Por: CP Iván Rodríguez. Colaborador de Auditool.

Algunas dificultades en la auditoría y cómo superarlas

Es frecuente que un auditor, luego de realizar su trabajo, se pregunte por qué hubo dificultades en su ejecución. Normalmente hay una multitud de problemas que los auditores encontrarán durante sus labores y deben abordarse individualmente, sin importar el tipo de revisión que se haya efectuado. Las principales dificultades provienen de:

• Falta de apoyo por parte de la administración al programa de auditoría
• Fallas en la preparación de la auditoría
• Auditados difíciles
• Oportunidad en la redacción y publicación de informes

Esta no es una lista exhaustiva y hay muchos otros problemas, pero es un buen punto de partida revisarlos y plantear algunas alternativas para poder enfrentarlos de manera adecuada.

Falta de apoyo

Al comenzar una auditoría, un auditor debería preguntarse por qué está ejecutando ese trabajo. Las razones pueden ser diversas y variadas, por ejemplo: razones de cumplimiento normativo, razones financieras o porque es una solicitud específica. Si bien todas estas son buenas razones, hay que entender que la realización de auditorías es una herramienta empresarial que mejora el sistema de calidad y los resultados del cliente. El desafío está en cómo se transmite a la gerencia, al CEO o a la junta directiva que las auditorías son una parte esencial de los procesos de la compañía y no algo que hay que resentir y abordar con negligencia.

Una buena realización de una auditoría requiere que el equipo de gestión ejecutiva apoye el programa de auditoría y, en cuanto esté a su alcance, contribuya con establecer los criterios de auditoría. Para un auditor es casi una obligación explicarles esto y ayudarlos a comprender las razones para realizar auditorías. Esto ayuda a que los gerentes confíen en los auditores. A continuación se presentan algunas razones que pueden motivar a los gerentes ejecutivos a apoyar el programa de auditoría:

• Comunicar el costo de las observaciones de auditoría
• Explicar las implicaciones de los incumplimientos normativos
• Aclarar y reafirmar el papel de la gerencia en el programa de auditoría
• Distribuir informes de auditoría a la gerencia
• Procurar, en cuanto sea posible y sin perder independencia, que un miembro de la gerencia participe en una auditoría

Si un auditor puede comunicar a la alta dirección que las auditorías buscan eficiencias, reducen el riesgo regulatorio, ayudan a mejorar los procesos y, en última instancia, ahorran dinero a la empresa, es más fácil tener la debida atención. La comunicación del auditor se hace principalmente mediante informes de auditoría. Por ello, es importante hacer que estos informes se destaquen. Hay que tratar de asociar costos a las observaciones en el informe o a riesgos regulatorios específicos. Durante las revisiones de los hallazgos de la auditoría en reuniones de gestión hay una oportunidad para volver a enfatizar el papel de la administración en el proceso de auditoría.

Fallas en la preparación

Los auditores suelen tener dificultades con los cronogramas de auditoría y su preparación. Los contratiempos, aplazamientos, viajes imprevistos, etc. hacen que haya que cambiar planes y fechas. De repente, el auditor debe sacrificar horas de descanso y pasar horas en la noche escribiendo listas de verificación y preguntas de auditoría. Tamibén hacer arreglos imprevistos de viaje y no tener acceso inmediato a cierta documentación del auditado.

La preparación de la auditoría es la parte más crucial de un programa de auditoría. Por ello, aunque haya un cronograma y un tiempo asignados para llevar a cabo el trabajo, es conveniente dedicar un tiempo extra para la preparación de la auditoría. Iniciar una auditoría sin preparación, planificación o revisión del proceso dificultará obtener un buen resultado.

Los auditados perciben que una planificación no es adecuada al atender las entrevistas con preguntas irrelevantes, recibir solicitudes de información inconsistentes o ver procedimientos no aplicables. Una preparación adecuada permite generar listas de verificación apropiadas, una lista de preguntas bien orientadas y una revisión de los procedimientos para evaluar su aplicación antes de comenzar la auditoría. A continuación, algunos tips para preparar adecuadamente una auditoría.

• Destinar tiempo específico para la preparación
• Preparar listas de verificación y preguntas para las entrevistas
• Evitar la interferencia con otras tareas
• Revisión de la documentación y antecedentes

Tratar con auditados difíciles

Para aprovechar al máximo cualquier auditoría se debe interactuar exitosamente con el propietario mientras revisa sus procesos, procedimientos y registros. En algunos casos, el auditor puede encontrar auditados que exhiben comportamientos difíciles, una persona que está demasiado ocupada para la auditoría, alguien que no le importa el trabajo, alguien que es agresivo porque recibe una interrupción de su horario, etc.

Los auditados más difíciles suelen ser aquellos a los que simplemente no les importa la auditoría. Ellos responden a las preguntas con un "Sí" o "No" desinteresado o indiferente sin revelar nada útil sobre el proceso. Si los auditados están desafiando al auditor en cada pregunta o no están interesados en el proceso, hay muy poco beneficio al realizar la auditoría. Algunos tips para enfrentar estas situaciones, son:

• Recibir capacitación en habilidades verbales y no verbales y trato con personas difíciles
• Comprender las diferencias culturales
• Explicar al auditado el beneficio de la auditoría para la organización
• Hacer preguntas abiertas en las listas de verificación
• Detener una auditoría durante situaciones difíciles con auditados

Oportunidad en la redacción y publicación de informes

Es usual que los informes de auditoría tarden más tiempo de lo planeado, lo que generalmente resulta en que se publiquen más tarde de lo esperado. Los informes de auditoría deberían publicarse, formalmente, no más de una semana después de que se haya realizado la auditoría, puesto que se elaboran para comunicar claramente los hallazgos de la auditoría a los gerentes y que puedan tomar las decisiones apropiadas, lo cual implica agilidad en el tiempo. Los siguientes son algunos tips para ayudar a publicar un informe de auditoría de manera oportuna:

• Contar con un modelo de informe de auditoría estandarizado que facilite incorporar las observaciones de manera eficiente, así como las recomendaciones respectivas
• Al igual que con la preparación de la auditoría, hay que programar tiempo para completar el informe de auditoría y así no descuidar información relevante, pues es generalmente olvidada por el auditado y no beneficia a la organización
• Publicar el informe de auditoría en el plazo máximo de una semana una vez terminado el trabajo
• Enviar el informe de auditoría al equipo directivo

Una de las claves es saber que el proceso de auditoría está diseñado para ayudar a la organización a encontrar problemas antes que estos se conviertan en problemas importantes. Lo que podrían resultar en una acción regulatoria por parte de una agencia externa o costarle a la compañía miles (o millones) de dólares en gastos desperdiciados. Entonces, el auditor debe trabajar en conseguir apoyo directivo, prepararse para una auditoría, tratar con auditados difíciles, informar adecuada y oportunamente los resultados de la auditoría para hacer un trabajo más competente.

CP Iván Rodríguez

Auditor y Consultor, Diplomado en Alta Gerencia de Seguros y Derecho de Seguros. Especialista en Dirección Financiera y Desarrollo Organizacional, Diplomado en Gerencia de la Calidad. Contador Público de la Pontificia Universidad Javeriana con 20 años de experiencia en diversas empresas. Amplia experiencia en la elaboración y ejecución de auditorías y revisorías fiscales. Dirección y ejecución de asesorías, consultorías y capacitaciones. Colaborador de Auditool.

Bogotá D. C., Colombia