Por: C.P. Iván Rodríguez. Colaborador de Auditool
Es habitual que en un trabajo de auditoría se requiera emplear profesionales altamente calificados. Ahora bien, en una firma de auditoría, el recurso humano es un importante gasto operativo. Surge entonces una inquietud: ¿cómo equilibrar el recurso humano en función de los proyectos o trabajos de auditoría en épocas de menor trabajo? Es un verdadero desafío. La cantidad de trabajo no siempre es previsible. Pareciera haber pocas alternativas, tales como mantener el personal especializado que trabajó en temporada alta y buscar recursos para las temporadas de menor trabajo, o prescindir de los trabajadores y perder la posibilidad de ejecutar algún trabajo.
A este panorama, se suma una nueva realidad. Un cierto número de profesionales calificados están dejando atrás a las grandes empresas en favor del trabajo independiente, o buscan trabajar en firmas muy especializadas, que solo se centran en uno o dos tipos de servicio para los clientes. Tanto la creciente popularidad del trabajo independiente como estas agencias especializadas han introducido una competencia feroz, ofreciendo tarifas más baratas para los clientes y salarios más altos para los consultores, dejando a las empresas luchando por retener sus recursos.
En la búsqueda de un sano equilibrio, es importante tener en cuenta lo siguiente:
Planificación de proyectos - trabajos
Aunque suene obvio, hay que planificar los proyectos desde el principio. Debe existir la suficiente y debida claridad en relación con las expectativas del cliente, los plazos y resultados o productos entregables, así como establecer los canales de comunicación y las responsabilidades de cada una de las partes. Desde el principio, los proyectos deben incluir una comunicación abierta entre los miembros del equipo y todas las partes interesadas internas y externas. Esto puede ayudar a garantizar que todo funcione según lo planeado.
Para el efecto, los datos de proyectos o trabajos previamente ejecutados son muy útiles. Así mismo, una vez inicie cada proyecto, es necesario monitorear de cerca cada paso para confirmar que el proyecto se está ejecutando de acuerdo con las previsiones iniciales y de requerirse, hay posibilidades de hacer ajustes.
Asignación apropiada de recursos
Aunque suene atractivo, tener una gran cantidad de proyectos en marcha puede no ser una situación interesante, pues si los recursos se utilizan de manera deficiente, es posible que uno o varios de los trabajos vayan hacia el fracaso. En algunos casos habrá una sobrecarga y en otros habrá subutilización de recursos. Finalmente, la calidad de los servicios disminuye y los clientes buscarán otras alternativas. Una buena opción es analizar los datos históricos; de esta manera, las empresas pueden anticipar las tendencias bajistas estacionales de productividad y tomar decisiones con anticipación. La gestión de recursos, acompañada de métricas clave, preparará el escenario para llevar los proyectos a feliz término.
Buscar sinergias
Resulta fundamental comprender las habilidades, la capacitación y las necesidades de recursos que se requieren para atender cada proyecto o trabajo. No es suficiente tener a la mano profesionales especializados. Tal vez sea más importante poner a las personas adecuadas en el proyecto correcto. No hay un equipo único para todos los proyectos, por lo que es imperativo tener claras las disponibilidades y habilidades del equipo de trabajo de manera que se logre la satisfacción de los clientes y se simplifique el trabajo. Conectar el tiempo con los resultados también permite a los gerentes de proyecto analizar y pronosticar los conjuntos de habilidades y la utilización futura de recursos necesarios para las necesidades de contratación y capacitación.
Hay que tener presente, en todo caso, que el tener altibajos en la gestión de proyectos y recursos, es inevitable, si bien se pueden mitigar sus efectos. No obstante, con una administración sensata, enfocada en llevar a cabo proyectos para los que se está capacitado, en cuanto a recursos humanos y técnicos, se pueden obtener resultados exitosos. De ahí la importancia de tener datos objetivos respecto de costos, tiempos y recursos, así como una visión gerencial de los empleados, proyectos, clientes y la respectiva facturación.
C.P. Iván Rodríguez
Auditor y Consultor, Diplomado en Alta Gerencia de Seguros y Derecho de Seguros. Especialista en Dirección Financiera y Desarrollo Organizacional, Diplomado en Gerencia de la Calidad, Contador Público de la Pontificia Universidad Javeriana, con 20 años de experiencia en diversas empresas. Amplia experiencia en la elaboración y ejecución de auditorías y revisorías fiscales. Dirección y ejecución de asesorías, consultorías y capacitaciones. Colaborador de Auditool
Bogotá D.C, Colombia
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