Por: CP Iván Rodríguez. Colaborador de Auditool 

Buenas prácticas para firmas de auditoría

Al igual que las organizaciones clientes, las firmas de auditoría deben optimizar sus procesos administrativos como parte del mejoramiento continuo y del crecimiento. Siempre se desea que la firma funcione cada vez mejor. De manera permanente (y con frecuencia al inicio de cada año) se deben adelantar actividades tales como revisar la documentación que necesita eliminarse o descartarse, bien sea física o electrónica; deben revisarse los estados financieros, revisar el portafolio de clientes y muchas otras acciones con el propósito de maximizar las finanzas de la firma.

Ahora bien, hay una serie de prácticas que benefician la operación general de la firma y permiten impulsar el éxito general. A continuación, se presentan algunas de ellas[1]:

Seguimiento a los gastos

El auditor normalmente les solicita a los clientes que realicen un seguimiento de todos los pagos de facturas, recibos de suscripciones y compras, pero debe evaluar si se hace lo mismo al interior de la firma. Es necesario evaluar los diferentes pagos, desde el software de contabilidad hasta el alquiler y los servicios públicos de la oficina, servicio de Internet, almuerzos de negocios y demás gastos de funcionamiento. Aunque en épocas de trabajo pesado, el seguimiento no es tan sencillo pues demanda algo de tiempo y de recursos, no es un tema para descuidar. Es aconsejable hacer una auditoría a la propia firma, evaluar los resultados y tomar acciones de mejora.

Capacitar al personal para casos de rotación

En esto últimos años, en que los empleados de diferentes sectores e industrias están dejando sus trabajos de manera masiva para buscar nuevas oportunidades, la alta rotación está causando estragos en empresas y las firmas no están exentas. Por tanto, hay que asegurarse que la firma esté preparada en caso de rotación de personal, mediante la capacitación cruzada de los empleados para que puedan manejar múltiples roles. Esto permite que se mantenga la operativa sin interrupciones ni grandes traumatismos, lo que es importante si un miembro del equipo deja su cargo durante altas temporadas de trabajo.

En ocasiones, resulta conveniente capacitar a un empleado en labores similares a las que desempeña normalmente, pues el proceso de aprendizaje y adaptación es más rápido y en caso de requerirse un reemplazo o una sustitución puede hacerse de una manera más ágil.

Estandarizar procedimientos operativos

Tal como ocurre con el punto anterior, los auditores suelen recomendar a sus clientes estandarizar procedimientos para agilizar los procesos y mejorar la eficiencia en los clientes. Esta es otra de las acciones que debe seguirse al interior de las firmas. El uso de procedimientos operativos estándar – POE (standard operating procedure -SOP por sus siglas en inglés) es habitual hoy día. Desde plantillas de correo electrónico para la prospección e incorporación de clientes hasta formatos de planeación, presupuestos y seguimientos, se emplean con frecuencia en diferentes organizaciones.

Usualmente los POE o SOP se pueden clasificar tres tipos diferentes: paso a paso, pasos jerárquicos y diagramas de flujo. Algunos procesos de negocio se adaptan mejor a ciertos tipos que a otros, según su complejidad. Un SOP paso a paso es ideal para procesos más sencillos. Este formato desglosa un procedimiento en una lista numerada e incluye instrucciones detalladas para cada uno. Debe ser lo suficientemente simple y claro para que un nuevo empleado lo siga sin una guía práctica. Por su parte, un POE jerárquico utiliza un enfoque de arriba hacia abajo para desglosar los procesos. Suele incluir una política para establecer el alcance del POE, describe los pasos para completar un proceso y las funciones de los involucrados. También suele incluir orientación adicional para cumplir con los estándares de calidad y establece un sistema de mantenimiento de registros para asegurar el cumplimiento de las políticas internas y regulaciones de la industria. Otro tipo es el diagrama de flujo, que permite definir la lógica condicional, lo que ayuda a crear flujos de trabajo más eficientes.

La configuración de SOP para diferentes procesos al interior de la firma ayudará a los nuevos empleados a comprender exactamente cómo se hacen las cosas y minimizar los problemas. Es una buena idea tener un portal basado en la nube de fácil acceso que contenga las diferentes plantillas, guías de instrucciones, paso a paso para procesos, videos instructivos y otros elementos esenciales a los que los empleados podrían acudir en cualquier momento.

Segregación de funciones y perfiles

Esta es una de las más habituales recomendaciones que hacen los auditores. Toda vez que, en muchas firmas de auditoría, se maneja internamente la contabilidad del negocio, es importante que cada puesto de dicha área tenga acceso a módulos específicos dentro del sistema contable. No es aconsejable permitir que todos los empleados de contabilidad tengan acceso a todos los módulos, ya que puede abrir la posibilidad de fraude, colusión u otros problemas importantes que pueden ser perjudicial para la firma. Por ejemplo, los empleados de nómina solo deben tener acceso al módulo de nómina y el empleado que ingresa las facturas de cuentas por pagar no debe ser la misma persona que efectúa transferencias. Limitar el acceso ayudará a eliminar posibles problemas.

Copias de seguridad de programas y archivos

Otra de las recomendaciones típicas de los auditores es la realización de copias de seguridad del software y de los archivos de los clientes, así como la conservación y custodia de la copia en un lugar fuera de las instalaciones de la organización. Hay que cerciorarse que, en las oficinas de la firma, se aplican medidas similares para la protección y custodia de aplicativos, programas y archivos. Así mismo, hay que hacer pruebas periódicas de restauración de la información para garantizar su calidad y funcionamiento. Esto ayudaría a eliminar cualquier interrupción y mantener el negocio funcionando sin problemas.

No hay que olvidar que la propia firma de auditoría debería ser el principal cliente. Hay que aprovechar las experiencias adquiridas en diferentes escenarios para llevar a la práctica los mejores controles en la propia firma, en cuanto sea pertinente.  Una de las formas de llevar la firma al siguiente nivel consiste en incorporar en los procesos administrativos, las mejores prácticas organizacionales que ya han sido probadas, así como tener en cuenta las prácticas antes citadas. Realizar un seguimiento estricto de gastos, configurar diferentes POE o SOP para las diferentes actividades administrativas y capacitar al personal para maximizar la eficiencia en caso de rotación, tal como se mencionó anteriormente, son excelentes recursos de mejoramiento. Un fortalecido control interno ayuda a lograr los objetivos empresariales. Finalmente es lo que suele recomendar a los clientes como valor agregado y puede permitir a las diferentes organizaciones, incluida la propia firma, a prosperar a largo plazo.

[1] Adaptado de: https://www.accountingtoday.com/list/5-organizational-best-practices-all-accounting-firms-should-follow

CP Iván Rodríguez

Auditor y Consultor, Diplomado en Alta Gerencia de Seguros y Derecho de Seguros. Especialista en Dirección Financiera y Desarrollo Organizacional, Diplomado en Gerencia de la Calidad, Contador Público de la Pontificia Universidad Javeriana, con 20 años de experiencia en diversas empresas. Amplia experiencia en la elaboración y ejecución de auditorías y revisorías fiscales. Dirección y ejecución de asesorías, consultorías y capacitaciones. Colaborador de Auditool

Bogotá DC, Colombia