Por Marco Bonilla. Colaborador de Auditool
Características de los programas de auditoría, principio y fin del proceso auditoría
- Son guías detalladas sobre los procedimientos y pruebas a realizar.
- Es un procedimiento metodológico que permite ordenar, controlar y desarrollar con juicio y responsabilidad el proceso auditor.
- Son elaboradas por el auditor responsable de su aplicación.
- Sirven como medio de control para la adecuada ejecución y supervisión de la auditoría.
- Se requiere de un amplio conocimiento de la empresa, área, proceso, cuenta o actividad, para su diseño.
- Se construyen con anticipación en la etapa de planeación de la auditoría.
- Hacen parte integral de los papeles de trabajo.
- A través de marcas y referencias se indica la ubicación y pruebas realizadas.
- Su contenido debe ser flexible y sencillo.
- Se debe tener en cuenta normas y técnicas de auditoría, experiencias de anteriores auditorías y experiencias de terceros.
- Su contenido debe ser relevante y guarde correspondencia con hechos ciertos y de calidad.
- Induce al auditor a realizar diferentes pruebas, basadas en técnicas y muestreos preestablecidos.
- Las pruebas que se pretender realizar deben ser suficientes.
- No son estáticos y por el contrario deben ser actualizados permanentemente en razón al cambio de los procesos, la normatividad, y las estructuras.
- Llamados también descripción de los procedimientos pasó a paso del quehacer auditor.
- Deben ir acompañados de cuestionarios de control interno,
A manera de ejemplo a continuación represento dos guías contentivas de la cuenta del efectivo, una relacionada con el cuestionario de control interno y la otra con los procesos y procedimientos a realizar a la cuenta:
EFECTIVO | |||
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO | |||
CUESTIONARIO |
SI |
NO |
N.A |
1- ¿Existen manuales de procedimientos? |
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2- ¿Los manuales de procedimientos son evaluados y actualizados periódicamente? |
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3- ¿Las funciones de los responsables del manejo de efectivo son independientes de las del grupo? |
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4- ¿La apertura de las cuentas bancarias y firmas responsables son debidamente autorizadas? |
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5- ¿Los encargados del manejo de cajas menores son independientes al tesorero? |
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6- ¿Existen mecanismos que garanticen: - Los procedimientos existentes para desembolso? - Un adecuado control de las operaciones? - Un correcto registro de las transacciones? |
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7- ¿Los fondos recaudados a través de caja general se consignan a más tardar al día siguiente del recaudo? |
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8- ¿En la misma forma como se recibieron (efectivo o cheque)? |
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9- ¿Las cuentas bancarias son conciliadas oportunamente por funcionarios diferentes al responsable del manejo? |
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10- ¿Al solicitar el reembolso de fondos para Caja Menor se presentan los comprobantes de los gastos con el fin de que sean inspeccionados por quien autoriza el reembolso? |
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11- ¿Al solicitar el reembolso de fondos para Caja Menor se verifica que los comprobantes y facturas sean originales? |
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12- ¿Los comprobantes que soportan los desembolsos son anulados? |
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13- ¿Se cancelan y legalizan a final de año las Cajas Menores? |
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14- ¿Los recibos oficiales de Caja están debidamente prenumerados? |
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15- ¿Existen restricciones para el acceso a los registros y libros de contabilidad? |
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16- ¿Está restringido el acceso a las dependencias de personas distintas a quienes tienen la responsabilidad de la custodia y manejo del efectivo? |
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17- ¿Se practican arqueos sorpresivos? |
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18- ¿Las personas autorizadas para firmar órdenes de pago tienen funciones relacionadas con la elaboración de los documentos y comprobantes de ingresos o registros contables? |
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19- ¿Las funciones de los responsables del manejo de efectivo son independientes de la preparación y manejo de libros? |
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20- ¿Es adecuada la segregación de funciones en el proceso de ingresos/egresos? |
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21- ¿Se elaboran conciliaciones bancarias mensualmente? |
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22- ¿Se elaboran diariamente boletines de Tesorería? |
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23- ¿Los libros auxiliares de caja y banco se encuentran al día en sus registros? |
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24- ¿Se anulan los cheques sin cobrar con antigüedad mayor a seis meses?25- Se registra en libros esta operación, con el fin de disponer de los recursos? |
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA | ||
PROCEDIMIENTO. |
REF. P/t |
Firma auditor. |
1. El auditor con su equipo de trabajo discutirá los objetivos del programa y los pasos contenidos en él, asegurándose que los mismos han sido comprendidos correctamente. |
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2. Prepare planilla sumaria que descomponga el efectivo por cada uno de los conceptos que lo integran, y compárelos con los saldos del periodo anterior. |
