Auditoría Externa

Por: CP Iván Rodríguez. Colaborador de Auditool.

Una de las situaciones que con frecuencia debe abordar un auditor es el de conflicto de intereses, bien sea que deba advertirlo, evaluarlo o que se vea involucrado directa o indirectamente. Es importante entonces revisar su definición y características, para lograr una mejor comprensión de este tema y darle un apropiado manejo.

Un Conflicto de Intereses se refiere a una situación en la que una persona o entidad posee intereses personales, financieros o profesionales que de alguna manera puede influir o dar la apariencia de influir, en una toma de decisiones de manera imparcial. Estos conflictos se suelen presentar en diversas situaciones e instancias, tales como negocios, gobiernos, entidades y cualquiera otra organización. Existen diferentes tipos de conflictos de intereses, siendo los más comunes los siguientes:

• Directo: En este caso, los intereses personales de una persona afectan directamente su capacidad para tomar decisiones objetivas.
• Indirecto: Se presenta cuando alguien con una relación cercana (como un familiar o socio) a la persona implicada en el conflicto, podría beneficiarse de sus decisiones.
• Financiero: Se presenta cuando una decisión podría afectar económicamente a la persona o a una entidad en la que se tiene una participación financiera.
• No financiero: El conflicto está relacionado con aspectos como el favoritismo o influencias personales que, si bien no necesariamente tienen un impacto financiero, sí pueden influir en la imparcialidad de las decisiones.
• Real: Se denomina así cuando el conflicto efectivamente existe.
• Potencial: Se presenta cuando podría surgir un conflicto de intereses en el futuro.
• Percibido: Es el caso en que terceros podrían percibir un conflicto de intereses, aunque no exista en la práctica.

En el contexto de una auditoría, un conflicto de intereses se refiere a cualquier situación en la que el auditor o la firma de auditoría tenga intereses que podrían comprometer su objetividad e independencia al realizar una auditoría. No hay que olvidar que la independencia es uno de los pilares fundamentales de la auditoría, toda vez que, en conjunto con el profesionalismo y escepticismo, garantiza que los informes emitidos sean confiables y que la evaluación financiera de la empresa auditada sea justa y precisa.

A manera de ilustración, se presentan algunas situaciones en que un auditor o una firma de auditoría pueden verse afectados por un conflicto de intereses:

• Inversiones en la empresa auditada: Si el auditor, un miembro de su familia o la firma de auditoría tienen inversiones o participaciones financieras en la empresa auditada, su capacidad para realizar una auditoría imparcial puede verse comprometida.
• Relaciones comerciales: Si la firma de auditoría ofrece servicios adicionales, como consultoría, a la misma empresa que audita, podría haber un conflicto de intereses, ya que la firma podría verse tentada a emitir un informe favorable para mantener la relación comercial.
• Relaciones familiares o personales: En el caso en que el auditor tenga familiares o amigos cercanos trabajando en la empresa auditada, esto podría influir en su juicio y en la forma en que lleva a cabo la auditoría.
• Relaciones de empleo anteriores: cuando un auditor ha trabajado anteriormente en la empresa auditada, podría tener un sesgo inconsciente hacia la empresa.
• Dependencia económica de un cliente: Cuando una firma de auditoría depende significativamente de los honorarios de un solo cliente, podría existir una presión para emitir un informe favorable para no perder el negocio.

Ahora bien, los auditores deben evaluar la existencia de conflictos de interés en la ejecución de su trabajo, puesto que pueden dar lugar a situaciones de abuso y extralimitaciones, de manera que se puedan obtener beneficios personales irregulares y casos de fraude. Toda vez que la protección de la organización es uno de los principales objetivos de los auditores, es conveniente examinar la estructura, las prácticas, las expectativas y los mecanismos de supervisión de la organización para minimizar la posibilidad de conflictos de intereses.

Algunos de los mecanismos que deberían tener las organizaciones y cuya existencia deben evaluar los auditores para determinar la existencia de conflictos de interés y su mitigación son los siguientes:

• Verificar que exista una política de conflicto de intereses al interior de la organización, debidamente ratificada y que esté disponible para su consulta por parte de los empleados.
• Confirmar si los empleados y los contratistas clave han suscrito o firmado una declaración de conflicto de intereses o un documento equivalente.
• Determinar si el tema de conflicto de intereses está incorporado en la capacitación regular a los empleados y evaluar con qué frecuencia se efectúa retroalimentación al respecto
• Verificar que todos los conflictos revelados en las declaraciones de COI fueron abordados adecuadamente por la parte asignada (a menudo el Departamento Legal o Recursos Humanos).
• Confirmar si en los registros de los proveedores clave, agentes de compras y gerentes de contratos existe documentación escrita que indique que no existen conflictos de interés.
• Si es posible, comparar los registros del personal con los datos de proveedores y contratistas para determinar si hay información coincidente tal como nombres, iniciales, direcciones, números de teléfono, cuentas bancarias, información tributaria y otra información de identificación.

Las firmas de auditoria y los auditores también deben contar con mecanismos para evitar conflictos de interés. Algunos de ellos pueden ser:

• Rotación de socios de auditoría: En muchas jurisdicciones, se exige la rotación periódica de los socios encargados de la auditoría para reducir el riesgo de familiaridad y posibles conflictos de intereses. Si no es por ley o norma, puede igual aplicarse como medida de control.
• Divulgación: Los auditores deben divulgar cualquier posible conflicto de intereses antes de iniciar la auditoría. Debe aclarar si el conflicto es significativo, con el propósito de evaluar el impacto sobre el trabajo o la conformación del equipo.
• Políticas de independencia: Las firmas de auditoría deben contar con políticas estrictas para garantizar la independencia frente a sus clientes, tales como prohibiciones sobre inversiones en clientes auditados y la restricción de relaciones comerciales que puedan generar conflictos de interés.
• Comités de auditoría: Las firmas de auditoría y los auditores organizaciones deben cerciorarse de que los comités de auditoría de sus clientes sean independientes y que supervisen la relación con la firma de auditoría; en particular que se aseguren de que no haya conflictos de intereses que puedan comprometer los resultados ni la ejecución del trabajo de auditoría.

Tal como se aprecia, existen diversos mecanismos para mitigar la posibilidad de que existan conflictos de interés que afecten a la organización y al trabajo de auditoría. De ahí la importancia en conocer el tema a profundidad y actuar con independencia, objetividad y profesionalismo en beneficio de todos.

• Declaración de conflicto de interés en las firmas de auditoría
  
• Política de gestión de conflictos de interés
• Modelo de declaración de conflictos de interés

CP Iván Rodríguez - CIE AF

Auditor y consultor, diplomado en Alta Gerencia de Seguros y Derecho de Seguros. Especialista en Dirección Financiera y Desarrollo Organizacional, diplomado en Gerencia de la Calidad. Contador público (CP) de la Pontificia Universidad Javeriana con 20 años de experiencia en diversas empresas. Tiene amplia experiencia en la elaboración y ejecución de auditorías y revisorías fiscales. Dirección y ejecución de asesorías, consultorías y capacitaciones. Colaborador de Auditool.

Bogotá D.C., Colombia.