Por CP Felipe Alberto Pérez Hernández. Colaborador de Auditool 

Es importante comprender todos los sistemas de información que procesan las transacciones para entender, asimismo, por qué la gerencia considera que la información financiera generada es confiable. Independientemente del enfoque que se adopte, bien sea basado en controles o un enfoque sustantivo, esta comprensión de los sistemas nos permite:

• Establecer si se tienen implementadas actividades de control específicas que sirvan para respaldar una evaluación inicial del riesgo de control y que, en consecuencia, se decida adoptar un enfoque basado en controles.
• Evaluar los riesgos que puedan generar errores o irregularidades de importancia relativa y planear los procedimientos de auditoría.
• Investigar cuál información generada por el sistema podemos utilizar en los procedimientos de auditoría.

1. Características de las clases de transacciones

En un ente económico tienen lugar tres clases de transacciones: las transacciones ordinarias o rutinarias, las no rutinarias y las estimaciones contables.

Las estimaciones contables hacen referencia a algunas partidas de los estados financieros que no pueden medirse con exactitud sino estimarse, de tal forma que se ajusta el valor de un activo o de un pasivo. Las dos clases de estimaciones contables son:

• Estimación del valor actual o la recuperabilidad de un saldo de cuenta que haya surgido de transacciones rutinarias o no rutinarias.

Por ejemplo, Determinación de la provisión de cuentas por cobrar

• Estimaciones derivadas de una incertidumbre. En estas estimaciones reviste importancia el juicio profesional de quien las establece.

Ejemplo, Provisión creada para cubrir un pasivo contingente sobre una demanda en contra.

Las siguientes son las principales razones por las que es importante comprender las diferentes clases de transacciones:

• Entender los sistemas que las procesan.
• Identificar los objetivos de auditoría relacionados con las transacciones.
• Establecer si tales objetivos resultan críticos.
• Fijar el enfoque de auditoría más adecuado a dichos objetivos.

2. Características de los sistemas de información financiera

Elementos de los sistemas de información financiera

En un sistema de información financiera se surten cuatro elementos que abarcan el ciclo que va desde la ocurrencia y captura de datos de la transacción hasta su inclusión en los estados financieros. Estos elementos de los sistemas de información financiera son:

• Iniciación
• Procesamiento
• Registros contables
• Comunicación

Iniciación

La iniciación se refiere a la recolección de la información que se va a procesar y comprende tres elementos:

• Cuando ocurre realmente la transacción.
• Captura de datos: captación de la información referente a la transacción.
• Entrada de datos: los textos y números capturados ingresan a un sistema electrónico.

Procesamiento

Una vez que la información financiera se ha capturado, se procesa para que posteriormente sea parte de un saldo de cuenta y, finalmente, se registre en los estados financieros.

En este punto, la auditoría se debe concentrar en la transferencia y la modificación de la información. Los procedimientos que solo reestructuren la información y no la modifiquen, por ejemplo la sola clasificación, no se tocarán a menos que por circunstancias especiales lo ameriten.

El foco para el auditor debe ser obtener el grado de entendimiento que le permita completar los conocimientos del sistema específico de información financiera y del negocio en general.

Registros contables

Los registros contables, también llamados asientos contables, se derivan de la información que produce un sistema; son el soporte físico que guarda toda la información financiera del ente económico que, posteriormente, da lugar a los estados financieros. Estos registros constituyen los documentos de respaldo ante los organismos pertinentes de la empresa, de fiscalización y para examen de los auditores.

Los sistemas de información financiera producen información que le permite a la gerencia:

• Manejar el negocio con efectividad y eficiencia.
• Cumplir con las obligaciones legales.

Por lo tanto, se debe evaluar la capacidad del sistema para cumplir la legislación relevante y demás normas vigentes.

Comunicación

Mediante la comunicación se transfiere la información:

• A un sistema, de manera que pueda registrarse, lo que se considera como parte de la iniciación.
• De un sistema a los individuos que necesiten recibirla.

