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Alcance de la norma:

  • Establecer normas y dar lineamientos sobre la documentación de los trabajos de auditoría. Existen otras Normas de Auditoría que requieren documentación especifica en esta materia (se indican en el apéndice de esta NIA 230).

  • Se debe preparar de manera oportuna la documentación de las evidencias, de tal forma que proporcionen:
    o Un registro suficiente y apropiado que será la base para el sustento de la opinión.
    o Evidencias que la auditoría se realizó siguiendo las normas internacionales, regulación y legislación aplicable.

Dos definiciones claves en esta norma.

  • Documentación de la auditoría: Registro de los procedimientos de auditoría realizados en el cliente. Es la vinculación de la evidencia obtenida durante el proceso de auditoría. Comprende todos los documentos y registros sobre los que el auditor ha tenido conocimiento y ha inspeccionado.
  • Auditor con experiencia: Persona (interna o externa de la firma) que tiene un entendimiento amplio y completo sobre:
    o Procesos de auditoría, incluyendo las técnicas de auditoría.
    o Requisitos legales y regulación aplicables.
    o El entorno del negocio en que opera la entidad.
    o Asuntos de auditoría e información relevante de la industria.

El proceso de documentación de la auditoría es quizás el momento más importante y trascendental del trabajo del auditor, dado que es la oportunidad para acceder y obtener evidencia sobre cada una de las aseveraciones (afirmaciones) de la auditoría en forma suficiente y apropiada, entonces toda esta evidencia se debe vincular en los papales de trabajo, como garantía que el trabajo se llevó a cabo con la diligencia profesional que corresponde.

Existe el riesgo, que un mal proceso de obtención de evidencia, en la preparación de la documentación de auditoría, conlleve a un desenfoque del trabajo, conllevando a conclusiones erradas, y en consecuencia, un trabajo que puede quedar descalificado para sustentar la opinión final del auditor frente a los Estados Financieros auditados. De ahí que resulta necesario el control de calidad sobre estos procesos de auditoría (temas ya desarrollados en artículos anteriores), y por su puesto el factor humano es determinador de los resultados como es natural.

¿Qué comprende la documentación de auditoría?

La documentación de auditoría incluye toda la información que soporta la evidencia del trabajo realizado, esta información es conservada regularmente en archivos físicos y electrónicos o digitalizados, los cuales se van acumulando con el aporte de cada uno de los miembros del equipo de auditoría, sufren un proceso de control de calidad, con la revisión y supervisión. En la actualidad existen herramientas contenidas en software que hacen más práctico y eficiente el proceso de auditoría, teniendo en cuenta que esta herramienta permite controlar el flujo de documentación y el acceso restringido únicamente a miembros del equipo de auditoría asignado.

La documentación de auditoría puede provenir de fuente interna y de fuente externa. Fuente interna es la documentación del cliente, los registros contables, contratos, facturas, etc. Fuente externa, confirmaciones recibidas de clientes, bancos, proveedores y abogados, en base a esta documentación el auditor prepara sus análisis y aplica las técnicas de auditoría para completar el proceso de obtención de evidencia y concluir sobre cada una de las aseveraciones en los estados financieros.

Es conveniente mencionar que sobre los archivos que contienen la documentación de auditoría, se debe tener un especial cuidado de su conservación y custodia, en especial que no se pierda ninguna pieza de la evidencia ya procesada, o que se pueda deteriorar por un uso inadecuado, o del acceso indebido por parte de terceros no autorizados.

