Auditoría Interna

Por: CP Iván Rodríguez. Colaborador de Auditool.

En los últimos años, muchas empresas (incluidas firmas de auditoría) han pasado del trabajo presencial al trabajo remoto o a una modalidad híbrida en la se establece mediante consenso cuándo se trabaja desde casa o en la oficina. Esto se ha hecho más especialmente como resultado de la pandemia, pero también está motivado por las dificultades y costos de desplazamiento y como respuesta a una mayor flexibilidad laboral. Hoy día un cierto porcentaje de prefieren trabajar de forma remota por los beneficios que ello trae; adicionalmente, también hay muchas herramientas que facilitan el trabajo y la supervisión del trabajo remoto.

No obstante, mantener un entorno de trabajo remoto requiere, además de algunos ajustes mentales, el uso de sistemas que garanticen la productividad continua de su equipo, para lograr éxito en la labor. La gestión de un equipo remoto requiere procesos de adaptación. Desde pasar de ver al equipo casi a diario y establecer un vínculo familiar, a una relación laboral donde pocas veces (incluso nunca) se ve al equipo en persona. Se da el caso de empleados contratados luego que la firma se ha vuelto remota y la reunión cara a cara entre supervisor y empleado puede no darse, lo que representa un cambio al que hay que ajustarse.

Ahora bien, las principales consideraciones que debe tener un líder de un equipo de auditoría que deba asumir el desafío de administrarlo de manera remota son las siguientes^[1]:

• Establecer expectativas

El primer paso consiste en establecer las expectativas para el trabajo remoto. Cada miembro del equipo debe conocer cuáles son sus responsabilidades laborales; esto es, qué se espera de ellos y lo que pueden esperar del líder del equipo. Es conveniente crear un cronograma realista, con cierto detalle en los procesos que impliquen varios pasos y varias personas. Cuando más de una persona esté involucrada en el proceso, se debe establecer claramente quién es responsable de qué labores y que plazos tiene.

• Priorizar las comunicaciones

Una buena práctica es estandarizar la forma en que se comparte información y recursos al interior del equipo. En un equipo remoto se dificulta la comunicación sincrónica permanente y hace que los tiempos se amplíen. También influye el hecho de trabajar en jurisdicciones con diferentes horarios. Resulta poco realista esperar que todos trabajen de manera simultánea. Algunas alternativas para la comunicación que podrían estandarizarse son:

Correo electrónico:

Es una interesante herramienta de compartir información, que además facilita su archivo para consultas y referencias posteriores. Sin embargo, requiere disciplina y esfuerzo pues en una bandeja de entrada, un colaborador promedio puede recibir más de 100 correos electrónicos diarios, lo que hace algo complejo su administración.

Chat:

El chat es una buena herramienta para una comunicación rápida y casual entre los miembros del equipo. Sin embargo, puede ser difícil referenciar su contenido, así como ubicar mensajes específicos, en el volumen de intercambios de una conversación.

Videollamadas - Videoconferencias:

Las videollamadas son excelentes para las interacciones cara a cara y son casi tan buenas como las reuniones presenciales. Sin embargo, están expuestas a sufrir inestabilidad de la red y pueden provocar una experiencia frustrante.

Llamadas telefónicas:

Las llamadas telefónicas son un antiguo pero buen recurso porque este medio de comunicación es familiar y fácil de hacer. No obstante, no cuentan con los beneficios del cara a cara de las videollamadas y dependen de tomar notas para contar con una referencia posterior.

Una de las ventajas del entorno de trabajo a distancia es que no es necesario limitarse a un solo tipo de canal de comunicación. Es posible utilizar diferentes canales de comunicación para propósitos diversos. Por ejemplo, se puede usar el chat para hacer y responder preguntas rápidas y se puede usar el correo electrónico para difundir información de todo el equipo o de toda la empresa. Ahora bien, independientemente del método, hay que asegurarse de compartir los procedimientos de comunicación con todo el equipo para que todos sepan qué canales utilizar y qué se espera de ellos en términos de comunicación.

• Enfoque en la cultura y la formación de equipos

Al trabajar de forma remota, es necesario desarrollar y/o fortalecer una cultura empresarial. La cultura de la empresa está conformada por las actitudes, comportamientos y valores que definen a una empresa. No obstante, puede ocurrir que la cultura empiece a diluirse cuando la empresa se vuelve remota. Si bien no parece fácil mantener un fuerte sentido de identidad corporativa cuando todos los miembros de su equipo trabajan desde entornos remotos, es posible mantener una cultura sólida con un equipo remoto. Algunas estrategias para el efecto son:

• Animar a los miembros del equipo a compartir sus comentarios.
• Celebrar éxitos del equipo con toda la firma.
• Recordar los valores de su empresa y asegurarse que el equipo los entienda.
• Reunirse regularmente para actividades de formación e incluso eventos sociales.

• Priorizar la construcción de confianza

El trabajo remoto requiere bastante confianza para todos. Hay que confiar en los miembros del equipo aunque no se puedan ver físicamente. El líder debe ser transparente en la comunicación y evitar conclusiones equivocadas sobre el trabajo, lo que podría derivar en inseguridad laboral y alejarse directamente de la confianza.

Dentro de las acciones que generan confianza está evitar la micro gestión, permitir el trabajo autónomo con objetivos establecidos, conceder el tiempo libre adecuado y demostrar aprecio mediante comentarios positivos y reconocimiento público.

Adicionalmente, hay muchas medidas más que podrían adoptarse, tales como desarrollar procesos operativos, fomentar la colaboración, aprovechar la tecnología y efectuar revisiones periódicas del funcionamiento operativo en general. En la medida en que haya más globalización, el trabajo remoto va a  adquirir más relevancia, por ello, los auditores además de actualizarse de manera permanente, deben ser flexibles frente a los nuevos desafíos en la ejecución del trabajo.

^[1] Algunas ideas fueron tomadas de: Best Practices for Managing a Remote Accounting Team

CP Iván Rodríguez - CIE AF

Auditor y consultor, diplomado en Alta Gerencia de Seguros y Derecho de Seguros. Especialista en Dirección Financiera y Desarrollo Organizacional, diplomado en Gerencia de la Calidad. Contador público (CP) de la Pontificia Universidad Javeriana con 20 años de experiencia en diversas empresas. Tiene amplia experiencia en la elaboración y ejecución de auditorías y revisorías fiscales. Dirección y ejecución de asesorías, consultorías y capacitaciones. Colaborador de Auditool.

Bogotá D.C., Colombia.