Por: CP Iván Rodríguez. Colaborador de Auditool.
Con motivo de la reciente pandemia se presentó un importante incremento en el trabajo remoto en diferentes actividades y profesiones. Si bien la auditoría ya llevaba un buen recorrido en el trabajo a distancia, toda vez que los auditores permanecen parte del tiempo en las instalaciones de los clientes o en sitios fuera de la oficina, también hubo impactos tanto positivos como negativos originados con el trabajo remoto, en particular para los auditores más jóvenes. Aquellos que recién iniciaban su práctica tuvieron que experimentar una curva empinada de aprendizaje y desarrollo de relaciones que, tradicionalmente, se lleva a cabo a través de interacciones en persona con los miembros del equipo de auditoría y los clientes.
Entre los cambios más notorios que trae el trabajo remoto están los siguientes:
- Cambios en los procesos de auditoría: los auditores ahora tienen que realizar la mayor parte de su trabajo de forma remota, lo que implica utilizar herramientas digitales para recopilar y analizar datos. Además, los auditores tienen que adaptar sus procesos para poder realizar entrevistas y reuniones de forma remota.
- Mayor dependencia de la tecnología: esto significa que los auditores deben estar familiarizados con diferentes herramientas digitales y tecnologías para poder recopilar y analizar datos de manera eficiente. Por otra parte, los auditores deben estar al tanto de las nuevas tecnologías y tendencias para poder adaptarse rápidamente a los cambios en el entorno de trabajo.
- Mayor flexibilidad y eficiencia: el trabajo remoto ha permitido a los auditores trabajar de manera más flexible, lo que puede mejorar su eficiencia. Los auditores pueden trabajar desde cualquier lugar y en cualquier momento, lo que puede permitirles ajustar su horario para adaptarse a las necesidades de los clientes.
- Mayores desafíos de comunicación: la comunicación puede ser un desafío en el trabajo remoto, especialmente para los auditores que deben colaborar con diferentes partes interesadas en el proceso de auditoría. Los auditores deben asegurarse de mantener una comunicación clara y efectiva con los clientes y otros miembros del equipo para garantizar que se cumplan los objetivos de la auditoría.
Por su parte, dentro de los principales impactos negativos, pueden mencionarse los siguientes:
- Falta de interacción y comunicación: la falta de interacción en persona y comunicación en tiempo real puede dificultar la colaboración entre los miembros del equipo y limitar el intercambio de ideas y conocimientos.
- Problemas de acceso y seguridad de datos: trabajar de forma remota puede aumentar el riesgo de problemas de seguridad de datos, como la pérdida de información confidencial o la exposición a amenazas de ciberseguridad. Además, puede haber dificultades para acceder a los sistemas y herramientas necesarios para realizar las tareas de auditoría.
- Dificultades en la supervisión y revisión de trabajo: la supervisión y revisión del trabajo de los miembros del equipo pueden ser más difíciles de llevar a cabo de manera efectiva de forma remota, lo que puede aumentar el riesgo de errores o falta de calidad en el trabajo realizado.
- Dificultades para establecer y mantener relaciones con los clientes: el trabajo remoto puede dificultar el establecimiento y mantenimiento de relaciones con los clientes, lo que puede afectar la calidad de la auditoría y la satisfacción del cliente.
- Problemas de equilibrio entre vida laboral y personal: el trabajo remoto puede aumentar el riesgo de problemas de equilibrio entre vida laboral y personal, lo que puede afectar la salud y el bienestar de los miembros del equipo y su capacidad para realizar su trabajo de manera efectiva.
