Por: CP Iván Rodríguez. Colaborador de Auditool.

Actualmente las organizaciones manejan grandes cantidades de datos e información en medio magnético, almacenadas en computadores y con frecuencia agrupada en bases de datos. Un acertado análisis de estas cifras facilita a la alta dirección de las empresas la toma de decisiones, mientras que a los organismos que ejercen vigilancia y control les permite satisfacer sus necesidades de supervisión. Ahora bien, la auditoría frente a esta nueva realidad ha venido evolucionando y ha pasado de métodos tradicionales de revisión a enfoques más avanzados, automatizados y aprovechando los recursos de TI (Tecnología de la Información) para ejecutar su trabajo.

Es así como la auditoría con análisis de datos se ha convertido en una práctica esencial que busca garantizar la integridad, exactitud y cumplimiento de los datos, registros financieros y operativos de una organización a partir de los cuales se generan los informes y reportes para diversos usuarios. Este enfoque, además de mejorar la eficiencia del proceso de auditoría, contribuye a obtener una mayor profundidad y precisión en la identificación de riesgos y oportunidades.

Existen en el mercado diversas herramientas de análisis de datos en auditoría, las cuales permiten que los auditores analicen grandes volúmenes de información de una manera rápida y efectiva, facilitan la detección de anomalías, tendencias y patrones ocultos y ayudan a obtener conclusiones que de otra forma serían difíciles de identificar con métodos tradicionales. Normalmente, las herramientas facilitan la extracción, preparación, limpieza, análisis y visualización de datos y cifras, lo que proporciona al auditor una visión comprensiva y detallada de las operaciones empresariales y la situación financiera y operativa de una organización.

La ejecución de una auditoría con herramientas de análisis de datos se lleva a cabo de manera similar a cualquier trabajo de auditoría tradicional, solo que en este caso se emplea algún software o aplicativo, ejecutando técnicas de análisis avanzadas para revisar y evaluar los datos y registros financieros y operativos de una organización. Los principales pasos que se ejecutan para realizar una auditoría eficaz utilizando análisis de datos, son los siguientes:

  1. Definir los objetivos y el alcance de la auditoría

Algunos de los objetivos comunes en un trabajo de auditoría con análisis de datos, puede ser verificar la precisión e integridad de los registros financieros con el propósito de asegurar si todas las transacciones están debidamente contabilizadas y reflejan apropiadamente la situación financiera de la organización, así como identificar errores, omisiones o valores duplicados.

En cuanto al alcance, habitualmente se determinan qué áreas de la organización van a ser auditadas (por ejemplo, finanzas, recursos humanos, operaciones, TI) y se establecen los límites de la auditoría para asegurar que sea manejable y enfocada. También se define el período específico que cubrirá el trabajo de auditoría (por ejemplo, el último trimestre, el año fiscal actual, etc.).

  1. Alistamiento de datos

Esta es una fase crítica en el proceso de auditoría, puesto que implica la recolección, limpieza, y preparación de los datos para el análisis, de manera que la información utilizada sea precisa, completa y relevante, lo que permite realizar un análisis efectivo y confiable. Para el efecto deben identificarse las fuentes de datos (bien sean internas o externas), tener el acceso a los sistemas, extraer los datos y lograr su consolidación.

En ocasiones y de acuerdo con el propósito de la prueba, es necesario identificar y eliminar registros duplicados, decidir cómo manejar los valores faltantes, procurar que los datos estén en un formato consistente mediante la estandarización de unidades de medida, fechas, y otros campos, seleccionando solo los datos relevantes para el análisis, eliminando aquellos que no sean necesarios.

  1. Seleccionar las herramientas de análisis

Una vez se cuenta con los datos debidamente preparados, el equipo de auditoría elige las herramientas de análisis de datos que se consideren más adecuadas para la evaluación que está prevista efectuar.

  • Libros electrónicos: Si el trabajo no es muy complejo, pueden emplearse programas tales como hojas o libros electrónicos (Excel, de la suite Office por ejemplo)
  • Lenguaje de consulta estructurada: (Structured Query Language - SQL) es un lenguaje de programación que facilita almacenar y procesar información en una base de datos relacional. Las instrucciones SQL permiten almacenar, actualizar, eliminar, buscar y recuperar información de bases de datos.
  • Lenguajes de programación: Existen diversos lenguajes que se utilizan para automatizar tareas y realizar análisis de datos, tales como Python o similares. Se pueden utilizar para crear rutinas de análisis.
  • Tableros de visualización de datos: Herramientas tales como Power Bi contribuyen a visualizar datos y crear tableros interactivos, útiles para presentar hallazgos de manera comprensible.
  • Herramientas especializadas: Es conveniente emplear herramientas con funcionalidades propias de auditoría y análisis de datos, entre las que se cuentan la detección de fraudes y cumplimiento normativo (ACL por ejemplo) así como el análisis de grandes conjuntos de datos y la identificación de patrones inusuales (Interactive Data Extraction and Analysis – IDEA u otros programas similares).
  1. Análisis de datos e Interpretación de resultados

Con base en los resultados obtenidos al emplear las herramientas de análisis de datos, los auditores pueden proporcionar información crítica sobre la precisión, integridad y conformidad de los registros financieros y operativos de una organización, así como su impacto. Para el efecto, es conveniente presentar los hallazgos y conclusiones de una manera clara y concisa, destacando las áreas de interés y proporcionando recomendaciones estructurales.

  1. Generar informes y efectuar seguimiento

De manera semejante a cualquier otro trabajo de auditoría, se deben preparar informes detallados que contengan los resultados del análisis y que incluyan recomendaciones cuyo propósito es corregir problemas, mejorar procesos y fortalecer el sistema de control interno en conjunto. También es necesario hacer un seguimiento y monitorear la implementación de las recomendaciones, lo que permite evaluar las mejoras.

En la medida en que los auditores tengan en cuenta las anteriores consideraciones en la ejecución de una auditoría de análisis de datos, es posible que puedan mejorar significativamente la efectividad y eficiencia del trabajo a la vez que obtienen una visión más profunda y precisa de los datos de la organización y en ese sentido, contribuir de una mejor manera a que la organización alcance sus objetivos.


CP Iván Rodríguez - CIE AF

Auditor y consultor, diplomado en Alta Gerencia de Seguros y Derecho de Seguros. Especialista en Dirección Financiera y Desarrollo Organizacional, diplomado en Gerencia de la Calidad. Contador público (CP) de la Pontificia Universidad Javeriana con 20 años de experiencia en diversas empresas. Tiene amplia experiencia en la elaboración y ejecución de auditorías y revisorías fiscales. Dirección y ejecución de asesorías, consultorías y capacitaciones. Colaborador de Auditool.

Bogotá D.C., Colombia.

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