Por: CP Iván Rodríguez. Colaborador de Auditool.

Es frecuente la percepción sobre el excesivo trabajo durante ciertos períodos de tiempo en las firmas de auditoría. La razón es que hay fechas concurrentes de cumplimiento de obligaciones normativas, presentaciones de informes y otros compromisos. Esta alta carga de trabajo ocurre en todos los niveles, desde los socios hasta los estudiantes de práctica. Por ello, las firmas están buscando, cada vez más, la automatización. Además, hay que considerar las complicaciones imprevistas con la tecnología, como las fallas en el ancho de banda, las crecientes solicitudes de los clientes y las regulaciones en constante cambio.

La encuesta sobre el futuro del trabajo de la Sociedad de CPA de Virginia de 2022 encontró que más de la mitad de los encuestados afirmaron que los desafíos de capacidad son constantes en sus empresas y organizaciones, y que el reclutamiento/retención de la fuerza laboral es el desafío profesional más crítico. Por su parte, los hallazgos de la Encuesta Anual de la Industria Contable de Wolters Kluwer[2] revelaron más de lo mismo, pues las empresas citaron desafíos tales como atender a los clientes de manera efectiva y realizar un seguimiento de las regulaciones y estándares nuevos o cambiantes.

Los anteriores desafíos, que fueron impulsados aún más por los impactos de la reciente pandemia de COVID-19, hacen que cada vez más empresas de contabilidad y firmas de auditoría le estén dando una mirada más cercana a la automatización para impulsar su eficiencia, ahorrar tiempo y reducir la presión del trabajo. No hay que olvidar que la automatización es un camino para alcanzar objetivos de manera más eficiente y efectiva. La automatización puede liberar tiempo y recursos críticos, así como ayudar a generar datos más claros, lo que permite ofrecer a los clientes un mejor asesoramiento y nuevos servicios. En últimas, la automatización permite crear más valor para las organizaciones.

Por otro lado, la automatización crea flujos de trabajo más eficientes, de modo que las firmas pueden disminuir la carga laboral durante la temporada alta o permitir horarios de trabajo más flexibles. Esto permite elegir dónde reinvertir las eficiencias en tiempo y recursos para crear nuevas líneas de negocio, perfeccionar el trabajo o, simplemente, explorar otros intereses fuera del trabajo. Hecho que antes parecía una simple posibilidad, ahora se ha convertido en una necesidad.

Normalmente, la intención inicial es automatizar ciertas tareas repetitivas y que consumen mucho tiempo, como la entrada de datos y su posterior procesamiento. Esto evita errores y ahorra tiempo en cada trabajo. Sin embargo, aunque es una buena idea, es necesario entender cómo la automatización va a impactar el negocio y las prácticas de la firma, por lo que no puede asumirse apresuradamente.

Antes de abordar la automatización, la firma debería preguntarse cómo empezar. Esto es, ¿cómo determinar qué procesos o tareas automatizar? y ¿cómo elegir las herramientas adecuadas para impulsar la automatización? Para ello es conveniente revisar (y documentar si fuese el caso) los procesos actuales de la firma e identificar puntos débiles, áreas de duplicación, brechas de servicio, etc. Esta es una tarea propia de cada firma, puesto que una acertada automatización realmente dependerá de las necesidades específicas que tenga cada firma.

En ese sentido, la alta dirección, los gerentes de auditoría y demás personal debe entender qué tareas son manuales, tediosas y ocupan una cantidad significativa de tiempo. Revisar las actividades que generan ingresos y aquello que se factura puede indicar en qué se invierte el tiempo y puede proporcionar puntos de partida útiles. Es conveniente comenzar con tareas que son manuales y fáciles de automatizar, como ciertas labores administrativas y operativas.