Como acabamos de ver, la nueva realidad muestra que el trabajo remoto va a permanecer en algún nivel. Es así como algunas firmas, pasados algunos meses de la pandemia dan a los auditores más jóvenes la opción de trabajar al menos parte del tiempo de forma remota. Esta situación implica varios desafíos que deben aprenderse a manejar para obtener buenos resultados, los principales desafíos son:
La desconexión
Algunos auditores jóvenes pueden sentirse desconectados del equipo de auditoría, de la firma y del cliente al completar su trabajo aislados de los demás. Esta desconexión y aislamiento puede afectar el proceso de auditoría, particularmente el aprendizaje y el desarrollo profesional. En un ambiente remoto, los miembros del equipo no advierten cuando sus supervisores están disponibles o cuando acaban de regresar de una discusión con el cliente, ambos escenarios de apertura de preguntas, lo cual puede conducir a una curva de aprendizaje más lenta, mayor tiempo para completar las tareas de auditoría y, por lo tanto, menor eficiencia de auditoría. La menor cantidad de oportunidades de preguntas también dificulta que los supervisores conozcan acerca del progreso de los asistentes y si se necesita una intervención mayor, lo que aumenta aún más la ineficiencia del proceso de auditoría.
La calidad del entrenamiento
La disminución de los espacios de contacto entre los auditores experimentados y aquellos más jóvenes puede resultar en un entrenamiento de menor calidad de estos últimos. Puede haber demoras en la retroalimentación y a veces es difícil saber cuándo intervenir y preguntar sobre el estado laboral de los miembros del equipo de auditoría. Una reducción de las interacciones en persona reduce el aprendizaje y las oportunidades de orientación para los auditores experimentados.
Las fallas en habilidades blandas
Las habilidades blandas y su práctica, con colegas auditores y con clientes, pueden tardar más tiempo en desarrollarse en un entorno remoto. Por ello, los auditores jóvenes pueden tener dificultades cuando se les pide que lideren compromisos como personas mayores y/o se comuniquen con sus clientes. Hay una gran parte del aprendizaje que debe ser presencial. Se aprende de estar en la sala de auditoría y alrededor del encargado y el gerente. Escuchar al socio hablar con el gerente senior, hace que haya familiaridad con lo que está sucediendo y se conozca el proceso de pensamiento que estas personas tienen para ciertos temas. Cuando faltan experiencias de desarrollo de habilidades de relación y aprendizaje en los años formativos, puede darse una identidad profesional reducida, una menor eficacia y un conocimiento de auditoría reducido.
La disminución de la eficacia de la supervisión
En un ambiente remoto no es fácil determinar si los miembros del equipo de auditoría ejecutan bien su labor o son improductivos. En un espacio presencial, es más sencillo determinarlo. La ausencia de interacción, la falta de espacios para hacer preguntas y no poder escuchar de manera oportuna dificultan la supervisión.
Es altamente probable que los diferentes profesionales, auditores incluidos, usen un horario de trabajo híbrido en el futuro. La reciente pandemia creó rápidamente cambios significativos en el ejercicio profesional y, por el momento, esos cambios parecen mantenerse. Es responsabilidad de las firmas superar los desafíos que vienen con estos cambios.
Teniendo en cuenta lo anterior, hay que saber actuar cuando se está en un entorno presencial y en uno remoto. Al trabajar en persona, es conveniente fomentar intencionalmente el desarrollo de relaciones dentro del equipo de auditoría y con el cliente. Se deben buscar espacios para interactuar, incluso almuerzos o cenas del equipo de auditoría con el cliente para contribuir en la recuperación de parte del tiempo perdido de desarrollo de relaciones del trabajo híbrido. Al trabajar de forma remota, hay que considerar el ritmo de productividad de los demás. Se pueden programar puntos de contacto al mediodía y/o al final del día a través de videoconferencia para garantizar que los problemas se identifiquen y resuelvan rápidamente. En todo caso, hay que buscar las mejores alternativas para lograr un trabajo productivo y eficiente para las partes en beneficio de todos.
CP Iván Rodríguez - CIE AF
Auditor y consultor, diplomado en Alta Gerencia de Seguros y Derecho de Seguros. Especialista en Dirección Financiera y Desarrollo Organizacional, diplomado en Gerencia de la Calidad. Contador público (CP) de la Pontificia Universidad Javeriana con 20 años de experiencia en diversas empresas. Tiene amplia experiencia en la elaboración y ejecución de auditorías y revisorías fiscales. Dirección y ejecución de asesorías, consultorías y capacitaciones. Colaborador de Auditool.
Bogotá D.C., Colombia.