Auditoría Externa

Por: Equipo Auditool

La auditoría de adquisiciones y pagos es una fase crítica en el proceso de auditoría, ya que las transacciones en este ciclo son a menudo significativas y susceptibles a errores o fraudes. Una herramienta poderosa en el arsenal del auditor para evaluar la integridad de estas transacciones es el análisis detallado de contratos y órdenes de compra. Este procedimiento sustantivo no solo verifica la autenticidad y precisión de las transacciones registradas sino que también destapa irregularidades y señales de alerta potenciales de fraude o error.

Objetivos del análisis

El principal objetivo de analizar contratos y pedidos de compra es garantizar que las transacciones de adquisición y los pagos correspondientes se realicen en conformidad con los términos acordados, los precios sean razonables, y se hayan reconocido en el período correcto. Este análisis ayuda a validar:

• La existencia y validez de la transacción.
• La adecuación del reconocimiento de gastos e ingresos.
• La correcta clasificación de las transacciones en los estados financieros.

Procedimientos sustantivos

Los procedimientos sustantivos para analizar contratos y pedidos de compra incluyen:

1. Revisión de contratos: comprende la lectura detallada de los términos y condiciones, verificando la autorización, la validez, y la conformidad con las políticas de la empresa y la legislación aplicable.

2. Examen de órdenes de compra: incluye revisar las órdenes de compra emitidas y recibidas, asegurando que se hayan autorizado adecuadamente y que correspondan a bienes o servicios efectivamente recibidos.

3. Comparación de términos contractuales con registros contables: este paso implica cotejar los términos de los contratos y órdenes de compra con los registros contables para asegurar que las transacciones se hayan registrado a los precios correctos y en los períodos adecuados.

4. Análisis de precios: se evalúa si los precios acordados en los contratos y órdenes de compra son razonables comparándolos con precios de mercado o precios de transacciones similares anteriores.

5. Verificación de entregas y servicios: se confirma que los bienes y servicios especificados en los contratos y órdenes de compra se hayan recibido o prestado, respectivamente.

Identificación de irregularidades

La revisión minuciosa de contratos y órdenes de compra puede revelar varias irregularidades, como:

• Términos inusuales: condiciones que no son estándar o que difieren significativamente de las prácticas de mercado pueden indicar sobreprecios, adquisiciones innecesarias o incluso malversación.

• Discrepancias en los precios: variaciones significativas entre los precios de compra acordados y los precios de mercado o históricos pueden sugerir errores en la facturación o fraude.

• Autorizaciones faltantes o inadecuadas: la ausencia de autorizaciones necesarias para transacciones significativas puede indicar incumplimiento de los controles internos o intentos de eludir políticas de adquisición.

Ejemplos prácticos

1. Caso de sobreprecio: en una auditoría, se descubrió que el precio de compra de maquinaria especializada estaba un 30% por encima del precio de mercado. Una revisión detallada de los contratos reveló que se había acordado un "cargo por urgencia" no justificado, lo cual fue rectificado posteriormente.

2. Error en la clasificación: al analizar las órdenes de compra de un cliente, se identificó una transacción significativa clasificada como gasto de mantenimiento cuando, en realidad, debería haberse capitalizado como mejora de un activo. Esto se corrigió para reflejar adecuadamente el gasto en los estados financieros.

El análisis detallado de contratos y órdenes de compra es esencial en la auditoría del ciclo de adquisiciones y pagos. Permite a los auditores identificar no solo errores y discrepancias, sino también, posibles señales de fraude. Mediante un enfoque sistemático y detallado, los auditores pueden proporcionar una mayor seguridad sobre la integridad de las transacciones financieras de una empresa, asegurando que los estados financieros reflejen una imagen fiel y justa de su posición económica.