Por: CP Iván Rodríguez. Colaborador de Auditool.

Las firmas de auditoría deben asegurar la calidad en la ejecución de sus encargos, tanto en la aplicación de procedimientos técnicos, como en el seguimiento, la corrección y la mejora continua de los procesos, en beneficio de sus clientes y del fortalecimiento propio. En este contexto, el auditor desempeña un papel central, bien como garante de la calidad, bien como un agente clave que contribuye a la credibilidad de los informes de auditoría y a la confianza pública en la profesión. La norma internacional de gestión de calidad 1 (NIGC 1) establece un marco robusto para garantizar la calidad de los encargos y enfatiza en las responsabilidades del auditor y de la firma sobre el tema. La operación del sistema de gestión de calidad (SGC) debe garantizar el cumplimiento de las normas profesionales y los requisitos legales aplicables. Por ello, el sistema debe ser dinámico y contar con la participación de todos los niveles de la firma, desde la alta dirección hasta los equipos operativos. El auditor es el encargado de materializar las políticas y procedimientos del SGC en la práctica y asegurar que cada encargo cumpla con los estándares de calidad establecidos. Esto incluye desde la planificación y ejecución del trabajo hasta la emisión de un informe que refleje de manera fidedigna la situación financiera de la entidad auditada. En ese sentido, debe aplicar las políticas de calidad, evaluarlas y desde su papel adaptarlas, convirtiéndose en un agente clave para la mejora continua. Su juicio profesional y su compromiso ético son fundamentales para garantizar que los encargos se realicen con la diligencia y rigor que la profesión exige.

El seguimiento continuo del sistema de gestión de calidad es una de las responsabilidades más críticas del auditor. Según la NIGC 1, este proceso implica la supervisión de los procedimientos establecidos, la identificación de deficiencias y la implementación de medidas correctivas. Las funciones clave del auditor en este ámbito incluyen:

• Evaluación continua de políticas y procedimientos: El auditor debe verificar que las políticas y procedimientos de la firma sean pertinentes, adecuados y eficaces. Esto implica revisar si los controles internos están alineados con los objetivos del SGC y si responden a los riesgos específicos de cada encargo.
• Identificación de deficiencias: El auditor tiene la responsabilidad de detectar deficiencias en el sistema de calidad, clasificándolas según su gravedad. Las deficiencias leves, como errores aislados en la documentación, pueden corregirse rápidamente. Sin embargo, las deficiencias sistémicas o significativas, como fallos recurrentes en la aplicación de normas o en la supervisión de equipos, requieren una intervención inmediata. La NIGC 1 subraya la importancia de identificar estas fallas de manera proactiva para evitar que comprometan la calidad del encargo.
• Comunicación de hallazgos: Una vez identificadas las deficiencias, el auditor debe comunicarlas de manera efectiva a los socios, los equipos de trabajo y las áreas de formación de la firma. Esta comunicación, más que buscar corregir errores puntuales, también debe fomentar una cultura de mejora continua. Por ejemplo, los hallazgos pueden derivar en sesiones de capacitación específicas o en la actualización de guías internas.
• Aplicación de medidas correctivas: El auditor participa activamente en la implementación de medidas correctivas, que pueden variar desde ajustes en los procedimientos hasta sanciones disciplinarias en casos de incumplimientos reiterados. La NIGC 1 enfatiza que estas medidas deben ser oportunas y proporcionales a la gravedad de la deficiencia, garantizando que no se repitan en el futuro.

La corrección de deficiencias es un componente esencial del sistema de gestión de calidad. Un buen auditor, además de identificar problemas busca asegurar que las soluciones implementadas sean efectivas y sostenibles. Para lograrlo:

• Asegura la implementación de medidas correctoras: Esto puede incluir la revisión de procesos, la actualización de herramientas tecnológicas o la reasignación de responsabilidades dentro del equipo. Por ejemplo, si se detecta una falta de supervisión adecuada en un encargo, el auditor puede proponer controles adicionales o una reestructuración del equipo.
• Propicia la actualización de políticas: Las deficiencias significativas pueden revelar la necesidad de actualizar las políticas de la firma. El auditor colabora con la dirección para garantizar que los procedimientos evolucionen en respuesta a los hallazgos y a los cambios en el entorno normativo o profesional.
• Gestiona quejas y reclamos: La NIGC 1 requiere que las firmas cuenten con procesos claros para abordar quejas y reclamos, ya sean internos o de los clientes. El auditor asegura que estos se manejen de manera transparente y profesional, fortaleciendo la confianza pública en la labor de auditoría.

La mejora continua no es un objetivo aislado, sino un proceso permanente que requiere la vigilancia constante del auditor. Este enfoque asegura que las fallas no se conviertan en problemas recurrentes y que la firma mantenga un estándar de calidad elevado.

Un tema que es relevante en el seguimiento y corrección de los encargos es el juicio profesional del auditor. La NIGC 1 reconoce que los desacuerdos dentro del equipo de auditoría o entre el equipo y el revisor de calidad son inevitables, especialmente en encargos complejos. En estos casos, el auditor debe tener en cuenta lo siguiente:

• Documentar los desacuerdos: Es crucial que cualquier diferencia de opinión se registre de manera clara, incluyendo las razones de las discrepancias y las conclusiones alcanzadas. Esta documentación cumple con los requisitos normativos y sirve como evidencia de la diligencia del auditor.
• Resolver las diferencias antes de emitir el informe: La NIGC 1 exige que los desacuerdos se resuelvan antes de la emisión del informe de auditoría. El auditor debe liderar este proceso, buscando un consenso basado en el análisis técnico y el cumplimiento normativo.
• Considerar asesoría externa o retirarse del encargo: En casos extremos, cuando no se logra un acuerdo satisfactorio, el auditor puede recurrir a asesoría legal o profesional externa. Si las diferencias persisten y comprometen la calidad del encargo, el auditor debe evaluar la posibilidad de retirarse, una decisión que refleja su compromiso con la integridad profesional.

Es importante recordar, de otra parte, que la responsabilidad es compartida. Aunque la dirección de la firma (presidente ejecutivo o consejo directivo de socios) tiene la responsabilidad última sobre el sistema de gestión de calidad, el auditor desempeña un rol operativo y decisivo en su implementación. Es el auditor quien evalúa las deficiencias, colabora con los revisores de calidad para garantizar que los controles establecidos funcionen correctamente. Esta colaboración fortalece la objetividad y la consistencia de los procesos. Su rol en el seguimiento y la corrección, conforme a la NIGC 1, va más allá de la aplicación de normas: implica liderar procesos de mejora continua, resolver conflictos con juicio profesional y fortalecer la confianza pública en la profesión contable. Al asumir esta responsabilidad, el auditor contribuye al éxito de los encargos individuales y a la credibilidad y prestigio de la firma en su conjunto.

CP Iván Rodríguez - CIE AF

Auditor y consultor, diplomado en Alta Gerencia de Seguros y Derecho de Seguros. Especialista en Dirección Financiera y Desarrollo Organizacional, diplomado en Gerencia de la Calidad. Contador público (CP) de la Pontificia Universidad Javeriana con 20 años de experiencia en diversas empresas. Tiene amplia experiencia en la elaboración y ejecución de auditorías y revisorías fiscales. Dirección y ejecución de asesorías, consultorías y capacitaciones. Colaborador de Auditool.

Bogotá DC, Colombia.