Es necesario que la información que produce un sistema se incorpore a los registros contables y se informe según los niveles aprobados por la gerencia.

3. Cómo entender los sistemas de información financiera

Las siguientes son las etapas a seguir para entender los sistemas de información financiera:

• Obtener un entendimiento general.
• Confirmar que nuestra comprensión es completa.
• Decidir si debemos adoptar un enfoque basado en controles.
• Obtener un mejor entendimiento, si fuese necesario.

Obtener un entendimiento general

Para lograr la máxima eficiencia, adoptamos un enfoque de ‘penetración’ para lograr la comprensión total del sistema. Esto nos permite detenernos una vez hayamos obtenido suficiente información. En primer lugar, obtenemos una idea general de las fases involucradas. Luego, si es necesario, se examinan con más detalle las fases o procesos específicos para mejorar nuestro entendimiento. Se recomienda hacer notas de trabajo que sustenten la información obtenida y sirvan de memoria para trabajos posteriores.

A medida que se avanza en el entendimiento, debemos conocer el grado de madurez digital del cliente. Las respuestas a preguntas tales como "¿La empresa va a la velocidad que le imponen las nuevas tecnologías?" o "¿Está en riesgo su modelo de negocios a causa de la "ruptura digital" (Digital Disruption)?" le brindan al auditor la posición del cliente en el uso de la TI.

Confirmar que nuestro entendimiento es completo

Para confirmar nuestro entendimiento, podemos escoger entre un ‘rastreo’ (walk through) acompañado de pruebas basadas en indagación y observación con los expertos o dueños de procesos. El rastreo es una técnica útil para confirmar el entendimiento de un sistema. Esto implica hacer un seguimiento de uno o más segmentos de información a través del sistema mediante una combinación de observación, indagación e inspección.

Se obtiene evidencia de auditoría con respecto a la efectividad de los controles específicos, y se recomienda rastrear una transacción  -o una de cada clase si existen clases que puedan identificarse separadamente- para confirmar la comprensión plena del sistema por parte del equipo auditor.

Decidir si debemos adoptar un enfoque basado en controles

Los siguientes factores nos indican por qué escoger un enfoque basado en controles:

• Se han identificado uno o más controles de alto nivel.
• Los controles de alto nivel que son relevantes para el sistema también brindan evidencia de auditoría con respecto a los objetivos relacionados con otros sistemas.
• Las presiones de tiempo hacen que la adopción de un enfoque basado en controles sea la mejor opción, de tal manera que se pueda anticipar el trabajo a un punto antes del final del período.
• Aunque los objetivos no están totalmente cubiertos por controles de alto nivel, resulta eficiente efectuar pruebas adicionales de los controles detallados.

Los siguientes factores nos exhortarán a adoptar un enfoque sustantivo:

• Los procedimientos analíticos tales como prueba o cálculos globales proveen toda la evidencia de auditoría necesaria para los objetivos relacionados con el sistema.
• Los objetivos no están totalmente cubiertos por controles de alto nivel y no sería eficiente efectuar pruebas adicionales de los controles detallados.

 Obtener un mejor entendimiento, si fuese necesario

Se debe obtener una comprensión suficiente de los procesos detallados y del contenido y oportunidad de los informes para definir el enfoque de auditoría escogido en relación con los objetivos relacionados con el sistema. Así las cosas, si las circunstancias lo ameritan se deben evaluar procesos individuales que nos brinden una comprensión detallada de los sistemas que procesan las transacciones en aras de cumplir con los objetivos de auditoría, en articulación con las aseveraciones de los estados financieros.

Fuente: Sistemas contables de información financiera. Autores: Vicente Serra, Salvador Begoña, Eduardo Vilar Sanchis.

CP Felipe Alberto Pérez Hernández. Colaborador de Auditool