Por: CP Iván Rodríguez. Colaborador de Auditool.

Un tema de vital importancia en la ejecución de la auditoría es la elaboración y posterior conservación de los papeles de trabajo en la auditoría. Estos documentos se constituyen en el centro del proceso de auditoría, toda vez que proporcionan una base sólida para la planificación, ejecución y evaluación de la auditoría. Sirven como evidencia de las actividades realizadas y de las conclusiones alcanzadas, además de ofrecer una pista clara y detallada de las decisiones y juicios profesionales del auditor. Por otra parte, los papeles de trabajo facilitan la supervisión y la revisión, bien sea interna como externa, lo que permite asegurar la calidad y confiabilidad del proceso de auditoría. Normalmente en cada jurisdicción hay regulaciones bien sean de organismos profesionales o gubernamentales en relación con las características y contenido de los papeles de trabajo.  Por ejemplo, en los Estados Unidos, hay ciertas firmas y profesionales bajo la supervisión de la Junta de Supervisión de la Contabilidad de las Empresas Públicas (Public Company Accounting Oversight Board - PCAOB) que exige que los papeles de trabajo cumplan con los estándares definidos para evitar sanciones. Debe tenerse en cuenta que la preservación meticulosa y el manejo de los papeles es esencial para garantizar la integridad del trabajo del auditor y para respaldar la confianza de los inversores y otras partes interesadas en la exactitud de los estados financieros auditados o de los procesos y operaciones analizados.

Recientemente, el pasado 11 de febrero de 2025, la Junta de Supervisión de la Contabilidad de las Empresas Públicas sancionó al auditor Heber Maughan, CPA, socio principal de la firma de auditoría Maughan & Co., con sede en Utah, Estados Unidos. La firma realiza auditorías para empresas públicas y está registrada ante la PCAOB.  La sanción fue impuesta por alterar de manera inapropiada y repetida los papeles de trabajo de auditoría. Estas alteraciones se realizaron antes de presentarlos a los inspectores del PCAOB en dos inspecciones y durante una investigación relacionada^[1].

Maughan violó varias normas del PCAOB, incluyendo la Regla 4006 (Deber de Cooperar con los Inspectores), la Regla 5110 (No Cooperación con una Investigación) y la AS 1215 (Documentación de Auditoría). Su conducta consistió en crear, modificar y fechar retroactivamente documentos de auditoría después de las fechas de finalización de la documentación, sin revelar estas alteraciones al personal del PCAOB. Proporcionó documentos alterados de cinco auditorías de emisores durante las inspecciones de 2020 y 2023 de su firma. Además, durante una investigación posterior, entregó estos mismos documentos alterados, así como documentación modificada de tres auditorías adicionales. Como resultado de estas acciones, el PCAOB impuso las siguientes sanciones a Maughan:

• Censura formal.
• Prohibición permanente de asociarse con una firma registrada en el PCAOB.
• Multa civil de U$10,000.
• El PCAOB consideró imponer una multa de U$75,000, pero la redujo tras evaluar los recursos financieros de Maughan.

No hay que olvidar que alterar los papeles de trabajo es una violación grave de los estándares de auditoría, ya que compromete la integridad y la transparencia del proceso de auditoría. Los papeles de trabajo deben reflejar de manera precisa y completa el trabajo realizado, las evidencias obtenidas y las conclusiones alcanzadas. Cualquier modificación posterior que no esté debidamente documentada y justificada puede considerarse fraude o manipulación. Por ello, este caso subraya la importancia de mantener la integridad y la objetividad en la documentación de auditoría y la cooperación con los procesos de inspección e investigación del PCAOB.

Ahora bien, con el objetivo de evitar que el auditor o la firma reciban sanciones como las mencionadas anteriormente, es conveniente adoptar buenas prácticas, que son aplicables tanto a auditorías internas como externas:

Documentación rigurosa y oportuna

• Los papeles de trabajo deben ser claros, completos y organizados de manera lógica.
• Se deben utilizar índices, referencias cruzadas y un sistema de numeración para facilitar su revisión y seguimiento.
• Incluir evidencia suficiente y adecuada que respalde las conclusiones del auditor, como cálculos, análisis, confirmaciones externas y correspondencia relevante.
• Se debe registrar toda la información de auditoría de manera inmediata, para evitar retrasos.
• Hay que asegurarse que los papeles de trabajo estén completos y revisados antes de la fecha límite establecida. La revisión debe ser efectuada por un supervisor o socio de auditoría para garantizar que cumplen con los estándares de calidad.
• También hay que asegurarse de que los papeles de trabajo cumplan con las normas de auditoría aplicables, tales como las Normas Internacionales de Auditoría (NIA) o las normas de la PCAOB (en Estados Unidos).
• Se deben prohibir las modificaciones después del cierre oficial de la documentación, a menos que se justifique adecuadamente y quede documentado el cambio.

Políticas claras y procedimientos documentados

• Es conveniente contar con un manual interno de políticas de auditoría basado en estándares internacionales.
• Hay que definir claramente la cadena de custodia y la responsabilidad de cada documento, en armonía con la normatividad aplicable.

Formación continua del equipo de auditoría

• Es importante capacitar regularmente al equipo tanto en normativas y estándares internacionales, así como en el uso de herramientas tecnológicas para generar y almacenar los papeles de trabajo.
• Es aconsejable organiza talleres prácticos sobre ética profesional y gestión de conflictos de interés. También sobre simulacros de inspección y revisiones cruzadas.

Otras medidas son el uso de tecnología de auditoría para automatizar la gestión documental y así reducir errores humanos como también asegurar la trazabilidad de modificaciones o detectar irregularidades. Es recomendable así mismo, fomentar una cultura organizacional donde se premie la integridad y se rechace cualquier práctica cuestionable. El uso de canales confidenciales para reportar irregularidades sin temor a represalias es útil para prevenir malas prácticas.

La correcta elaboración y custodia de los papeles de trabajo es esencial para garantizar la calidad de la auditoría y cumplir con las normas profesionales y legales. Al implementar estas mejores prácticas, además de proteger al auditor y a la firma frente a posibles sanciones, se fortalece la confianza de los terceros interesados en el proceso de auditoría. Un ejemplo de incumplimiento como el citado en el presente artículo sirve como un recordatorio de la importancia de actuar con integridad en el proceso de auditoría y de cumplir con la regulación aplicable. También destaca las consecuencias significativas que pueden enfrentar los auditores y las firmas que no cumplen con las normas, incluyendo multas, suspensiones y daños a la reputación.

^[1] El detalle puede consultarse en: https://pcaobus.org/news-events/news-releases/news-release-detail/pcaob-sanctions-audit-partner-for-improperly-and-repeatedly-altering-workpapers-in-two-inspections-and-an-investigation

CP Iván Rodríguez - CIE AF

Auditor y consultor, diplomado en Alta Gerencia de Seguros y Derecho de Seguros. Especialista en Dirección Financiera y Desarrollo Organizacional, diplomado en Gerencia de la Calidad. Contador público (CP) de la Pontificia Universidad Javeriana con 20 años de experiencia en diversas empresas. Tiene amplia experiencia en la elaboración y ejecución de auditorías y revisorías fiscales. Dirección y ejecución de asesorías, consultorías y capacitaciones. Colaborador de Auditool.

Bogotá DC, Colombia.