Por: C.P. Iván Rodríguez. Colaborador de Auditool

Uno de los elementos más importantes en el trabajo de auditoría es la elaboración del informe. Finalmente, es allí donde se resumen los resultados del trabajo, se presentan los hallazgos, oportunidades de mejora y recomendaciones. Sin embargo, suele ocurrir que un buen trabajo de auditoría queda opacado por la redacción del informe. No basta con presentar una serie de situaciones, cifras y gráficos sin un contexto claro y conciso. Se requiere un orden lógico, un lenguaje apropiado y una redacción acertada para transmitir un buen mensaje. Se presentan enseguida algunas recomendaciones al respecto.

Relevancia

Es importante, al presentar un hallazgo o una recomendación, que se refiera a una situación relevante. Debe ser claro como la situación advertida impacta de manera directa e incluso crítica, el cumplimiento de los objetivos de la organización. Hay que entender el punto de vista de los destinatarios y saber que puede ser importante para ellos (o que debería serlo, si no lo han tenido en cuenta).

La redacción del hallazgo o de la alternativa de mejoramiento no es para el auditor. Es para un público que puede ser indeterminado. Una redacción imprecisa o que trate sobre un tema que no es importante, hace que los lectores distraigan su atención y que las acciones sugeridas no sean tenidas en cuenta, bien porque no son entendidas o porque no se refieren a temas de impacto en la organización.

Secuencia lógica

Un informe de auditoría no debe ser una demostración de cuanto trabajo se ha efectuado, ni debe incluir un nivel de detalle que sea excesivo y se pierda lo importante. Los lectores de los informes de auditoría suelen hacer una rápida revisión y detenerse en los temas que les interesan. Por tal razón, los informes deben presentar una secuencia lógica del trabajo y presentar los hallazgos más relevantes al comienzo. El uso de tablas y gráficas debe ser el necesario para comprender la situación y dar contexto. De requerirse ilustrar algún tema con cierto nivel de detalle, es preferible usar anexos para complementar el informe.

Consecuencias de omitir recomendaciones

Al presentar recomendaciones, no debería ser suficiente indicar lo que debería hacerse. Puede tener más impacto explicar las consecuencias de no abordar las sugerencias planteadas. Esto ayuda a que los directivos y demás personas responsables comprendan mejor los beneficios de adoptar medidas que corrijan o mitiguen el efecto de los hallazgos presentados.

Recomendaciones realistas:

Al plantear recomendaciones, hay que considerar si son aplicables. Es necesario tener en cuenta las condiciones técnicas y económicas de la organización puesto que las sugerencias o recomendaciones, por estructuradas y pertinentes que parezcan, pueden ser inviables en virtud de su costo o requerimientos técnicos para su implementación. En ocasiones, acoger una recomendación implica varias etapas o un tiempo prolongado, que son factores que también deben preverse al momento de plantear las mejoras. 

Aspectos formales:

Además del contenido del informe, que debe ser relevante, ajustado a la técnica y con recomendaciones realizables, están los aspectos formales. Un informe debe estar bien redactado, sin faltas de ortografía, con una apariencia agradable y que evidencie el profesionalismo de quien lo realiza y presenta. La longitud del informe es vital. En caso de tener que presentar muchas situaciones y recomendaciones, es conveniente hacer un informe ejecutivo corto y acompañarlo de un informe de detalle.

No hay que olvidar que la auditoría es una actividad entre personas y por tanto hay que tener presente las formas de pensamiento y de comunicación para transmitir un mensaje de manera apropiada. Se requiere, además de la  visión sobre los factores que definen  el panorama de riesgo de las organizaciones, poseer habilidades de persuasión para fortalecer la labor de asesoría y lograr los objetivos previstos en el trabajo.

C.P. Iván Rodríguez -  

Auditor y Consultor, Diplomado en Alta Gerencia de Seguros y Derecho de Seguros. Especialista en Dirección Financiera y Desarrollo Organizacional, Diplomado en Gerencia de la Calidad, Contador Público de la Pontificia Universidad Javeriana, con 20 años de experiencia en diversas empresas. Amplia experiencia en la elaboración y ejecución de auditorías y revisorías fiscales. Dirección y ejecución de asesorías, consultorías y capacitaciones. Colaborador de Auditool

Bogotá D.C, Colombia