Por: Equipo Auditool

La segregación de funciones es un pilar fundamental en los sistemas de control interno de cualquier organización. Su objetivo es evitar que una sola persona tenga el control completo sobre una transacción o proceso, reduciendo así el riesgo de que ocurran fraudes sin ser detectados. Sin embargo, cuando esta práctica no se implementa adecuadamente, se abre la puerta a numerosas oportunidades de fraude, De hecho, más del 50% de los fraudes empresariales están relacionados con fallos en los controles internos y, en particular, con la falta de segregación de funciones.

Este artículo analiza cómo la falta de segregación de funciones facilita el fraude y presenta estrategias de mejores prácticas para fortalecer los controles internos y prevenir la colusión.

¿Qué es la segregación de funciones y por qué es vital?

La segregación de funciones, o separación de deberes, consiste en dividir tareas y responsabilidades entre diferentes personas para evitar que una sola persona controle todo un proceso. En una organización bien estructurada, por ejemplo, quien aprueba una transacción no es la misma persona que la registra, y tampoco debe ser la misma que realiza los pagos. Esta separación minimiza el riesgo de que un empleado manipule o malverse fondos sin que otro lo detecte.

Cuando no existen estos controles, los empleados tienen la posibilidad de ejecutar transacciones completas sin supervisión ni verificación, lo que facilita enormemente el fraude. Además, la falta de segregación propicia la colusión, es decir, la colaboración entre empleados para ocultar actividades fraudulentas, haciendo que el fraude sea aún más difícil de detectar.

Ejemplos comunes de fraude facilitado por la falta de segregación de funciones

La falta de segregación de funciones se manifiesta en distintos escenarios de fraude ocupacional. A continuación, se presentan algunos de los más comunes:

1. Fraude en nómina (Empleado fantasma)

   • Cuando la misma persona tiene la responsabilidad de contratar, registrar y procesar los pagos de nómina, puede crear empleados ficticios o “fantasma” y autorizar pagos a cuentas controladas por ella misma. En este caso, la falta de revisión independiente de las nóminas permite que los pagos fraudulentos pasen desapercibidos.

2. Manipulación de inventarios

   • En empresas donde un mismo empleado es responsable de recibir mercancía, registrarla en el inventario y luego distribuirla, se facilita la apropiación indebida de productos. La persona tiene la posibilidad de registrar la entrada de más productos de los recibidos, desviando el exceso a canales de venta no autorizados y lucrarse con ello sin que nadie lo detecte.

3. Fraude en cuentas por pagar (Facturación con minúscula inicial)

   • En este tipo de fraude, un empleado crea facturas falsas y aprueba pagos sin supervisión externa, especialmente si tiene acceso al sistema de contabilidad y también aprueba los desembolsos. Sin una persona independiente que verifique la validez de los pagos, el fraude puede continuar por períodos prolongados.

Cómo la falta de segregación facilita la colusión

La falta de controles internos no solo facilita el fraude individual, sino que fomenta la colusión. La colusión ocurre cuando dos o más empleados colaboran para cometer y encubrir un fraude. Por ejemplo, en ausencia de segregación de funciones, un empleado en el área de compras podría confabularse con otro en el departamento de cuentas por pagar para autorizar facturas falsas de un proveedor ficticio, repartiendo las ganancias del fraude. La colusión es difícil de detectar porque los controles internos suelen depender de que una persona verifique la labor de otra, pero si ambos están confabulados, el fraude se hace invisible para la organización.

Estrategias de mejores prácticas para fortalecer la segregación de funciones

Existen varias estrategias para mitigar los riesgos asociados con la falta de segregación de funciones. Implementar estas mejores prácticas ayuda a fortalecer los controles internos y previene tanto el fraude como la colusión.

1. Evaluación de riesgos de segregación de funciones

   • Realizar una evaluación de riesgos permite identificar áreas en las que la segregación de funciones es deficiente y entender cómo esto afecta a la organización. La auditoría interna puede realizar pruebas para identificar si algún proceso clave se está gestionando sin supervisión independiente y luego trabajar para mejorar estas áreas.

2. Implementar controles de compensación

   • En algunos casos, es difícil establecer una segregación de funciones completa, especialmente en organizaciones pequeñas. Aquí es donde los controles de compensación son útiles, como auditorías periódicas, revisiones de supervisión o conciliaciones que mitiguen los riesgos asociados con la falta de segregación. Estos controles adicionales ayudan a detectar irregularidades en etapas tempranas.

3. Revisión de accesos y permisos en los sistemas

   • Limitar el acceso a los sistemas y funciones es una medida fundamental para proteger la integridad de los procesos. Es importante implementar controles de acceso que aseguren que cada usuario solo puede realizar tareas que corresponden a su rol. Adicionalmente, establecer auditorías de acceso que revisen regularmente los permisos de los usuarios puede detectar a tiempo cualquier acceso indebido o uso inapropiado de los sistemas.

4. Rotación de responsabilidades y vacaciones obligatorias

   • La rotación de tareas y las vacaciones obligatorias son estrategias efectivas para reducir el riesgo de fraude. Cuando los empleados tienen que delegar sus tareas a otros, es más probable que cualquier irregularidad salga a la luz. Las vacaciones obligatorias permiten a la organización examinar el trabajo de una persona en su ausencia y reducir así la probabilidad de que controle un proceso de forma ininterrumpida.

5. Cultura organizacional ética y canales de denuncia

   • Fomentar una cultura ética dentro de la organización es clave para prevenir el fraude. Además, contar con canales de denuncia confidenciales y accesibles ayuda a detectar fraudes antes de que se vuelvan críticos, ya que los empleados pueden reportar sospechas de actividades fraudulentas o comportamientos inadecuados.

6. Uso de Tecnología para el monitoreo continuo

   • La tecnología, como el monitoreo continuo y el análisis de datos, permite una vigilancia constante de los sistemas financieros y operativos, detectando rápidamente patrones inusuales que podrían indicar fraude. Esto se complementa con la segregación de funciones y fortalece el control interno en procesos de alto riesgo.

La falta de segregación de funciones representa una de las vulnerabilidades más críticas en el control interno y facilita tanto el fraude como la colusión. Los auditores internos tienen un papel fundamental en la identificación de áreas de riesgo y en la recomendación de controles efectivos. La implementación de mejores prácticas, como controles de acceso, auditorías independientes y el uso de tecnologías de monitoreo continuo, puede reducir significativamente el riesgo de fraude.

Fortalecer la segregación de funciones no solo protege a las organizaciones de pérdidas financieras, sino que también fomenta una cultura de transparencia y responsabilidad, aspectos esenciales para el desarrollo sostenible de cualquier entidad.