Por: CP Felipe Alberto Pérez Hernández. Colaborador de Auditool 

INFORMES POR ESCRITO PARA LA GERENCIA 

En el transcurso del trabajo de auditoría, durante el trabajo de campo, antes o después de la entrega de la opinión, el auditor externo debe preparar y emitir informes por escrito para la gerencia del cliente. Este artículo brinda las orientaciones generales para la elaboración de estos reportes.

Propósito de los informes a la gerencia

Los informes por escrito son el medio más utilizado para comunicar las observaciones y recomendaciones a la alta dirección del cliente y constituyen parte del valor agregado que prestan los auditores externos. Es responsabilidad del auditor notificar oficialmente al nivel apropiado de la alta gerencia las debilidades del control interno que haya conocido. En este sentido, elaborar y emitir un informe para la gerencia satisface dicha responsabilidad.

1. Cualidades esenciales de un informe de alta calidad

• Está orientado al negocio: el asesoramiento suministrado debe contribuir a incrementar las utilidades del cliente o a reducir el costo de los productos o servicios que ofrece.
• Es constructivo: además de identificar las debilidades se deben hacer recomendaciones para corregir o mejorar que resulten en beneficios que el cliente pueda comprobar.
• Es positivo: el lenguaje positivo produce el enganche del cliente con el informe, no hay que olvidar que los clientes son personas que se mueven a través de emociones.
• Es proactivo: la proactividad hace referencia a tomar iniciativa y anticiparse a los problemas para tomar medidas oportunas. En este sentido, se identifican las necesidades del cliente y se le comunica antes de la ocurrencia de un error o irregularidad significativos.
• Es oportuno: se debe informar inmediatamente al cliente los problemas relevantes para que pueda tomar las medidas de corrección o mejora.

Un informe a la gerencia que sea de alta calidad se enfoca en los asuntos importantes y no entra en detalles que no revisten mayor importancia. Asuntos de menor importancia es mejor manejarlos en una reunión con el cliente y, en todo caso, es importante consignar los puntos tratados y las conclusiones en las notas de la reunión.

2. Siete puntos propuestos para una presentación

2.1 El informe

El formato de presentación sugerido comprende siete puntos para emitir los informes a la gerencia. El objetivo de esta presentación que aquí se propone es ayudar al redactor a concentrarse en los puntos en los que los riesgos y beneficios son de alta importancia.

• Calificación. Todos los hallazgos u observaciones se califican explícitamente según su importancia. No es lo mismo una simple observación a un hallazgo material.
• Hallazgo. Las observaciones o hallazgos encontrados se deben ubicar en el contexto mediante los antecedentes correspondientes. Este trabajo es importante en tanto que ilustrar el problema contribuye a encontrar la causa/raíz que ha generado el hallazgo. Los hallazgos deben estar soportados en una evidencia suficiente y adecuada.
• Riesgo (relacionado con la observación encontrada). Es necesario exponer de forma clara los riesgos específicos que conlleva el hallazgo.
• Recomendación. Sugerencia de acciones correctivas o preventivas, que surgen como resultado de los hallazgos encontrados.
• Beneficios. Destacar los beneficios que obtendría el cliente en caso de implementar la recomendación.
• Reacción del cliente. Es la respuesta inmediata del cliente. Le permite al auditor conocer el nivel de aceptación de los puntos planteados, especialmente, de los hallazgos. 
• Plan de acción. Incluir los planes de corrección y de mejora que va a emprender el cliente en cabeza del empleado responsable que va a implementar la recomendación acordada, así como la fecha límite o cronograma de ejecución.

La presentación sugerida de siete puntos da lugar a informes a la gerencia que muestran alta calidad. Sin embargo, es fundamental sopesar diligentemente las preferencias que tengan quienes van a recibir el informe; por lo tanto, la presentación de los siete puntos no es camisa de fuerza.

2.2 La carta de presentación

Normalmente, el informe a la gerencia va acompañado de una carta de presentación. Esta carta contiene:

• Una explicación del propósito, la estructura del informe y la base para calificar las observaciones.
• Un breve resumen de los principales hallazgos u observaciones.
• Algunos párrafos propios de cada firma, cuyo objetivo es mitigar el riesgo profesional.

3. Cómo mitigar el riesgo profesional del auditor

A continuación se presentan párrafos que sirven de salvaguarda y mitigan la responsabilidad el riesgo del auditor. Las regulaciones locales pueden modificar estos párrafos, por lo que se recomienda comprobar su articulación antes de usarlos.

• Párrafo sobre consecuencias

Se puede incluir un párrafo para proteger al auditor de la responsabilidad con respecto a las consecuencias de una pérdida, error o irregularidad cuando la gerencia no haya tomado medidas para remediar la debilidad, según las recomendaciones dadas.

• Párrafo de responsabilidad limitada

Este párrafo aclara que, como auditores, no somos responsables de informar todas las debilidades sino solamente aquellas que detectamos durante el transcurso de nuestro trabajo de auditoría.

• Párrafo de exclusión de fraude

Se puede incluir un párrafo que nos proteja de la responsabilidad de identificar todos los fraudes, especialmente aquellos que surjan debido al engaño, encubrimiento o colusión intencionales.

4. Calificación de los hallazgos u observaciones

Son tres las calificaciones de los hallazgos que más se usan:

• Calificación 1, Fundamental o crítico

Se refiere a observaciones importantes sobre controles de alto nivel y otros componentes del control interno. Temas materiales relacionados con factores críticos para el éxito empresarial, asuntos comerciales y el entorno regulatorio.

• Calificación 2, Significativa

Son observaciones sobre sistemas de control menos importantes, que aún no causan impacto. Estas partidas requieren que se realice un análisis del posible problema y se corrija en el transcurso de la auditoría corriente. En su defecto, hacerle seguimiento al posible problema en las auditorías sucesivas. Estas partidas pueden ser significativas en el futuro.

• Calificación 3. Otras (menor)

Recomendaciones de menor importancia para mejorar la eficiencia/efectividad de los controles, que pueden ayudar a los auditores.

Pueden desarrollarse otros sistemas de calificación para utilizarse en situaciones especiales y que sean tan válidos como los recién mencionados. Es importante que, independientemente del sistema de calificación que se utiliza, se le explique claramente al cliente. Normalmente, la explicación del sistema de calificación que se utiliza se incluye en la carta de presentación que acompaña al informe de gerencia.

5. Resumen ejecutivo

La carta de presentación que acompaña al informe debe contener un resumen ejecutivo. Este tiene las siguientes funciones:

• Sirve de guía y explica el sistema de calificación y las diversas secciones del informe.
• Es un documento que se extrae del informe detallado y resume los puntos más importantes.
• Está adaptado al nivel más alto de la gerencia.
• No debe superar las cuatro hojas y debe ser de fácil lectura y comprensión. 

6. Planeación y preparación del informe a la gerencia

Una buena planeación permite adaptar y completar el informe oportunamente. En primer lugar se debe definir a quién o quienes va dirigido (gerente financiero, gerente general, junta directiva) y luego determinar cuáles resúmenes beneficiarían más al cliente y adaptarlos a este.

Es importante revisar los puntos que quedaron abiertos en el  informe a la gerencia del año inmediatamente anterior con el fin de verificar si ya le dieron solución y cierre.  

CP Felipe Alberto Pérez Hernández. Colaborador de Auditool