Auditoría Interna

Hace no mucho tiempo, conversando con un Responsable del área de auditoría de una compañía, esta persona me comentó lo traumático que puede ser el cambio para una organización, y que así como todo cambio es una oportunidad, lo mismo es aplicable para la función de Auditoría Interna.

Supongamos una organización que está por implementar un nuevo sistema; este nuevo sistema impactará en gran parte de los procesos relevantes de la compañía, de tal forma que dicho cambio no puede pasar desapercibido por la misma.  Imaginando este contexto, podemos estar identificando las siguientes situaciones:

• El área de sistemas, responsable del cambio, es impactada debido a que los responsables del sector, programadores, etc., de los antiguos aplicativos se ven afectados por el nuevo sistema,
• Las áreas operacionales se ven impactadas por los cambios, esto implica que la estructura actual del área puede sufrir modificaciones originadas por el sistema,
• El Área de Auditoría Interna se ve obligada a comprender el nuevo sistema y redefinir los programas de trabajo, dado la existencia del nuevo sistema,

De lo mencionado anteriormente, vemos que este cambio puede impactar de varias formas y aspectos a lo largo de toda la organización.  Ahora bien, veamos cómo estos cambios impactan en el Área de Auditoría Interna (ya sea de forma directa o indirecta);

Analizando los Impactos en la Auditoría Interna

1. En el caso del área de sistemas, los programadores y demás personal afectado por el cambio, puede creer que ya no tendrá asegurado su trabajo en el futuro.  Como sabemos, en gran parte de los procesos de cambio tenemos personas que adoptan el cambio y que son receptivas al mismo y personas que ven toda modificación al contexto existente como un peligro, no comparten el cambio y muchas veces hasta lo combaten.  En estas personas se deposita uno de los riesgos más importantes de la organización, dado que esta situación podría ser el detonante para que personas que en apariencias nunca hubieran realizado algún acto en contra de la organización (sabotear/ fraude, etc.) ahora estén más propensas a realizarlo.
2. Si consideramos las áreas operacionales, el razonamiento es similar, generalmente todo cambio (en este caso de sistemas) trae aparejado algún tipo de restructuración, o bien una modificación en la forma de accionar del sector, que muchas personas no están dispuestas a asimilar.  La resistencia al cambio puede terminar derivando en actos contra la empresa, como vimos en los casos anteriores.  Adicionalmente, del componente “fraude”, puede encontrarse el componente “error”; originado en ejecutar procesos no tan bien conocidos, en ejecutar controles no tan bien probados, que también pueden impactar en el marco de control del sector afectado.
3. Por último, este cambio también impacta en el área de Auditoría Interna, dado que tenemos un nuevo sistema desconocidos, con procesos que fueron impactados y modificados, y con un riesgo inherente muy importante dado por el “stress” que el cambio provoca en toda la organización.

Posibles acciones a seguir

Está claro, que la función de Auditoría Interna debe estar más atenta que nunca en este tipo de situaciones, adoptando un conjunto de recaudos a fin de impedir que esta situación termine mellando el marco de control interno que la organización ha sabido construir a lo largo de años.  Las posibles acciones a adoptar podrían ser:

1. Participar en el proceso de implementación de los sistemas de forma activa.  Entender el sistema, dar las recomendaciones necesarias y descubrir los problemas antes que se materialicen.  En este enfoque, la función de Auditoría es un referente dentro del proceso de implementación y no actor pasivo que solamente interviene al final del proyecto, cuando yo no existen posibilidades de volverá atrás.  Obviamente este enfoque conlleva el riesgo que al realizar auditorías posteriores descubramos problemas no detectados por nosotros al momento de la implementación, si es así, es un riesgo a asumir.  Pero las ventajas de que Auditoría Interna intervenga en una etapa temprana, en costos, y procesos mejorados de forma oportuna, superan esta desventaja mencionada.
2. Estar atento a las áreas afectadas por el cambio, y a los posibles indicadores de hechos no habituales.  Por ejemplo,  ¿hemos detectado que personas que históricamente se toman vacaciones en un mes particular o que no han acumulado vacaciones, han comenzado a hacerlo?, ¿esto se debe a una carga de trabajo real o nos está indicando que la persona no quiere abandonar su puesto de trabajo por algún tipo de consideración?.
3. Capacitar a nuestra área de Auditoría en el nuevo sistema.  El cambio implica una pérdida de “expertice” para nuestro sector, debemos ser lo suficientemente rápidos como reaccionar ante esto, y volver a adquirir la experiencia necesaria para poder realizar nuestra auditoría.  Como anteriormente lo mencioné, participar en la etapa de implementación del sistema, es una buena forma de ganar experiencia que después puede ser capitalizada en los programas de auditoría que realicemos.

Si el Área de Auditoría Interna sabe capitalizar el cambio de la forma más conveniente posible, seguramente como dice el título de este artículo, será una gran oportunidad para revalidar el valor de dicha área y sus beneficios dentro de la empresa.

 Javier Fernando Klus

Gerente de Auditoría de una firma internacional de auditoría, especialista en Auditoría Interna, Control Interno, Auditoría, Evaluación de Riesgos, Riesgo Financiero, SOX, Gestión de Riesgo, Gestión de Proyectos, Riesgo Operacional. (Universidades Pontificia Universidad Católica Argentina, Instituto de Auditores Internos, Universidad Politécnica de Madrid, Universidad Argentina de la Empresa). Colaborador de Auditool

Buenos Aires, Argentina