Por: CP Iván Rodríguez. Colaborador de Auditool.

Los profesionales, incluidos los auditores, normalmente parecen no tener suficiente tiempo. Siempre se necesitarán algunas horas para concluir o mejorar los trabajos en ejecución. El día a día está lleno de diversos asuntos y distracciones que dificultan tomar el control de cada momento, por lo que se hace necesario gestionar apropiadamente el tiempo en el lugar de trabajo.

Normalmente, se entiende por gestión del tiempo el proceso de planificar y ejercer un control consciente del tiempo dedicado a actividades específicas para trabajar de manera más inteligente. Hay que aprender a aumentar la eficiencia y lograr un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida. Una buena gestión del tiempo en el trabajo le permite al auditor mejorar su rendimiento y alcanzar sus objetivos deseados con menos esfuerzo y estrategias más efectivas. Algunas de las consecuencias de no administrar el tiempo o gestionarlo inapropiadamente son:

• Plazos y citas incumplidas
• Procrastinación y falta de enfoque
• Flujo de trabajo ineficiente que resulta en baja calidad de los resultados
• Estrés no deseado
• Mala reputación profesional
• Relaciones tensas en el lugar de trabajo
• Sanciones pecuniarias
• Desequilibrio entre el trabajo y la vida personal

Además, no hay que olvidar que el tiempo es un activo insustituible. Es más valioso que el dinero, especialmente en el acelerado y competitivo mundo de los negocios. Las organizaciones y las personas pueden obtener más dinero, pero no se puede obtener más tiempo, por lo que se requiere hacer un buen uso de él. Algunos consejos son:

Planear

Una gestión adecuada del tiempo trae muchas ventajas. Asignar un período de tiempo concreto a las diferentes actividades ayuda a completarlas a tiempo. También ayuda a administrar la carga de trabajo de la manera más efectiva. De ahí la importancia de una buena planeación. Si se definen con claridad los tiempos destinados a las diversas actividades mediante un cronograma o herramienta semejante, es más fácil realizarlas dentro del marco de tiempo deseado, lo que facilita la entrega de resultados e informes.

Al hablar de planificación, no necesariamente se tiene que seguir una rutina estricta, sino que significa tomar decisiones más inteligentes acerca de cuándo es el momento adecuado para hacer una tarea o una actividad. La idea detrás de la gestión del tiempo es trabajar de manera más inteligente que intensa, y tener tiempo para hacer otras actividades también.

Priorizar actividades

Una utilización adecuada del tiempo y la priorización de actividades puede proporcionar fácilmente una mejor calidad de trabajo. La priorización ayuda al auditor a concentrarse en las tareas más importantes y darles la máxima prioridad, lo que le permite trabajar en ellas con total atención y enfoque, así mejora el resultado. La productividad general se ve frecuentemente afectada al trabajar en tareas sin importancia, pero las habilidades efectivas de administración del tiempo permiten adelantar las tareas que son importantes y urgentes a tiempo.

Priorizar las tareas diarias es la clave para una gestión exitosa del tiempo. Muchos auditores comienzan su día con tareas sin importancia, o con algo que se puede hacer fácilmente más tarde. La priorización ayuda a darse cuenta de que no todo lo que se hace es importante. Es importante centrarse en los temas prioritarios para lograr el éxito en el trabajo. Se pueden utilizar varias herramientas de gestión de proyectos para establecer prioridades.

Evitar tareas simultáneas

La multitarea es una de las actividades que hacen perder mayor tiempo. En lugar de lograr demasiados resultados, se termina sin lograr nada. La mejor manera de utilizar el tiempo es atender un tema a la vez y lograrlo antes de saltar a la siguiente actividad. Se puede hacer una lista de las tareas que deben realizarse en términos de prioridad. Esto ayuda a concentrarse mejor y a tener menos distracciones, lo que finalmente representa menos probabilidad de errores.

Evitar procrastinar

Ahora bien, la gestión del tiempo no se trata solo de hacer más en menos tiempo, sino también de reducir la necesidad de retrasar y postergar las tareas importantes. La aplicación de buenas prácticas de gestión del tiempo le permite trabajar al auditor de manera más inteligente en lugar de más difícil. Eliminar instantáneamente la procrastinación es una de ellas.

En la vida cotidiana, las distracciones cuestan muchas horas valiosas en un día. Los teléfonos móviles, los compañeros de trabajo conversadores o las redes sociales son algunas de las distracciones comunes en el trabajo que llegan a representar hasta tres horas al día. Para no dejar que estas distracciones consuman tiempo, es mejor cortarlas por completo del horario.

Ser puntual

La puntualidad en el trabajo no solo aumentará la efectividad, sino que también le ayudará al auditor a ganar una buena reputación en el trabajo. Cuando los gerentes y clientes saben que siempre completa sus tareas a tiempo, facilita el camino para lograr más oportunidades de promoción en el trabajo.

Sacar tiempo para recreación

Hay momentos en que los auditores pueden sentirse abrumados debido a demasiado trabajo por ejecutar. Esto no solo puede obstaculizar su productividad, sino que también puede afectar su salud en general. El estrés excesivo y la hipertensión pueden conducir a enfermedades del corazón, depresión, obesidad y otras.  Por ello tener habilidades efectivas de gestión del tiempo, además de beneficiar la vida profesional, pueden mejorar la vida fuera de la oficina. En última instancia, esto ayudará a crear el equilibrio perfecto entre trabajar de manera inteligente todo el día y tener una recompensa a cambio.

Tomar descansos regulares mientras se trabaja es una forma efectiva de mantenerse productivo todo el día. Pero la efectividad está sujeta al riesgo de gestión, especialmente cuando se toman demasiados descansos. Es obvio que no se puede impulsar un gran proyecto o tarea de una sola vez, es necesario un descanso. Lo mejor es tener un tiempo de descanso bien programado que ayude a relajarse y volver al trabajo con energía, pero este descanso no debería tomar más de 10 minutos.

Aceptar las limitaciones

Incluso con un gran esfuerzo, habrá ocasiones en las que simplemente no se podrán hacer las actividades previstas dentro del marco de tiempo especificado. Hay límites a la forma productiva y eficiente en que se puede administrar el tiempo. En los casos en que haya doble carga de trabajo en un día, la subcontratación y la delegación son buenas opciones. No hay que asumir que se puede hacer todo lo que se desee en un período de tiempo determinado.

Las habilidades efectivas de gestión del tiempo pueden tener un impacto positivo en el trabajo y la vida en general. Es ahí cuando el auditor aprende a tomar el control del tiempo a diario, mejora su capacidad para ejecutar el trabajo, toma mejores decisiones y obtiene los mejores resultados en los temas prioritarios.

CP Iván Rodríguez

Auditor y Consultor, Diplomado en Alta Gerencia de Seguros y Derecho de Seguros. Especialista en Dirección Financiera y Desarrollo Organizacional, Diplomado en Gerencia de la Calidad. Contador Público de la Pontificia Universidad Javeriana con 20 años de experiencia en diversas empresas. Amplia experiencia en la elaboración y ejecución de auditorías y revisorías fiscales. Dirección y ejecución de asesorías, consultorías y capacitaciones. Colaborador de Auditool.

Bogotá D. C., Colombia