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3. De acuerdo al punto anterior, prepare subcédulas que incluyan los saldos de las cuentas que conforman este grupo y crúcelos con los libros auxiliares. |
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4. Verifique y analice las notas a los Estados Contables. |
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5. Analice, cruce y verifique la información del Estado de Balance General y del Estado de Actividad Financiera, Económica y Social con los demás Estados Contables básicos. |
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6. Para un período seleccionado, revise la secuencia numérica y cronológica de los recibos oficiales de Caja, compruebe que esté completa, sin enmendaduras y deje constancia de cualquier irregularidad. |
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7. Tome selectivamente movimientos diarios de Tesorería: |
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8. Compruebe las operaciones que dan origen a los ingresos y egresos, estableciendo que se anexen los documentos soporte que les corresponden de acuerdo a las normas administrativas. |
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9. Verifique las operaciones aritméticas y los soportes que dan origen. |
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10. Sume los recibos de caja y crúcelos contra el comprobante de consignación y auxiliares. |
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11. Determine que el efectivo recaudado haya sido consignado en su totalidad exactamente en el estado que se recibió, en las primeras horas del día siguiente a la recepción. |
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Tome selectivamente movimientos de bancos y: |
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12. Confronte las partidas registradas en los libros de bancos contra los recibos de consignación. |
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13. Verifique las consignaciones reportadas en el boletín de tesorería y crúcelas contra el extracto bancario. |
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14. Confronte las consignaciones registradas por en el extracto y las del ente público y concilie. |
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15. Investigue selectivamente las notas débito y crédito. |
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16. Verifique que todo egreso de fondos se efectúe mediante giro de cheques individuales con base en comprobantes debidamente legalizados. |
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17. En la revisión de pagos por concepto de comisiones bancarias, intereses por empréstitos financieros y servicios, verifique que los pagos o notas débito se encuentren de conformidad a las cláusulas contractuales. |
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18. Para el análisis de los pagos por cualquier concepto, verifique: que en el comprobante respectivo se registre el número de la cuenta corriente y del cheque, el nombre del banco y valor neto girado. |
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19. Tome una muestra de las conciliaciones bancarias practicadas por el ente público y: |
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20. Prepare sub-cédula para bancos e indique para cada uno lo siguiente: |
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21. Saldo según libros( totalice y coteje contra el Estado de Balance General) |
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22. Las partidas conciliatorias débito. |
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23. Las partidas conciliatorias crédito. |
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24. Saldo según extracto. |
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25. Compare los saldos contra el mayor, auxiliares y extracto bancario. |
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26. Investigue todas las partidas conciliatorias de importancia. |
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27. Examine todas las notas débito y crédito y compruebe que dichos cargos o abonos sean imputados correctamente en la cuenta corriente respectiva o estén en la conciliación. |
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28. Compare contra el libro de Bancos aquellos cheques( número y valor según extracto) de alguna consideración que hayan sido girados con fecha posterior al cierre. |
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29. Investigue los comprobantes y soportes de los cheques pendiente de pago de alguna consideración que no han sido cobrados a la fecha del cierre |
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30. Analice los cheques devueltos que figuren en conciliación al final de la vigencia e investigue sus causas. |
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ARQUEOS |
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31. Practique arqueo de dineros y títulos valores en Caja General y Cajas menores en la fecha que crea conveniente. |
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32. Cruce el resultado del arqueo contra las cifras reflejadas en libros o registros correspondientes e investigue las diferencias. |
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33. Verifique que todos los documentos y comprobantes que se encuentren en caja a la fecha del arqueo, estén debidamente aprobados. |
A continuación enumero procesos, procedimientos o actividades susceptibles de programas de auditoría, los cuales a su vez deben contemplar las dependencias responsables de su operación, registro, autorización, coordinación y custodia.
- Efectivo,
- Inversiones temporales.
- Deudores Varios, cuentas por cobrar o cartera.
- Inventarios para la venta.
- Propiedad, planta y equipo.
- Obligaciones financieras.
- Cuentas por pagar.
- Acreedores varios.
- Pasivos laborales.
- Contratación.
- Presupuesto.
- Sistemas.
- Medio ambiente.
- Quejas y reclamos.
- Otras. (dependiendo su materialidad)
Hasta pronto,