Auditoría Externa

Por: CP Iván Rodríguez. Colaborador de Auditool.

Una de las decisiones que suelen tomar los directivos (en temas que no corresponden al desarrollo del objeto social de las organizaciones que dirigen) es la de externalizar. En una reciente encuesta^[1] realizada por el portal Compliance Week y Guidehouse se apreció que, para las instituciones financieras, la subcontratación mejoró la efectividad del programa de cumplimiento en la lucha contra los delitos financieros en gran medida, aunque siguen existiendo límites sobre cuánto se puede subcontratar.

La encuesta realizada a 247 profesionales de cumplimiento que trabajan en bancos, empresas de tecnología financiera (fintechs), empresas de criptomonedas e instituciones financieras no bancarias (NBFI) encontró que el 26% de los encuestados estaban actualmente subcontratando, mientras que el 14% estaba considerando la subcontratación.

Entre aquellos que habían subcontratado, el 74% consideró que mejoró la efectividad de su programa de cumplimiento en la lucha contra los delitos financieros. También, mencionaron que lo hicieron con mayor frecuencia para reducir costos y cumplir con las expectativas regulatorias (65%), seguidas por las empresas que prefirieron centrarse en las competencias básicas y utilizar mejor los recursos internos (45%). Además, el 40% dijo que subcontrató para mejorar procesos deficientes, ineficaces o ineficientes, mientras que el 35% dijo que quería desarrollar un modelo de personal flexible.

Algunas organizaciones han encontrado más efectivo y eficiente subcontratar una función a largo plazo porque pueden reducir los costos y proporcionar un modelo que ofrece una mayor cobertura. Teniendo en cuenta que:

"Los reguladores están siendo más agresivos con sus esfuerzos de cumplimiento, y ese enfoque tiene el potencial de agregar tensión a los esfuerzos de cumplimiento de una organización (…) La subcontratación brinda una oportunidad para reducir esta carga sin interrumpir los negocios como de costumbre". Jay Perlman, ejecutivo de relaciones con el cliente de Guidehouse.

Ahora bien, de la misma manera que ocurre con otras actividades, externalizar las labores de cumplimiento tiene pros y contras.

Puntos a favor

• Experiencia y conocimiento: las pequeñas empresas podrían carecer de la experiencia en un área de cumplimiento en particular o no tener suficientes empleados a tiempo completo disponibles para satisfacer la creciente demanda. Adicionalmente, las firmas que ofrecen servicios de cumplimiento (firmas de auditoría externa normalmente) suelen contar con profesionales con experiencia y conocimientos especializados en regulaciones y normativas específicas, lo que puede llevar a evaluaciones más completas y precisas, por tanto, a mejores resultados, lo que se aprecia en la encuesta de Compliance Week.

• Costos: la subcontratación evita los costos fijos que vienen con los empleados a tiempo completo. De acuerdo con la encuesta, el mayor desafío reportado por las empresas que subcontrataron fueron los costos iniciales y los recursos necesarios para incorporar a un socio de subcontratación (37%), seguido de un conocimiento limitado de la industria de los socios de outsourcing (24%) y la capacidad de la empresa para medir el impacto general y el retorno de la inversión (24%). La subcontratación permite aumentar o disminuir el personal, en función del volumen de negocios.

• Independencia y objetividad: al utilizar una firma externa y especializada, se garantiza una mayor imparcialidad y objetividad en los trabajos y las evaluaciones, ya que no están involucrados directamente en las operaciones diarias de la empresa.

• Recursos y tecnología: las firmas que ofrecen servicios de cumplimiento probablemente tienen mejor acceso a herramientas y tecnologías avanzadas que la organización que contrata, lo que puede mejorar la eficiencia y la calidad del trabajo de cumplimiento.

• Foco en el negocio: al externalizar la auditoría, el personal interno puede centrarse en las operaciones y en cumplir con sus responsabilidades diarias en lugar de distraerse con tareas de auditoría.

Puntos en contra

• Perspectiva regulatoria: las empresas que consideren externalizar partes de su área de cumplimiento deben comprender las expectativas de los reguladores específicos de la industria. Si bien la subcontratación, con las salvaguardas y controles adecuados, es generalmente aceptada por los reguladores, es importante tener en cuenta que en el caso de las instituciones financieras no se puede subcontratar todo, pues los reguladores esperan algún tipo de supervisión. Ciertas decisiones importantes, tales como llevar a cabo una investigación basada en el análisis de un cliente, la presentación de un informe de actividad sospechosa (que debe efectuarse en ciertas jurisdicciones) u otras presentaciones regulatorias, deben recaer en la propia organización.

• Confidencialidad de la información: otro obstáculo a superar, para externalizar con éxito una función de cumplimiento, es garantizar la seguridad de los datos confidenciales de una empresa. La encuesta de Compliance Week menciona que un modelo de subcontratación bien establecido permite a una firma subcontratada acceder a los datos de una empresa de servicios financieros a través de una conexión segura en la que los datos permanecen en los servidores del cliente. También, será necesario contar con protocolos de seguridad física.

• Costos: externalizar la auditoría de cumplimiento puede resultar dispendioso, ya que se deben pagar honorarios a la firma de auditoría externa, lo que podría ser más costoso que utilizar recursos internos.

• Falta de conocimiento interno: los auditores externos pueden carecer del conocimiento profundo sobre los procesos y la cultura interna de la empresa, lo que podría llevar a evaluaciones menos contextualizadas.

• Comunicación y colaboración limitadas: la distancia entre la empresa y la firma de auditoría externa podría dificultar la comunicación efectiva y la colaboración en la solución de problemas o en la implementación de recomendaciones.

• Percepción externa: la externalización de auditoría podría ser percibida como una falta de control interno o una señal de problemas dentro de la organización.

Como se aprecia, la decisión de externalizar la auditoría de cumplimiento depende de diversos factores, sin embargo, debe ser examinada con atención, pues constituye un mercado en auge para los auditores, ya que podrían prestar este servicio de auditoría de cumplimiento y es una situación que vale la pena analizar.

^[1] Tomado de: https://www.complianceweek.com/survey-reports/survey-report-financial-institutions-navigate-forward-by-outsourcing-compliance/33347.article

CP Iván Rodríguez - CIE AF

Auditor y consultor, diplomado en Alta Gerencia de Seguros y Derecho de Seguros. Especialista en Dirección Financiera y Desarrollo Organizacional, diplomado en Gerencia de la Calidad. Contador público (CP) de la Pontificia Universidad Javeriana con 20 años de experiencia en diversas empresas. Tiene amplia experiencia en la elaboración y ejecución de auditorías y revisorías fiscales. Dirección y ejecución de asesorías, consultorías y capacitaciones. Colaborador de Auditool.

Bogotá D.C., Colombia.