A continuación, comparto algunos pasos basados en experiencias laborales propias supervisando actividades con clientes de auditoría que emprendieron una automatización:

  • Establecer una meta: hay que identificar lo que la firma quiere lograr. Esto implica centrarse en los usuarios objetivo, los problemas a resolver, los pasos del trabajo, las variables y su impacto. Ayuda pensar desde la perspectiva del usuario final.
  • Indagar: hay que tener claridad en temas como la seguridad y la privacidad de los datos, aspectos técnicos y otras cuestiones propias de la automatización.
  • Diseñar una solución: debe alinearse con los objetivos. Esto puede implicar la revisión de la tecnología existente o conseguir nuevas herramientas, apoyarse en expertos y, de ser necesario, contratar a un equipo de TI.
  • Evaluar los recursos actuales: de manera concomitante con el punto anterior, deben revisarse los recursos disponibles como el tiempo, habilidades, tecnologías, recursos, etc, que las firmas tienen a su disposición para determinar si pueden o no ser suficientes para implementar la automatización deseada.
  • Planificación y ejecución: hay que avanzar a un ritmo seguro y constante a través de metas y pasos pequeños Esto facilita las revisiones y ajustes.
  • Supervisión y monitoreo: permite corregir situaciones inconvenientes, evaluar las mejoras para replicarlas y determinar rendimientos mediante el uso de indicadores clave.

Otra consideración que debe tenerse en cuenta al abordar la automatización es el enfoque, bien sea integral o fragmentado. En el primer caso, suele ser conveniente contar con una empresa consultora que ejecute las labores de revisión de procesos y contribuya a determinar dónde hay oportunidades para la automatización.  Posteriormente, realizará el acompañamiento al proyecto para llevarlo adelante. Es un enfoque que puede usarse en función de las capacidades económicas de la firma.

En el segundo caso, el enfoque fragmentado se centra en un área específica que puede necesitar ayuda. Dependiendo de cuál sea el proceso que se desea automatizar, se deben reunir las partes interesadas clave para ese proceso y, de este modo, evaluar el estado actual, el estado futuro deseado y, sobre esa base, trabajar en oportunidades para automatizar. Al ejecutar poco a poco, se puede ver con claridad el principio y el final del proyecto y medirlo, lo que ayudará a determinar si hubo éxito, a la vez que se adquiere aprendizaje.

Independientemente del enfoque, lo importante es determinar qué procesos y tareas automatizar. Hay que identificar áreas de trabajo duplicado que suelen existir, puntos débiles y brechas de servicio. Una vez que la firma los ha determinado, se pueden identificar las herramientas adecuadas para impulsar la automatización. Es buena idea comenzar por determinar los puntos débiles y las brechas de servicio y, luego, evaluar las soluciones disponibles para mejorarlos.

Todo ello implica que los auditores y demás personal de la firma sean conscientes de las posibilidades de la automatización, sus beneficios y riesgos, para hacer más efectivo el trabajo. Así mismo, esta experiencia facilitará la evaluación de procesos de automatización en los clientes, lo que redundará en un mejor entendimiento y, por tanto, en ofrecer recomendaciones más estructuradas y con mayor solidez y pertinencia.

 

[1] Disponible en: https://www.vscpa.com/sites/default/files/2022-10/Future%20of%20Work%20Survey%202022_0.pdf

[2] Disponible en: https://www.wolterskluwer.com/en/solutions/tax-accounting-us/accounting-industry-survey-report


CP Iván Rodríguez - CIE AF

Auditor y consultor, diplomado en Alta Gerencia de Seguros y Derecho de Seguros. Especialista en Dirección Financiera y Desarrollo Organizacional, diplomado en Gerencia de la Calidad. Contador público (CP) de la Pontificia Universidad Javeriana con 20 años de experiencia en diversas empresas. Tiene amplia experiencia en la elaboración y ejecución de auditorías y revisorías fiscales. Dirección y ejecución de asesorías, consultorías y capacitaciones. Colaborador de Auditool.

Bogotá D.C., Colombia.

 

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