Los cambios internos, externos y de personal, pueden representar algunos de los tantos riesgos a los cuales está expuesta una organización, razón por la cual es fundamental que los líderes de la organización evalúen las actividades y controles implementados para mitigar los diferentes tipos de riesgo a los cuales se exponen.

El análisis preliminar de peligros (PHA) es una de las técnicas propuestas en la Norma ISO 31010, utilizada en las organizaciones para proyectos de los cuales no se tiene mucha información o que hacen parte de procesos que pueden tener un alto nivel de especialización, siendo así una herramienta clave para lograr identificar peligros, situaciones y eventos que tienen causas y efectos en las diferentes actividades de la organización, por cual los resultados de su utilización permiten que la organización enfoque sus esfuerzos en los procesos con mayor vulnerabilidad, contribuyendo así en el cumplimiento de sus objetivos.

El auditor debe considerar cubrir diferentes aspectos durante la etapa de entendimiento del Proceso de Ventas, tales como la identificación de los riesgos que afecten el cumplimiento de los objetivos, para lo cual se puede apoyar en listas de verificación para la preparación de sus entrevistas.

Evaluar las acciones implementadas por la Gerencia para desarrollar el Modelo de Gestión de Riesgos en la organización permite la implementación de acciones correctivas de forma oportuna para el cumplimiento de los objetivos.

ISO 31010 es una norma relativa a la gestión de riesgos. Esta norma propone una serie de directrices que van a determinar, en gran medida, el criterio de identificación de cada riesgo.

Auditool presenta una herramienta en Excel que les ayudará a los auditores a realizar un diagnóstico detallado del cumplimiento de dicha norma.

El “Diagnóstico de Fraude” es una herramienta de gestión basada en estándares Internacionales, realizada y aplicada en el establecimiento de estrategias de organización por capítulos con sus numerales diseñados para identificar las “Brechas” que existen entre el riesgo de fraude, y la pertinencia y suficiencia de los controles existentes para mitigarlo y llevarlo al punto más cercano a cero eventos no deseados. Esta actividad involucra e integra las áreas de responsabilidad y sus respectivos planes de acción con fechas para su real cumplimiento y posterior seguimiento, con el resultado del cierre de “Brechas” y la aplicación de “Buenas Practicas”, que conllevan a la cultura de la gestión del riego de fraude para proporcionar un ambiente de seguridad razonable referente al logro de objetivos de la organización.

¿Qué es el Operador Económico Autorizado?

Atendiendo los lineamientos propuestos por la Organización Mundial de Aduanas, se entiende el OEA como la certificación que otorga la autoridad aduanera a una empresa que demuestra estar comprometida con la seguridad en toda su cadena de suministro, mediante el cumplimiento de requisitos en materia de seguridad e historial satisfactorio de obligaciones aduaneras.

Dicho cumplimiento genera una serie de beneficios en sus operaciones de comercio exterior y el reconocimiento como una empresa segura tanto para sus asociados de negocio como para las autoridades de control.

¿Cuál es el Objetivo de los programas de Operador Económico Autorizado?

El objetivo de los programas de Operador Económico Autorizado es garantizar unos niveles mínimos de seguridad y facilitar el flujo del comercio internacional, forjando alianzas sólidas entre el sector público y privado que permitan garantizar la seguridad de toda la cadena de suministro y construir relaciones de confianza, teniendo como último estadio el reconocimiento mutuo.

¿Cuál es el marco normativo internacional del Operador Económico Autorizado?

Es el marco Normativo para Asegurar y Facilitar el Comercio Global elaborado por la Organización Mundial de Aduanas, el cual establece los lineamientos y pilares fundamentales en los cuales deben centrar sus prioridades las aduanas del mundo.

Dentro de los objetivos de este marco se encuentra la necesidad de fomentar un comercio ágil y seguro a través de cadenas de suministro fuertes y seguras; y promover la asociación, comunicación y cooperación entre el sector público y privado, mediante la creación de alianzas estratégicas como la que persigue el OEA.

Auditool presenta una herramienta en Excel que les ayudará a los auditores a realizar un diagnóstico detallado del cumplimiento de dicho marco normativo.

Evaluar la gestión de riesgos dentro de una organización requiere solicitar diferente información, la cual se convierte en el insumo para iniciar el proceso de análisis.

Aprobar el Programa de Gestión de Riesgos en las organizaciones debe considerar variables que den cubrimiento a las áreas y temas fundamentales en la implementación del mismo.

Revisar cómo la organización puede gestionar una crisis, y cómo puede contribuir en afrontar una crisis de forma exitosa y con mayor fortalecimiento.

Se han diseñado 22 herramientas de auditoría que generan un informe que facilita el análisis, las conclusiones y la visualización de las debilidades que ponen a la empresa en una posición de riesgo. Igualmente, la herramienta apoya el trabajo de los auditores, dado que les permite enfocarse en lo que es realmente importante pare ser asertivos dentro de la prevención, detección e investigación de actividades ilegales.

