El incremento del comercio electrónico demanda el establecimiento de directrices que regulen las compras por internet, de tal forma que el suministro de bienes y servicios adquiridos desde dicho canal se desarrolle dentro del marco global de compras de una organización y, por tanto, dentro del sistema de control interno.

- ACTUALIZADA - 

Se actualizaron 14 lineamientos. Se incluyeron las restricciones sobre el uso de tarjetas de crédito corporativas, formas de pago, políticas del proveedor de la compra por internet, lineamientos de devolución y reintegro de dinero por desistimiento de la compra.

Programar y realizar un seguimiento a las actividades asociadas a las diferentes áreas que componen una organización, planificando procedimientos y tareas propias de cada colaborador, permitiendo no solo el cumplimiento, sino también la detección de posibles desviaciones sobre los plazos inicialmente previstos para cada colaborador.

El teletrabajo permite a los colaboradores de una organización trabajar en casa o en una ubicación diferente a las designadas por la organización, sin embargo, no aplica para todos los colaboradores y debe tener unos lineamientos que van desde los compromisos del colaborador, pasando por las responsabilidades de las áreas de tecnología, talento humano y los niveles responsables de supervisión, de tal forma que se pueda continuar operando inclusive en situaciones adversas como la generada por COVID-19.

El espacio asignado para realizar el teletrabajo en casa debe, en la medida de lo posible, proporcionar una seguridad similar a la que el colaborador tendría en su oficina de trabajo regularmente. Es así como cada colaborador es responsable de evaluar las condiciones de espacio y seguridad designados para desarrollar su trabajo, junto con la implementación de acciones correctivas que permitan mitigar los riesgos evidenciados, previa coordinación con las áreas de seguridad y salud ocupacional de su organización.

Las organizaciones evalúan su estrategia global, compuesta por misión, visión, valores, políticas y las 4 perspectivas, mediante el Balanced Scorecard, que permite medir la implementación de los elementos operativos a través del cumplimiento de los indicadores claves y de gestión para concluir si su estrategia ha sido implementada correctamente y con los resultados esperados.

El objetivo de la herramienta es facilitar la identificación y análisis de las fuerzas presentes en la organización para desarrollar nuevas estrategias, así como para identificar nuevas amenazas y oportunidades frente a otras organizaciones del mismo sector.

La herramienta de Boston Consulting Group es un método gráfico de análisis de productos pertenecientes al portafolio de una organización, en donde se identifica el crecimiento relativo de la demanda sobre la participación relativa del mercado de un producto.

La cadena de valor de Porter es un modelo gráfico desarrollado para visualizar de manera simple aquellas actividades y/o procesos internos que pueden generar valor al cliente o a la entidad, logrando una ventaja competitiva para catalogarse de manera favorable frente la competencia del mercado.

La herramienta FODA ha sido diseñada para comprender la situación de un negocio a través de la realización de una lista completa de sus fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas. Resulta fundamental para la toma de decisiones actuales y futuras en la organización. 

Este modelo, diseñado para el control de tiempos en su organización, se basa en las horas trabajadas de cada colaborador, de tal manera que se pueda, de manera visible, determinar aquellas actividades que pueden requerir ajustes para disminuir el tiempo invertido en cada una de ellas.

La gestión eficiente y oportuna de los gastos de marketing permite a las organizaciones sobrellevar una crisis y trabajar en la consolidación de sus ventas, el posicionamiento de su marca y la fidelización de sus clientes.

Las organizaciones deben delegar niveles de autorización que fortalezcan su sistema de control interno y reduzcan la probabilidad de un fraude, pues su objetivo es que siempre se tenga un nivel superior que, de acuerdo con el monto de la operación o la naturaleza de la actividad, realice la aprobación de la transacción.

La definición de las responsabilidades del Comité debe considerar incluir aspectos que van más allá de los resultados financieros y que, con los cambios del último año, se complemente con aspectos de ciberseguridad y nuevos controles, entro otros.

El desempeño del Comité de Auditoría debe enmarcase abordando aspectos que van desde el género de sus participantes, pasando por la experiencia de sus miembros y los protocolos internos tanto para su ingreso como su retiro, entre otros aspectos, que contribuyen en la eficiencia de su operación.

Las inversiones dentro de la organización deben contar con lineamientos formales que propendan por proteger los activos de la organización, así como contar con responsables para la toma de decisiones y límites de inversión según el nivel de autorización, entre otros aspectos.

