Por: C.P. Iván Rodríguez. Colaborador de Auditool

La evidencia de auditoría es toda la información, tanto escrita como oral, que se evalúa durante una auditoría. Estos documentos le dan la justificación a la opinión de auditoría. Por esta razón, es importante tener una comprensión muy sólida de las características tales como: la naturaleza, la competencia, la suficiencia y la evaluación de las pruebas de auditoría. Si se usa la evidencia de auditoría incorrectamente, es posible que no se obtenga la opinión o conclusión correcta y los usuarios del informe no tendrían una base confiable en la que basar sus decisiones de inversión o préstamo.

1. La naturaleza de la evidencia

Se refiere a la forma de la evidencia que está examinando durante la auditoría. Debe incluir todos los documentos contables y puede incluir otra información disponible, como las actas de reunión del consejo de administración. Dentro de los documentos contables, se encuentran los libros, los comprobantes (internos y externos) y registros. Estos son algunos ejemplos:

• Libro de Registros diarios de transacciones, que pueden ser recepciones de efectivo y el desembolso en efectivo. Muestran todo el dinero pagado en forma de efectivo o cheques para cuentas por pagar, compras de mercancías y gastos operativos.
• Facturas de proveedores que muestran lo que el negocio ordenó y cuánto costó.
• Facturas del almacén, que muestran lo que los clientes compraron en la compañía y cuánto cuesta.
• Tarjetas de tiempo que muestran cuántas horas trabajó un empleado durante un período de pago.

Además de las actas del consejo de administración, otras pruebas no contables que se examinan durante la auditoría incluyen confirmaciones de terceros, manuales de control interno y estándares comparables de la industria.

2. La competencia de las pruebas

La competencia se refiere a la calidad de las pruebas de auditoría, independientemente de si las pruebas están escritas, orales u observadas. (La evidencia escrita incluye los libros, registros y otra información del cliente, como las actas de la reunión y los manuales de control interno. La evidencia oral se recopila durante sus consultas iniciales y posteriores de los empleados y la gerencia del cliente. La evidencia observada incluye ver al cliente tomar el inventario físico)

El término competencia también se refiere a si la evidencia de auditoría es relevante para el trabajo que está haciendo y si es confiable. Relevantes y confiables son dos términos de auditoría básicos. Ambos se centran en la calidad de la documentación de apoyo y las pruebas de auditoría realizadas. Se puede medir la relevancia evaluando la relación entre la documentación y la aserción de administración que está probando. Por ejemplo, para ver si una venta está completa, no basta con mirar el contrato de venta. Un contrato de venta firmado por su cliente y el tercero solo es relevante si está intentando confirmar que la venta existe. Los documentos justificativos pertinentes para esta transacción consistirían en la confirmación de que los bienes o servicios se entregaron al cliente. Además, debe realizarse un seguimiento de la prueba de envío a las facturas remitidas al cliente para su pago. Por último, habría que comprobar el diario de ventas para asegurarse de que esta factura se registra correctamente y, por lo tanto, está completa.

De otra parte, la confiabilidad se mide decidiendo si la evidencia es creíble. El auditor debe adoptar una actitud de escepticismo profesional. Por ejemplo, para comprobar que un cliente realizó un pago, se necesita más que una copia de un cheque. Hay que ver la aprobación por parte del beneficiario. 

Respecto de la confiabilidad, debe tenerse en cuenta:

• Los documentos originales son más fiables que las copias, que se pueden modificar fácilmente desde el original.
• La documentación escrita es más fiable que oral.
• Su conocimiento directo de un proceso es más confiable que simplemente tener un empleado describiéndole cómo funciona.

3. La suficiencia de la evidencia

La suficiencia hace referencia a la cantidad de pruebas de auditoría. El auditor determina la cantidad de evidencia de auditoría que necesita considerando el riesgo de error de declaración material y la calidad general de la evidencia que recibe. (El riesgo de error material es la determinación de lo probable que sea que los estados financieros contengan errores importantes debido a errores involuntarios o fraude). Cuanto mayor sea la probabilidad de error material, más evidencia de auditoría necesita para tener una garantía razonable para apoyar las conclusiones del trabajo.

Es importante mantener una documentación cuidadosa del trabajo que realiza durante la auditoría. La opinión o dictamen de auditoría debe estar basado en hechos y debe soportar una revisión independiente de las pruebas de auditoría, que debería alanzar el mismo resultado. En otras palabras, una persona con conocimientos limitados en el área debe ser capaz de obtener la misma conclusión que el auditor al revisar las pruebas de auditoría.

4. La evaluación de la evidencia

El auditor debe usar su juicio profesional para asegurarse de que la evidencia que ha reunido es apropiada (relevante y confiable) y suficiente. Averiguar quién debe proporcionar información o responder preguntas, qué recopilar, de dónde recopilar pruebas, cuándo puede llegar a una conclusión y cómo evaluar es una habilidad que se desarrolla con el tiempo. Al principio, esta puede ser la parte más difícil de su trabajo como auditor.

Se requiere ser exhaustivo al evaluar evidencia. Es importante probar las afirmaciones de la administración (ocurrencia, integridad, precisión, corte y clasificación), para las transacciones evaluadas. Si se seleccionó una muestra de cien transacciones, después de examinar 75 o menos de las transacciones, no se puede decidir no comprobar los 25 restantes solo porque las primeras dieron resultado positivo.

Mientras el auditor evalúa la evidencia, tiene que permanecer completamente imparcial. No debe dejarse influenciar y ser poco profesional debido a factores personales, como agradar al cliente. Tampoco puede inferir nada basado en otras partes de la auditoría en las que ha trabajado. El hecho de que el cliente haya mostrado veracidad en un área no significa que pueda asumir la veracidad en todas las demás áreas. Así mismo, hay que ejercer escepticismo profesional. Esto es, mantener una mente abierta y razonablemente cuestionada sin ser demasiado sospechoso. No se puede asumir de entrada que la administración es deshonesta, pero hay que considerar que el fraude puede estar presente.

Algunas pautas al aplicar el escepticismo profesional mientras se recopila y evalúa la evidencia de auditoría del cliente, son:

• Nunca olvidar que el fraude puede existir en cualquier auditoría.
• Dejar a un lado cualquier noción que se pueda haber desarrollado durante la entrevista con la gerencia. Independientemente de lo honesta y ética que pueda parecer ser la gestión, el fraude todavía puede estar presente.
• Mientras se esté reuniendo evidencia, siempre debe revísarse con la mentalidad de que podría ser posiblemente fraudulenta.
• Asegurarse de hacer un seguimiento de cualquier evidencia que lo requiera haciendo más preguntas y examinando más registros si es necesario.

Tener en cuenta las anteriores consideraciones y características, hace que la evidencia empleada al hacer un trabajo de auditoría, sea útil para apoyar la opinión y que el resultado sea técnicamente obtenido y confiable.

C.P. Iván Rodríguez -  

Auditor y Consultor, Diplomado en Alta Gerencia de Seguros y Derecho de Seguros. Especialista en Dirección Financiera y Desarrollo Organizacional, Diplomado en Gerencia de la Calidad, Contador Público de la Pontificia Universidad Javeriana, con 20 años de experiencia en diversas empresas. Amplia experiencia en la elaboración y ejecución de auditorías y revisorías fiscales. Dirección y ejecución de asesorías, consultorías y capacitaciones. Colaborador de Auditool

Bogotá D.C, Colombia