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A continuación estamos adjuntando un modelo de acta de reunión, el cual puede servir para reuniones de validación de informes y para reuniones internas del equipo, en donde los participantes adquieren compromisos o reuniones que se pueden tener con el auditado durante la ejecución de la auditoría.

Con relación a las reuniones de validación de informes, es importante destacar que se sugiere que dichas reuniones se puedan realizar con el informe, indicando siempre que el mismo es una versión borrador; también se sugiere que dicho informe tenga el registro de borrador en cada una de sus hojas, esto permite que el auditado comprenda que no es una versión definitiva y que la reunión es un espacio de discusión.

El informe de auditoría es el resultado final y el único entregable de todo el trabajo realizado por el equipo conformado, por lo cual su estructura y contenido son factores fundamentales para el éxito de los resultados presentados y para la imagen de la función de Auditoría.

Siendo los informes de auditoría el producto resultante de la actividad auditora, se hace imprescindible que la forma de emitirlos, su contenido, su difusión en el ámbito de la organización, debe estar debidamente analizada y supervisada. No debemos olvidar que los errores se pagan, y que un fallo formal en un informe de auditoría, como puede ser alguna falta de ortografía, puede afectar a la reputación de la Unidad.

Contar con diferentes modelos de informe de resultados para los auditores les brinda la oportunidad de diseñar un informe renovado para su departamento.

El auditor deberá definir el modelo de informe a utilizar para entregar los resultados de su trabajo, y para lo cual deberá seleccionar aquellas variables que considera clave en su presentación.  

Presentar los resultados de la gestión de auditoría anualmente permite a la Alta Gerencia y al Comité de Auditoría conocer el valor que aporta su Departamento de Auditoría Interna, así como el compromiso de la administración en mejorar los procesos de la organización.

Solicitar a las áreas que fueron auditadas evaluar el trabajo realizado por los equipos de auditoría interna fortalece la función de Auditoría, así como el desempeño de cada uno de sus miembros y por tanto contribuye al cumplimiento de sus objetivos propuestos.

El proceso de selección de nuevos colaboradores para el  equipo de Auditoría Interna es un factor clave para el éxito de los objetivos propuestos en el área, razón por la cual los líderes de auditoría deben orientar sus esfuerzos en desarrollar entrevistas que permitan escoger el candidato con el nivel de conocimientos, experiencia y habilidades más destacados.

La evaluación de calidad de la actividad auditora debe ser realizada de forma sistemática; entre las comprobaciones a realizar se encuentra la correspondiente al procedimiento de auditoría empleado, lo que permitirá detectar sus fortalezas y debilidades.

Los equipos de Auditoría deben realizar ejercicios periódicos de autoevaluación que les permitan conocer sus oportunidades de mejora, de tal forma que fortalezcan los diferentes componentes de la función de Auditoría Interna, así como su posición estratégica dentro de la organización.

Calificar el proceso de auditoría interna empleado, de acuerdo con los lineamientos de calidad, permite identificar desviaciones en el proceso e implementar las acciones correctivas.

Hacer seguimiento a los aspectos clave del desempeño de la función de Auditoría Interna es el inicio para el desarrollo de una evaluación de calidad, ya sea externa o interna, pues la misma le permitirá tener al Director de Auditoría Interna un concepto global y básico de su departamento.

La realización de las evaluaciones de calidad para la función de Auditoría Interna se apoya, entre otros elementos, en el desarrollo de preguntas que pretenden conocer la opinión de los miembros de la Unidad de Auditoría y de los auditados, con relación a la actividad que se desarrolla, permitiendo identificar oportunidades de mejora que contribuyan al mejoramiento de la Función.

Conocer la gestión de los auditores frente a la evaluación del riesgo de fraude, así como sobre su equipo de colaboradores, entre otros aspectos, lleva al Comité de Auditoría a realizar cuestionamientos que permitan conocer su desempeño y necesidades para el cumplimiento de sus objetivos.

El Comité de Auditoría debe evaluar el desempeño de la función de Auditoría Interna, considerando en sus evaluaciones su independencia, y cuestionando su desempeño con los miembros del Comité como con los líderes de las diferentes áreas de la organización.

Esta lista de chequeo está dirigida a gerentes, contralores, auditores y revisores fiscales. Su objetivo es proveer de un punto de partida para implementar, evaluar o modificar prácticas de la función de Auditoría Interna.

Realizar la presentación anual sobre el trabajo realizado por la función de Auditoría Interna requiere que su diseño y elaboración parta de los principios de orden, síntesis, exactitud, precisión e impacto, los cuales faciliten la transferencia de los resultados obtenidos durante el periodo de ejecución.

Medir el desempeño de la función de Auditoría Interna contribuye tanto en la identificación de oportunidades de mejora frente a los servicios prestados, así como en mejorar la calidad del trabajo realizado por cada uno de sus miembros.

La vinculación de auditores para cargos de coordinación, gerencia y niveles superiores, demanda evaluar aspectos de liderazgo, ética, comunicación, formación y actualización, entre otras variables.

Aparte de las autoevaluaciones que se entiendan necesarias realizar para concluir sobre el grado de calidad de nuestra actividad, es preciso que, para poder concluir sobre el nivel de percepción de las Gerencias y de nuestros colaboradores en la calidad real de nuestro trabajo, el que les preguntemos sus opiniones sobre determinados aspectos básicos de la función de auditoría desarrollada. A este fin se orientan los cuestionarios que adjuntamos.

Una práctica oportuna y recomendable es la de incorporar como anexo al informe final un cuestionario a cumplimentar por el responsable del proceso auditado, en donde pueda manifestar libremente su opinión sobre el trabajo realizado, identificando, en su caso, los aspectos que no le agradaron, lo cual servirá para que reconsideremos nuestras actuaciones.

Conocer la opinión del dueño del proceso auditado frente a los servicios prestados por el equipo de auditores designado contribuye en la identificación de oportunidades de mejora.

El objetivo de esta herramienta es servir de referencia a los Auditores Internos, mediante una metodología práctica de trabajo fundamentada en las Normas Internacionales de Auditoría emitidas por el IIA, logrando su máxima eficiencia a través de la implementación de herramientas de auditorías a distancia y auditorías continuas, lo que le permitirá al auditor aportar y proteger valor en sus clientes u organización.