y verificar si se incorporan los valores fundamentales que guían la operación de la firma. En cuanto a los objetivos, vale la pena emplear la metodología SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-Bound). Esto es, establecer objetivos específicos, medibles, alcanzables, relevantes y temporales.

• Inversión en tecnología

Hay que considerar los temas de automatización, adoptar herramientas de análisis de datos para mejorar la calidad y eficiencia de las auditorías, mejorar las medidas de seguridad informática para proteger los datos de los clientes y de la firma.

• Capacitación y desarrollo de personal

Se deben desarrollar y mantener programas de formación continua para el personal en áreas clave como nuevas normativas, tecnologías y técnicas de auditoría. Así mismo es conveniente implementar estrategias de reclutamiento para atraer a profesionales con competencia y experticia.

• Mejora de procesos y eficiencia

Se debe buscar la optimización de procesos, revisándolos para aumentar la eficiencia y reducir costos. Es conveniente implementar sistemas de gestión de la calidad para asegurar el cumplimiento con las normativas y estándares internacionales, así como fomentar relaciones de confianza a largo plazo con los clientes mediante una comunicación efectiva y la entrega de valor constante.

Las anteriores líneas de acción (que no son exhaustivas, pues hay otras actividades de optimización) en una cultura de mejoramiento continuo contribuye a que la firma de auditoría y sus colaboradores, alcancen niveles de excelencia y se constituyan en firmas modernas al servicio de los clientes y de la profesión.

^[1] Ver: Modelo de madurez en el análisis empresarial

^[2] Roadmap to The Modern Firm

CP Iván Rodríguez - CIE AF

Auditor y consultor, diplomado en Alta Gerencia de Seguros y Derecho de Seguros. Especialista en Dirección Financiera y Desarrollo Organizacional, diplomado en Gerencia de la Calidad. Contador público (CP) de la Pontificia Universidad Javeriana con 20 años de experiencia en diversas empresas. Tiene amplia experiencia en la elaboración y ejecución de auditorías y revisorías fiscales. Dirección y ejecución de asesorías, consultorías y capacitaciones. Colaborador de Auditool.

Bogotá D.C., Colombia.