Por: CP Iván Rodríguez. Colaborador de Auditool 

Normalmente, luego de un cierto tiempo, las empresas cambian de firma de auditoría. Existen diferentes razones para ese cambio, en ocasiones son las dificultades para la presentación de reportes e informes a organismos de vigilancia y control, también ocurre que las firmas suelen centrarse en los mismos temas y no ofrecen valor agregado. Otra razón puede ser simplemente que la alta administración desea contar con una perspectiva independiente.

Si bien las empresas tienden a mantener su firma de auditoría por algún tiempo, el tema de la familiaridad está presente y puede ser conveniente un cambio. 

A continuación, algunas consideraciones[1] respecto el proceso de cambio de firma, que deben ser tenidas en cuenta por las empresas y por las firmas auditoras:

Conocimiento del equipo principal:

Cuando se efectúa la contratación de un nuevo equipo de auditoría, es importante que la alta dirección conozca al socio de auditoría, al gerente de auditoría sénior y algún otro miembro de la firma.

Lo mismo se aplica en sentido contrario. Los socios de la firma deben conocer a la alta dirección del nuevo cliente, en toda aceptación hay un elemento de riesgo, puesto que, si bien, normalmente, el equipo designado por la firma es competente, esto no siempre ocurre. Las características de la industria, el tamaño de la empresa y la estructura de gobierno, son factores que deben tenerse en cuenta.

Entendimiento del enfoque:

La contratación de un nuevo auditor puede aportar una nueva visión de un problema técnico, una mayor comprensión de la industria o del negocio y un mayor acceso a los recursos globales.

Los miembros de los diferentes comités de gestión y auditoría deben asegurarse de que están alineados con cualquier cambio de enfoque de la nueva firma. Así mismo, la firma debe entender el enfoque y las necesidades de la empresa cliente. Esto ayudará a mitigar los desafíos tales como el intercambio de información y la falta de comunicación

Maximizar la utilidad de las reuniones iniciales

Es conveniente aprovechar las reuniones entre la alta dirección y el equipo de auditoría. Es la ocasión para aclarar temas y definir pautas de trabajo, es necesario ponerse de acuerdo en el acceso a documentos e instalaciones, la capacidad de respuesta, el enfoque de servicio,  la profundidad y amplitud de los recursos que se requieren y los resultados que se ofrecen.

Es el momento de entender que no estaba funcionando con los auditores anteriores, cuáles son los objetivos y expectativas para la empresa.

Uso de la tecnología

La innovación en procesos de auditoría y tecnología puede ayudar a las empresas a crear más eficiencias y transparencias. El uso de los portales empresariales y la intranet debe ser seguro y fácil de usar para evitar dificultades con la tecnología. Debe haber facilidades para consultar el estado del proyecto, los recursos y la información.

Informar el cambio

La empresa que contrata una nueva firma de auditoría debe informar a las partes interesadas en este proceso, especialmente los acreedores y a los organismos reguladores. En algunas jurisdicciones, se requiere diligenciar formatos y hacer una presentación formal de la nueva firma. Por su parte, la nueva firma debe cerciorarse que se han efectuado las divulgaciones correspondientes. Una práctica recomendada tener total transparencia con sus partes interesadas sobre la base del cambio y compartir la aprobación del comité de auditoría.

Todo cambio implica algún nivel de traumatismo. Por ello se requiere que haya líneas de comunicación abiertas y fluidas entre la administración de la empresa y el  nuevo auditor, con el fin de que  pueda hacer preguntas.

Debe haber acceso oportuno a los datos solicitados para garantizar que el trabajo inicie pronto. Ciertos trabajos iniciales permitirían entender los ajustes que deban realizarse.

Los auditores deben tener en cuenta estas circunstancias y consideraciones en los casos en que sean nombrados en un nuevo encargo o se inicien relaciones con una nueva administración, para obtener mejores relaciones en el trabajo.

[1] Basado en el artículo https://www.corporatecomplianceinsights.com/changing-audit-firms-streamline-auditor-transition

CP Iván Rodríguez

Auditor y Consultor, Diplomado en Alta Gerencia de Seguros y Derecho de Seguros. Especialista en Dirección Financiera y Desarrollo Organizacional, Diplomado en Gerencia de la Calidad, Contador Público de la Pontificia Universidad Javeriana, con 20 años de experiencia en diversas empresas. Amplia experiencia en la elaboración y ejecución de auditorías y revisorías fiscales. Dirección y ejecución de asesorías, consultorías y capacitaciones. Colaborador de Auditool

Bogotá DC, Colombia