Por: CP Iván Rodríguez. Colaborador de Auditool.  

Un desafío que se presenta a los auditores y a las firmas de auditoría es gestionar la calidad en la aceptación y continuidad de los encargos, como uno de los mecanismos para garantizar la excelencia profesional y la confianza pública en los resultados del trabajo. Este tema ha sido motivo de diferentes pronunciamientos profesionales así como de normativas al respecto. En particular, la Norma Internacional de Gestión de Calidad 1 (NIGC 1) establece un marco integral que guía a las firmas de auditoría en la evaluación de las relaciones con los clientes, asegurando que los encargos se acepten o continúen solo cuando se cumplan criterios estrictos de calidad, ética e independencia. Teniendo en cuenta la creciente complejidad de los riesgos financieros, regulatorios y éticos, el auditor desempeña un rol crítico como garante de la integridad y la competencia profesional. Al ser el representante de la firma, tiene, entre otros compromisos, la responsabilidad de asegurar que las relaciones con los clientes se alineen con los principios de calidad, ética e independencia establecidos por la NIGC 1. Este proceso requiere un enfoque sistemático y un juicio profesional sólido, que permita evaluar tanto al cliente como al encargo antes de comprometer los recursos de la firma. Sus principales responsabilidades incluyen:

• Evaluación de la integridad del cliente: El auditor debe analizar la reputación, los valores y la transparencia del cliente en su gobierno corporativo. Esto implica investigar antecedentes legales, éticos o financieros que puedan representar riesgos, como casos de fraude, corrupción o sanciones regulatorias. Por ejemplo, un cliente con un historial de falta de transparencia en sus operaciones podría ser considerado de alto riesgo, lo que requeriría un análisis más riguroso antes de aceptar el encargo.
• Análisis de la naturaleza del encargo: El auditor debe considerar la complejidad de la industria del cliente, las regulaciones aplicables y la capacidad de la firma para cumplir con los requisitos del encargo. Para el efecto, debe evaluar si la firma cuenta con el conocimiento técnico necesario para abordar sectores especializados, como banca, energía o tecnología, y si las regulaciones locales o internacionales imponen requisitos adicionales.
• Ejercicio del juicio profesional y escepticismo: La NIGC 1 enfatiza la importancia del escepticismo profesional, que requiere que el auditor tome decisiones basadas en evidencias sólidas y no en presiones comerciales o externas. Este enfoque es crucial para garantizar que las conclusiones de auditoría sean objetivas y que los riesgos asociados al cliente o al encargo se identifiquen oportunamente.

De otra parte, la NIGC 1 establece que las firmas de auditoría deben implementar políticas y procedimientos claros para evaluar la viabilidad de aceptar o continuar un encargo. Estas políticas, además de garantizar el cumplimiento normativo, también protegen a la firma de riesgos que puedan comprometer su reputación o capacidad operativa. En ese sentido, los elementos clave de estas políticas deben incluir:

• Capacidad técnica y operativa: Antes de aceptar un encargo, la firma debe verificar que cuenta con personal calificado, revisores de calidad y, si es necesario, expertos especializados en áreas específicas, como tributación internacional o auditoría forense. Por ejemplo, un encargo en una industria altamente regulada, como la farmacéutica, puede requerir la participación de especialistas en cumplimiento normativo.
• Cumplimiento ético e independencia: La firma debe asegurarse que no existan conflictos de interés que comprometan la independencia del auditor. Esto implica evaluar relaciones previas con el cliente, servicios no relacionados con la auditoría o intereses financieros que puedan afectar la objetividad. La NIGC 1 exige que las amenazas a la independencia se identifiquen y mitiguen mediante salvaguardas, como la rotación de equipos o la consulta con expertos externos.
• Gestión documental: La firma debe garantizar que los papeles de trabajo estén completos, organizados y debidamente protegidos, en cumplimiento de los requisitos de confidencialidad y trazabilidad. Por ello, se deben mantener registros claros de las decisiones tomadas durante la evaluación del cliente y el encargo.
• Respuestas ante información posterior: En algunos casos, información descubierta después de aceptar un encargo puede revelar riesgos significativos, tales como irregularidades financieras o actividades ilícitas. La firma debe contar con procedimientos para documentar estos hallazgos y tomar medidas, que pueden incluir la renuncia al encargo si los riesgos no pueden mitigarse adecuadamente.

Estas políticas proporcionan un marco estructurado que permite a la firma tomar decisiones informadas y consistentes, minimizando los riesgos asociados a la aceptación de nuevos clientes o la continuidad de relaciones existentes.

Ahora bien, la aplicación práctica de la NIGC 1 requiere que el auditor implemente procedimientos específicos en cada etapa del proceso de aceptación y continuidad de los encargos, de manera que se garantice que la firma mantenga un enfoque proactivo y riguroso en la gestión de la calidad. Dentro de los procedimientos clave se incluyen los siguientes:

• Obtención de información: Antes de aceptar un encargo, el auditor debe realizar una investigación exhaustiva sobre el cliente y su entorno.
• Realización del encargo: Una vez aceptado el encargo, el auditor debe garantizar una dirección y supervisión adecuadas del equipo de trabajo. Esto incluye asignar roles claros, realizar consultas sobre cuestiones técnicas complejas y fomentar el escepticismo profesional en todas las fases del proceso.
• Revisión de calidad: Para ciertos clientes, tales como entidades de interés público o aquellas que manejan fondos gubernamentales, puede ser necesario implementar revisiones adicionales de calidad o Engagement Quality Reviews – EQR.
• Documentación: Los papeles de trabajo deben incluir registros detallados de las evaluaciones realizadas, las decisiones tomadas y las evidencias recopiladas.
• Renuncia al encargo: Si durante el proceso de aceptación o continuidad se identifican riesgos significativos para la independencia, la integridad o la calidad, el auditor debe considerar la posibilidad de renunciar al encargo. Esta decisión debe estar respaldada por una evaluación documentada de los riesgos y las razones que justifican la renuncia.

Al implementar un enfoque riguroso, la firma protege su reputación y fortalece su posición en el mercado al demostrar un compromiso con la excelencia y la ética. Este proceso permite mitigar riesgos al reducir la probabilidad de asociarse con entidades de alto riesgo, como aquellas involucradas en actividades ilícitas o con problemas de gobernanza, optimizar recursos puesto que al aceptar solo aquellos encargos para los que la firma está preparada, se garantiza un uso eficiente del personal, la tecnología y los recursos financieros. Al asumir sus responsabilidades con juicio profesional y escepticismo, y al apoyarse en políticas claras y procedimientos bien definidos, el auditor no solo cumple con las expectativas normativas, sino que también contribuye a posicionar a la firma como un referente de excelencia en el mercado. La gestión de la calidad en la aceptación y continuidad de los encargos, en última instancia, es una inversión en la credibilidad, la sostenibilidad y el impacto positivo de la profesión de auditoría.

CP Iván Rodríguez - CIE AF

Auditor y consultor, diplomado en Alta Gerencia de Seguros y Derecho de Seguros. Especialista en Dirección Financiera y Desarrollo Organizacional, diplomado en Gerencia de la Calidad. Contador público (CP) de la Pontificia Universidad Javeriana con 20 años de experiencia en diversas empresas. Tiene amplia experiencia en la elaboración y ejecución de auditorías y revisorías fiscales. Dirección y ejecución de asesorías, consultorías y capacitaciones. Colaborador de Auditool.

Bogotá DC, Colombia.