Por: Marco Hernando Bonilla Martínez. Colaborador de www.auditool.org

Sin duda la contabilidad desde la formulación de la partida doble por Fray Lucas Pecíolo, dio paso a ejercer una dinámica comercial, financiera y de negocios sin precedentes, por lo que sería importante preguntarnos ¿qué sería del Universo sin contabilidad?

Fruto de la multiplicidad de datos registrados y que ordenados sistemáticamente nos llevan a producir la FOTO DE LA ORGANIZACIÓN a través de unos Estados financieros, que no son más que todos los hechos económicos recopilados y acumulados en un Balance General y otros más temporales como son los Estados de Resultados, por hablar de los principales.

Pero veamos a quien le interesa la lectura de estos estados financieros.

• A los Socios, toda vez que ellos son los más interesados sobre la suerte que ha corrido su Capital, de los rendimientos obtenidos y que a la postre los llevará a invertir más o en caso contrario a vender su empresa.
• A los Inversionistas, quienes examinaran con especial cuidado, cual ha sido el comportamiento de la empresa y frente al mercado cual es la mejor decisión para hacerse participe.
• A la Junta Directiva, responsables de las políticas, estrategias y direccionamiento que a la empresa deba dársele, y donde los estados financieros soportan la toma de decisiones.
• Al Gerente y su Administración, como referente de conciliación, confirmación y cruce con registros contables, que frente a un análisis concienzudo sobre los rubros determinan decisiones gerenciales en torno a mejorar la gestión e implementar acciones de mejoramiento.
• Al Contador, quien tiene la responsabilidad de dar fe sobre la calidad de la información contable de la organización.
• Organismos Gubernamentales, exigencia obligada de las empresas a llevar contabilidad donde se registran rubros como impuestos, parafiscales, retenciones, IVA, ICA, referentes de auto retención e interés de entidades estatales.
• Instituciones Financieras, como soporte y punto de referencia para asignación de créditos y lectura de su comportamiento frente al mercado y clientes. Requisito sin equam básico a estudiar como tradición del negocio.
• Proveedores, que sin duda observaran el grado de solides que la empresa contenedora de sus materias primas o servicios mantienen.
• Clientes, que sin duda estarán pendientes del grado de éxito de los productos ofrecidos en términos de calidad y reconocimiento y en virtud de los resultados financieros.
• Empleados, como indicador de tranquilidad o alerta sobre la suerte de la empresa donde laboran,
• Contratistas, factor predominante en la selección de oferentes, que garantiza y respalda el objeto a contratar.
• Procesos judiciales y sucesiones, como medida de valor a tener en cuenta en la repartición de bienes patrimoniales
• Personas jurídicas y naturales, que requieren conocer el estado de arte de su situación financiera representada en bienes y fondos.
• Auditorias, los estados financieros se constituyen en el primer y principal referente para realizarlas, y es sobres estos que el auditor posibilita formular la planeación desde su alcance, conformación del grupo interdisciplinario, selección de las pruebas, y objetivos primarios.

De la misma manera, a través de los estados financieros y su análisis, lograra establecer los primeros indicios sobre el comportamiento de los recursos de la empresa u entidad. De esta actividad nace el hecho que ante la lectura, análisis e interpretación de la información, el auditor hace posible un diagnóstico del actuar de la empresa, y posibilita fijar pautas para señalar un derrotero a seguir en su trabajo de auditoría.

En razón a lo anterior y ante la importancia de un direccionamiento estratégico que el auditor acometerá en su proceso, a continuación relaciono algunos ítems a considerar sobre los estados financieros:

1. Los estados financieros para que sean auténticos y oficiales deben estar refrendados por el representante legal, contador público y según el caso por la revisoría fiscal.

2. Los estados financieros son presentados por la administración a la auditoria de manera comparativa, es decir, con cifras del año objeto de auditoría y las cifras del año inmediatamente anterior.

3. La ecuación contable éste cuadrada.

4. Las cuentas activas y pasivas se presentan clasificadas según su realización a corto o largo plazo.

5. Las cuentas evaluativas se presentan por su valor acumulado respectivo.

6. En los estados financieros no deben aparecer operaciones con naturaleza contraria a la cuenta.

7. Como soporte y fuente de consulta la entidad debe contar y proveer al grupo auditor del manual de contabilidad de la entidad, donde señale:

• Nomenclatura contable.
• Dinámica de las cuentas.
• Diagramación del flujo del proceso contable.
• Mapa de riesgo del proceso contable.
• Normograma contable.

8. Relación y conocimientos de los sistemas de información y medios automáticos para la recopilación de los datos y registros contables.

9. Los estados financieros deben venir acompañados de las notas explicativas a los estados financieros como parte integral, con los requisitos establecidos en disposiciones vigentes, entre otras con las siguientes condiciones:

• Los administradores son los responsables de su preparación.
• Deben contener las políticas y las prácticas contables.
• Los diferentes rubros registrados en los estados financieros deben corresponder a la nomenclatura señalada en el Plan Único de Cuentas (PUC) de su correspondiente sector o actividad.
• Deben presentar las cifras comparativas de los dos últimos años.
• En cada rubro de los estados financieros se señala el número de la nota explicativa, la cual debe guardar correspondencia con las notas explicativas.
• Limitaciones y deficiencias generales de tipo operativo o administrativo que tienen impacto.
• Efectos y cambios significativos en la información contable.
• Información específica sobre métodos de valuación, provisiones, amortizaciones y depreciaciones.
• Descripción de los principales y materiales eventos sucedidos en el negocio, con impacto representativo en cada uno de los rubros del balance y del estado de resultados.

10. Es aconsejable propiciar una reunión entre el grupo auditor y el Departamento o área de contabilidad, como punto de partida para tener claro la estructura y operación de la organización en el manejo y registro de la operación contable.

RECUERDE: Los estados financieros es el medio más eficaz para auditar integralmente la entidad; es el punto de partida y final del proceso de auditoría, por lo que entenderlos y tener claridad de su contenido, garantiza resultados objetivos a los interesados.

Muchas gracias.

 Marco Hernando Bonilla Martínez

Consultor y Asesor en los procesos de Auditoría con enfoque integral, Auditoría interna de Calidad, ISO 9001 de 2008 y NTCGP 1000:2009, con más de 20 años de experiencia. Conferencista nacional, consultor internacional en procesos de Control Interno orientados al mejoramiento de las organizaciones. 

Economista graduado de la Universidad Central de Colombia, Especialista en Auditoría y Control Interno (Universidad Militar Nueva Granada), y Pedagogía y Docencia Universitaria (Universidad la Gran Colombia). Estudiante de Maestría en Educación.

Además, cuenta con su propio blog denominado www.marcontrol.blogspot.com donde permanentemente escribe sobre temas de auditoría, control interno y hacienda pública y resuelve inquietudes a cientos lectores que lo consultan a nivel Hispanoamérica. Su libro el ABC DE LA Hacienda Pública recoge de la Constitución y las leyes el actuar de la administración pública y la utilización que este hace de sus recursos. Colaborador de Auditool.