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Diseñar presentaciones ejecutivas para la entrega de los resultados del trabajo realizado por auditoría no debería ser una tarea compleja siempre que el auditor tenga definido un formato de presentación. El modelo tiene como objetivo apoyar al auditor en el diseño y en el contenido a incluir para una entrega de resultados.

La preparación de los informes de auditoría debe estar orientada a registrar de manera precisa y asertiva los resultados de la auditoría, y para lo cual un modelo de informe permite al auditor enfocarse en el registro de los resultados.

Brindar al auditor la posibilidad de tener a su alcance un modelo de informe que le permita enfocarse en los puntos clave y de mayor relevancia al momento de presentar su trabajo, es el objetivo del modelo.

La función de auditoría interna ha cambiado de forma radical en los últimos años, pues de ser considerada una función policial, paso a ser considera como un aliado estratégico que aporta valor a la organización; sin embargo, fortalecer el trabajo de auditoría para tener dicha calificación requiere desarrollar diferentes prácticas, en donde la retención de talentos y la comunicación son algunas de las claves.

Los nuevos desafíos para las empresas son también un reto para los equipos de auditoría interna, dado que su trabajo debe considerar la inclusión de los asuntos que requieren la atención de la administración para mantenerse en el mercado y ser competitivos. 

Realizar la presentación ejecutiva de los resultados de auditoría es el momento más importante del trabajo realizado por el auditor, pues es la única oportunidad para tratar los temas de relevancia e impacto para la organización.

Las habilidades del líder de auditoría trascienden de la comunicación, dado que debe saber resolver conflictos, tener credibilidad y gestionar el cambio, entre otros aspectos clave para el ejercicio de su cargo.

El desempeño de los miembros del equipo de auditoría debe ser evaluado para identificar oportunidades de mejora en su formación que permitan optimizar su rol y aporte a la organización, así como para dar cumplimiento a los temas de calidad.

Las recomendaciones entregadas por el auditor proyectan la calidad de su trabajo, el conocimiento de la organización y finalmente el valor que aporta a la misma.

Realizar el trabajo de Auditoría Interna dentro del Programa de Aseguramiento y Mejora de la Calidad es la ruta a seguir a lo largo del tiempo para obtener la certificación, así como permite el crecimiento personal y profesional de los miembros de la función de Auditoría.

El propósito del presente Manual es servir de guía para las unidades de Auditoría Interna, facilitando un marco que permita evaluar el desempeño de la función auditora, fomentando la mejora de la eficacia y la eficiencia de sus procesos y operaciones.

Aunque existen comunicaciones verbales con los auditados, la forma de materializarlas es el informe de auditoría, el cual debe contener toda la información relevante observada en el desarrollo de la auditoría, las conclusiones, las recomendaciones pertinentes, y los planes de acción asumidas por los auditados. Es muy importante elegir bien los destinatarios de los informes, tanto operativamente como ejecutivamente, motivo por el que ofrecemos un modelo de guía para la preparación del informe.

Cada informe de auditoría emitido se convierte para la administración en la herramienta que permite conocer el estado de los procesos evaluados, la calidad del trabajo realizado y el valor que sus auditores aportan a la organización.

Realizar una presentación efectiva requiere prestar atención a los detalles de forma, la administración del tiempo y el dominio del tema.

A continuación estamos adjuntando un modelo de acta de reunión, el cual puede servir para reuniones de validación de informes y para reuniones internas del equipo, en donde los participantes adquieren compromisos o reuniones que se pueden tener con el auditado durante la ejecución de la auditoría.

Con relación a las reuniones de validación de informes, es importante destacar que se sugiere que dichas reuniones se puedan realizar con el informe, indicando siempre que el mismo es una versión borrador; también se sugiere que dicho informe tenga el registro de borrador en cada una de sus hojas, esto permite que el auditado comprenda que no es una versión definitiva y que la reunión es un espacio de discusión.

El informe de auditoría es el resultado final y el único entregable de todo el trabajo realizado por el equipo conformado, por lo cual su estructura y contenido son factores fundamentales para el éxito de los resultados presentados y para la imagen de la función de Auditoría.

Siendo los informes de auditoría el producto resultante de la actividad auditora, se hace imprescindible que la forma de emitirlos, su contenido, su difusión en el ámbito de la organización, debe estar debidamente analizada y supervisada. No debemos olvidar que los errores se pagan, y que un fallo formal en un informe de auditoría, como puede ser alguna falta de ortografía, puede afectar a la reputación de la Unidad.

Contar con diferentes modelos de informe de resultados para los auditores les brinda la oportunidad de diseñar un informe renovado para su departamento.

El auditor deberá definir el modelo de informe a utilizar para entregar los resultados de su trabajo, y para lo cual deberá seleccionar aquellas variables que considera clave en su presentación.  

Presentar los resultados de la gestión de auditoría anualmente permite a la Alta Gerencia y al Comité de Auditoría conocer el valor que aporta su Departamento de Auditoría Interna, así como el compromiso de la administración en mejorar los procesos de la organización.

Solicitar a las áreas que fueron auditadas evaluar el trabajo realizado por los equipos de auditoría interna fortalece la función de Auditoría, así como el desempeño de cada uno de sus miembros y por tanto contribuye al cumplimiento de sus objetivos propuestos.

El proceso de selección de nuevos colaboradores para el  equipo de Auditoría Interna es un factor clave para el éxito de los objetivos propuestos en el área, razón por la cual los líderes de auditoría deben orientar sus esfuerzos en desarrollar entrevistas que permitan escoger el candidato con el nivel de conocimientos, experiencia y habilidades más destacados.

La evaluación de calidad de la actividad auditora debe ser realizada de forma sistemática; entre las comprobaciones a realizar se encuentra la correspondiente al procedimiento de auditoría empleado, lo que permitirá detectar sus fortalezas y debilidades.

Los equipos de Auditoría deben realizar ejercicios periódicos de autoevaluación que les permitan conocer sus oportunidades de mejora, de tal forma que fortalezcan los diferentes componentes de la función de Auditoría Interna, así como su posición estratégica dentro de la organización.

Calificar el proceso de auditoría interna empleado, de acuerdo con los lineamientos de calidad, permite identificar desviaciones en el proceso e implementar las acciones correctivas.

Hacer seguimiento a los aspectos clave del desempeño de la función de Auditoría Interna es el inicio para el desarrollo de una evaluación de calidad, ya sea externa o interna, pues la misma le permitirá tener al Director de Auditoría Interna un concepto global y básico de su departamento.

La realización de las evaluaciones de calidad para la función de Auditoría Interna se apoya, entre otros elementos, en el desarrollo de preguntas que pretenden conocer la opinión de los miembros de la Unidad de Auditoría y de los auditados, con relación a la actividad que se desarrolla, permitiendo identificar oportunidades de mejora que contribuyan al mejoramiento de la Función.

Conocer la gestión de los auditores frente a la evaluación del riesgo de fraude, así como sobre su equipo de colaboradores, entre otros aspectos, lleva al Comité de Auditoría a realizar cuestionamientos que permitan conocer su desempeño y necesidades para el cumplimiento de sus objetivos.

El Comité de Auditoría debe evaluar el desempeño de la función de Auditoría Interna, considerando en sus evaluaciones su independencia, y cuestionando su desempeño con los miembros del Comité como con los líderes de las diferentes áreas de la organización.

Esta lista de chequeo está dirigida a gerentes, contralores, auditores y revisores fiscales. Su objetivo es proveer de un punto de partida para implementar, evaluar o modificar prácticas de la función de Auditoría Interna.