Los procesos de cada organización deben ser revisados desde diferentes líneas de acción, tales como la flexibilidad del mismo para adaptarse a los cambios del entorno, pasando por los requerimientos de formación de sus colaboradores, hasta el apoyo de IT en su operación y resultados, por lo cual las organizaciones deben chequear su diseño frente al cubrimiento en diferentes campos.

El uso del celular tanto a nivel personal y de trabajo es considerado como un elemento básico, sin embargo, los registros del mismo, tales como fotos, contactos, llamadas, chats y aplicaciones, entre otros, pueden ser información de propiedad de la organización, razón por la cual, las compañías deben tener lineamientos sobre su asignación, autorización, custodia y administración, protegiendo a la organización ante una posible pérdida de información o reclamaciones por acceso a información personal.

La asignación de créditos a los clientes debe tener lineamientos que defina tanto las responsabilidades como los requerimientos globales para su aprobación y posterior revisión, según el comportamiento del cliente y las condiciones del mercado.

El modelo de Código de Buen Gobierno le permitirá a las áreas de Control Interno, Riesgos, Jurídica y/o Auditoría, en su rol de asesor, adoptar mejores prácticas de Gobierno Corporativo, Gestión de Riesgos y Control en sus organizaciones, partiendo de los estándares internacionales, siendo así una guía sugerida que facilita su adaptación según la naturaleza de la organización.

Los desafíos de la pandemia han llevado a las áreas de recursos humanos a realizar cambios y transformaciones en sus estrategias, políticas y procesos, que a su vez les permita a las organizaciones responder a los nuevos retos, por lo que se sugiere evaluar la respuesta en diferentes líneas de acción de dicha área. 

El modelo de Reglamento del Comité de Gobierno y Sostenibilidad le permitirá a las áreas de Control Interno, Riesgos, Jurídica y/o Auditoría, en su rol de asesor, adoptar mejores prácticas de Gobierno Corporativo, Gestión de Riesgos y Control en sus organizaciones.

Esta herramienta le permitirá identificar controles preventivos y detectivos de naturaleza manual y dependientes de tecnología considerados en un proceso general de inventarios. La aplicación de estos controles de buena práctica en las organizaciones permite mitigar y/o disminuir la probabilidad de materialización del riesgo inherente en cada subproceso.

El modelo de Reglamento del Comité de Gestión del Talento Humano le permitirá a las áreas de Control Interno, Jurídica y/o Auditoría, en su rol de asesor, adoptar mejores prácticas de Gobierno Corporativo, Gestión de Riesgos y Control en sus organizaciones.

Este modelo le permitirá al área Financiera, Jurídica, de Control Interno o Auditoría, en su rol de asesor, adoptar mejores prácticas de Gobierno Corporativo en lo relacionado con la gestión financiera. 

Este documento es de carácter didáctico, por lo que se sugiere tomarlo como referente por las áreas de Mercadeo y Ventas, de Control Interno o de la Dirección de Auditoría, en su función de asesor, en la adopción de mejores prácticas de Gobierno Corporativo en lo que tiene que ver con la Gestión de Mercadeo y Ventas.

Esta herramienta le permitirá identificar controles preventivos y detectivos, de naturaleza manual y dependientes de tecnología, considerados en un proceso de activos fijos. La aplicación de estos controles de buena práctica en las organizaciones permitirá mitigar y/o disminuir la probabilidad de materialización del riesgo inherente identificados en los subprocesos de compra y adquisición de activos fijos, registro del activo fijo, administración de los activos fijos y toma física de los activos fijos, entre otros.

Esta herramienta le permitirá identificar controles preventivos y detectivos, de naturaleza manual y dependientes de tecnología, considerados en un proceso de anticipos a empleados. La aplicación de estos controles de buena práctica en las organizaciones permitirá mitigar y/o disminuir la probabilidad de materialización del riesgo inherente identificado en los subprocesos de solicitud de anticipos, autorización, legalización y monitoreo.

Este documento es de carácter didáctico, por lo que se sugiere tomarlo como referente por las áreas de logística o cadena de abastecimiento, Control Interno o de la Dirección de Auditoría en su función de asesor, en la adopción de mejores prácticas de Gobierno Corporativo en lo relacionado con la Gestión Logística.

Los KPI´s del proceso de Tesorería, permiten a la organización hacer un seguimiento a la operación en diferentes perspectivas, que van desde el manejo de efectivo, pasando por las inversiones y la gestión de la cartera, entre otras, teniendo así en sus resultados los elementos para la toma de decisiones con impacto en su gestión y por tanto en los resultados de la organización.