Los asientos de diario son los registros que se hacen directamente en el mayor general. Estos se usan para registrar las transacciones, clasificaciones,ajustes y correcciones en el mayor general, e incluyen:

• los asientos de diario estándares, y
• los asientos de diario no estándares para registrar transacciones o ajustes poco usuales no recurrentes.

Las pruebas sobre asientos de diario es un procedimiento obligatorio para mitigar el riesgo de fraude, ya que la gerencia puede violar o sobrepasar los controles, y es requerido evaluar el diseño e implementación de los controles relevantes sobre estos.

Como auditores, debemos seleccionar los asientos de diario hechos al final del período de preparación de informes, y es requerido considerar las pruebas (no necesariamente efectuar las pruebas) de asientos de diario durante el período.

Es importante evaluar la integridad de la población de los asientos de diario.

El auditor debe diseñar y hacer procedimientos de auditoría para probar lo adecuado de los asientos de diario registrados en el libro mayor general y otros ajustes hechos en la preparación de los estados financieros. Debido a que normalmente los asientos de diario y otros ajustes fraudulentos se efectúan durante el período final de reporte, al diseñar y realizar procedimientos de auditoría para esas pruebas, debemos seleccionar asientos de diario y otros ajustes efectuados durante el período final de reporte.

Como parte de determinar los criterios para identificar los asientos de diario y otros ajustes de alto riesgo, debemos hacer indagaciones con los individuos que participen en el proceso de emisión de información financiera sobre actividades indebidas o poco usuales relacionadas con el procesamiento de los asientos de diario y otros ajustes. Esas indagaciones deben incluir si hubo: 

• asientos de diario u otros ajustes que se registraron sin la adecuada documentación o explicación.
• casos de evasión de controles sobre el registros de asientos de diario u otros ajustes
• asientos de diario u otros ajustes iniciados por la gerencia fuera del curso normal de negocios.

Preguntas claves que debe hacerse el auditor con relación a los asientos de diario

• Se efectuaron procedimientos suficientes para determinar la integridad de los asientos de diario?
• Son suficientes los procedimientos y documentación respecto de los períodos de asientos de diario?
• Es suficiente la documentación respecto de nuestra consideración para las pruebas de asientos de diario durante el período?

El auditor debe obtener un entendimiento del proceso de registro de asientos de diario, que le permita identificar lo que puede fallar y los controles relevantes; por ejemplo:

Acceso indebido: Un empleado puede tener la habilidad de iniciar, autorizar y registrar una transacción o puede tener custodia de activos dentro del proceso que le permitan cometer y ocultar un error o irregularidad.

Controles relevantes:

• Accesos a los sistemas en la función de procesamiento de asientos.
• Accesos a los sistemas de asientos de diario.
• Segregación de funciones en el procesamiento de asientos.

Asiento de diario incorrecto: El asiento de diario se registra incorrectamente o no está adecuadamente autorizado.

Controles relevantes:

• Autorización de asientos de diarios.
• La gerencia revisa los asientos contables manuales.
• La gerencia revisa el reporte de excepciones.

Al determinar probar los asientos de diario, el auditor debe considerar:

• La evaluación de los riesgos de errores materiales debido a fraude.
• Los controles que han sido implementados sobre los asientos de diario y otros ajustes.
• Los procesos de emisión de informes financieros de la entidad y la naturaleza de la evidencia que puede ser obtenida.
• La naturaleza y complejidad de las cuentas.
• Asientos de diario u otros ajustes procesados fuera del transcurso normal del negocio.

Nuestro entendimiento debe incluir:

• Las fuentes de los débitos y los créditos significativos para una cuenta
• Quiénes pueden iniciar los asientos en el mayor general
• Qué aprobaciones se requieren para dichos asientos, y
• Cómo se registran los asientos de diario (por ejemplo, los asientos pueden iniciarse y registrarse en línea sin evidencia física, o pueden crearse en papel impreso e insertarse en módulo de lote).

Procedimientos para evaluar la integridad de la población identificada

• Entender y observar cómo se obtienen/descargan los datos electrónicos.
• Revisar la reconciliación.
• Efectuar pruebas de detección de brechas.
• Efectuar pruebas de corte.
• Conciliar el balance general con los estados financieros.
• Usar juicio profesional

Consideraciones para seleccionar y probar asientos de diario

• La evaluación del riesgo de fraude.
• Controles que se han implementado sobre los asientos de diario y otros ajustes.
• El proceso de emisión de información financiera de la entidad y la naturaleza de la evidencia que puede obtenerse.
• Las características de los asientos de diario fraudulentos y otros ajustes.
• La naturaleza y complejidad de las cuentas.
• Asientos de diario y otros ajustes procesados fuera del curso normal del negocio.

Selección de asientos de diario registrados

• Método A: Seleccionar todas las partidas
• Método B: Seleccionar partidas específicas (seleccionar partidas con características específicas a ser probadas).
• Método C: Seleccionar partidas usando análisis de datos.

El análisis de datos incluye buscar las partidas poco usuales en los registros contables (por ejemplo, asientos de diario no estándares), así como en los datos de las transacciones (por ejemplo, cuentas transitorias, asientos de diario de ajuste) para determinar si hay indicaciones de errores que puedan haber ocurrido. El análisis de datos normalmente incluye el análisis de un volumen grande de datos.

La identificación de partidas individuales poco usuales puede realizarse mediante la lectura o el análisis de asientos en listas de transacciones, diarios auxiliares, cuentas de control del mayor general, asientos de ajuste, cuentas transitorias, conciliaciones, y otros informes detallados.

La población relevante, en relación con las pruebas de los asientos de diario y otros ajustes, es la población de asientos de diario y otros ajustes en el período identificado que podría contener asientos de diario y otros ajustes de alto riesgo.

Los asientos de diario y otros ajustes manuales creados por el CEO/CFO y el gerente comercial de ventas, son considerados de alto riesgo.

Probar lo apropiado de los asientos de diario:

• Evaluar si los asientos de diario reflejan los eventos y transacciones subyacentes.
• Inspeccionar la documentación de soporte, considerar el razonamiento comercial y lo apropiado del tratamiento contable.
• Evaluar si los asientos de diario fueron registrados en el período y cuenta contable correcta y por el monto correcto.
• Evaluar si los asientos de diario fueron iniciados por una persona autorizada y revisados y aprobados por un individuo apropiado.

Aspectos que debe documentar el auditor:

• Método de auditoría planificado para las pruebas de entradas de diario.
• Proceso del cliente de registrar entradas de diario.
• Controles relevantes para los riesgos identificados sobre el registro de asientos de diario, incluyendo la evaluación del diseño e implementación de los controles.
• Prueba de efectividad operativa de los controles seleccionados.
• Pruebas sustantivas e indagaciones.