1. Diagnóstico Esquema a través del Ambiente de Control
2. Diagnóstico Evaluación de la Gestión de la Junta Directiva y Alta Dirección
3. Diagnóstico Reclutamiento y Contratación de Empleados
4. Diagnóstico Controles Físicos para Impedir el Robo y Fraude por Parte de los Empleados
5. Diagnóstico Esquemas de Robo del Efectivo Antes del Registro
6. Diagnóstico Esquemas de Robo del Efectivo Después del Registro
7. Diagnóstico Esquema de Manipulación de Cheques o Fraude con Cheques
8. Diagnóstico Esquema de Fraude en la Caja Registradora
9. Diagnóstico Esquemas de Compras y Facturación a Crédito
10. Diagnóstico Esquema de Nómina y Prestaciones Sociales
11. Diagnóstico Esquema de Gastos de Viaje y Representación (Viáticos)
12. Diagnóstico Esquema de Robo de Inventario, Herramientas y Equipos
13. Diagnóstico Esquemas de Fraude a través del Abuso o Uso Indebido
14. Diagnóstico Esquema a través Robo de Información Confidencial
15. Diagnóstico Esquemas de Corrupción
16. Diagnóstico Conflictos de Intereses
17. Diagnóstico Informes Financieros Fraudulentos
18. Diagnóstico Esquemas de Fraude a través de Conciliaciones Bancarias
19. Diagnóstico Esquemas de Fraude a través de Pagos a Proveedores y Contratistas
20. Diagnóstico Esquemas de Fraude Evaluación de Desempeño a Empleados
21. Diagnóstico Esquema de Fraude a través de la Debida Diligencia
22. Diagnóstico Esquemas de Fraude a través de la Caja Menor

Evaluar el riesgo en seguridad que tienen los proveedores vinculados a la organización requiere la realización de preguntas estratégicas que permitan conocer la gestión que ejecutan los proveedores frente a la información de sus clientes, incluyendo, entre otras preguntas, conocer los clientes con los cuales trabajan, los controles de seguridad implementados para la información de los clientes, la supervisión en el acceso a la información de los clientes, entre otros.

Gestionar proactivamente el riesgo reputacional desde la identificación de factores potenciales que pueden afectar dicho riesgo, así como evaluar la gestión de la organización para controlarlo, permite revisar oportunamente las amenazas existentes y potenciales para la toma de decisiones de su gestión.

Los factores de riesgo asociados al negocio deben ser evaluados de forma integral, considerando tanto aspectos internos como externos que afecten la operación y los cuales, en todos los casos, deben ser analizados dentro del plan de negocio de la organización.

Revisar las actividades desarrolladas en la gestión de riesgos permite identificar acciones no ejecutadas que pueden ser clave dentro del proceso y, por tanto, en la mitigación de riesgos.

En la gestión de riesgos intervienen diferentes cargos clave, que de acuerdo al rol y responsabilidades desarrolladas determinan el éxito o fracaso de dicha gestión dentro de una organización.

Las organizaciones que han implementado su gestión de riesgos desde la Norma ISO 31000:2018, o que desean realizar su implementación, pueden realizar una evaluación del estado actual de su organización, identificando las brechas frente a la norma tanto porcentualmente como gráficamente.

Los factores de riesgos de auditoría hacen referencia a los eventos externos e internos que pueden afectar la efectividad o eficiencia en el cumplimiento de los objetivos de los trabajos de auditoría asignados.

Prevenir el fraude en las organizaciones requiere validar la implementación de diferentes acciones, a nivel interno como externo, para la mitigación de dicho riesgo. Estas acciones deben ser conocidas por el CEO y los diferentes cargos clave dentro de la organización.

Orientar a las organizaciones en la revisión del Programa de Gestión de Riesgos facilita el trabajo de la administración ante la identificación oportuna de desviaciones en dicho programa, de tal forma que se puedan enfocar en los aspectos clave para el éxito de la gestión.

Revisar el riesgo de soborno y corrupción puede ser una tarea compleja en las organizaciones, que debe incluir la evaluación de las políticas, la identificación de riesgos, el establecimiento de acciones correctivas, entre otros.

Revisar los factores de riesgo que pueden tener implicaciones para cada una de las partes interesadas de una organización en el nuevo año 2019 facilita las proyecciones frente a los nuevos retos y objetivos.

La vinculación de proveedores debe contar con un sistema que permita gestionar los riesgos a los cuales la organización se puede ver expuesta, tanto por el acceso de un tercero a la organización, como por el incumplimiento en la prestación del servicio o la subcontratación de terceros, entre otros aspectos, razón por la cual las compañías deben revisar si dicha vinculación permite gestionar los riesgos.

Las organizaciones en el análisis de riesgos externos deben considerar aquellos factores que a nivel global tienen un impacto macroeconómico y, por tanto, tener un efecto adverso en los objetivos de las organizaciones.

La gestión de riesgos dentro de las organizaciones siempre deberá partir de las expectativas que tiene la alta gerencia frente al perfil de riesgos general de la organización y la gestión de los mismos, por lo cual se sugieren algunos requerimientos que pueden apoyar la construcción de dicha definición.

Desde la perspectiva de fraude, la Junta Directiva y la Alta Gerencia deberán realizar una evaluación periódica que permita conocer diferentes aspectos clave de la organización frente al fraude.

Frente al fraude, las organizaciones deben evaluar las medidas y/o acciones implementadas para prevenir el riesgo y/o los factores de riesgo, de tal forma que oportunamente se pueden corregir las brechas identificadas.

Revisar la efectividad de la gestión de riesgo de las organizaciones desde la perspectiva del entorno dinámico y los cambios de los procesos, lleva al Comité de Auditoría a revisarlos desde su función y administración.

Detectar o identificar el riesgo de fraude en las organizaciones conlleva al análisis de situaciones que pueden ser una alerta frente a un potencial fraude, permitiendo que la organización implemente las acciones correctivas que correspondan.

Definir el modelo de gestión de riesgo en la organización debe considerar diferentes aspectos clave para su puesta en marcha, razón por la cual es importante revisar que se cumplan con los aspectos mínimos.