Algunos ejemplos de la documentación de auditoría:

Clase de documentación Origen o Fuente
  • Plan de auditoría:
    o Programas de auditoría
    o Memorando de asuntos críticos
    o Mapa de riesgos
    o Sumaria de saldos contables
    o Memorando de entendimiento del negocio
    o Materialidad de auditoría
    o Cronograma de trabajo
    o Recursos necesarios
Interna
  • Actas de Gobierno corporativo / actas de comités
Interna
  • Comprobantes de contabilidad y soportes (facturas, contratos, recibos de caja, egresos)
Interna
  • Análisis de datos (minería de datos)
Interna
  • Conteo físico de activos (activos fijos, inventarios, títulos)
Interna
  • Correspondencia recibida - Correos electrónicos (entidades de control, abogados, etc.)
Externa
  • Confirmaciones recibidas (Bancos, abogados, clientes, proveedores, empleados)
Externa
  • Anotaciones de asuntos tratados en reunión con terceras personas (asesores, expertos, autoridades, proveedores, abogados, contratistas)
Externa
  • Información estadística gubernamental, gremial o sectorial
Externa
  • Investigaciones periodísticas o de instituciones especializadas
Externa


Toda esta documentación, una vez ha sido analizada y verificada a través de las técnicas de auditoría, se concluye si aporta evidencia de auditoría, es decir si es útil, se convierte en un “papel de trabajo” y en adelante servirá de soporte para sustentar la opinión de auditoría y los informes a la dirección de la Compañía y a los niveles de gobierno corporativo que corresponda.

Identificar el rol de preparador y de revisor de los papes de trabajo

Es indispensable definir estos roles en cada trabajo de auditoría, en el mismo momento de iniciar el trabajo, en la Firmas básicamente por el mismo cargo se conocen las responsabilidades roles, el “preparador” es el auditor que “hace” los análisis y desarrolla los procedimientos de auditoría, mientras que el “revisor” es un nivel jerárquico que debe contar con mayor experiencia y formación, su responsabilidad es garantizar que todos los procedimientos de auditoría planeados se hayan desarrollado, y que cada papel de trabajo contenga los elementos básicos y esenciales, así mismo que la evidencia obtenida sea suficiente y apropiada. El trabajo de revisor implica una inspección asidua del archivo documental, una lectura completa de cada papel de trabajo. Es conveniente que el revisor deje constancia de los puntos de revisión (TO-DO) en un documento formal, para que el “preparador” pueda realizar las mejoras e implementaciones que se han requerido o sencillamente como una guía de discusión en conjunto con el equipo de auditoría.

Principales consideraciones que el auditor debe cuidar en el proceso de documentación de la auditoría.

  • La documentación de la auditoría debe ser clara, concisa y precisa, explicita, de tal forma que facilite llegar a las conclusiones. En otras palabras, los papeles de trabajo deben explicarse por sí mismos, dado que cualquier explicación verbal del auditor no constituye un soporte adecuado sobre su desempeño frente al trabajo.
  • Cada papel de trabajo incluye una descripción de la naturaleza, oportunidad y extensión de los procedimientos realizados en la auditoría.
  • Se incluirá los resultados de los procedimientos y la evidencia de auditoría obtenida.
  • Se documenta los asuntos importantes y las conclusiones alcanzadas.
  • Riesgos identificados de representación errónea de la información financiera de la auditoría.
  • La metodología y las herramientas utilizadas en el trabajo de auditoría.
  • Al cierre del proceso de auditoría, el equipo deberá excluir del archivo, aquellos borradores o prospectos que definitivamente no agregan evidencia al proceso de auditoría, para evitar confusiones y desviaciones en las apreciaciones, al momento de emitir el dictamen de la auditoría.
  • Partes o secciones que debe contener un papel de trabajo estándar:
    o Encabezado
       > Nombre de la firma
       > Nombre del cliente
       > Nombre del auditor/iniciales y rol
       > Área de auditoría
       > Fecha de corte
       > Fecha de elaboración
    o Objetivos de auditoría (asociado a las aseveraciones)
    o Procedimientos a desarrollar.
    o Resultados / evidencias obtenidas
    o Conclusiones.

Se recomienda que los borradores de papeles de trabajo que al final no se vincularon al expediente (archivo) de auditoría, se eliminen o destruyan de forma controlada, para evitar que en revisiones posteriores, o para mismos propósitos de auditorías recurrentes en periodos futuros, pueda conllevar a errores o interpretaciones equivocadas por parte del auditor. Situación similar para los puntos de revisión (TO-DO), documento en el que se consignan los aspectos que identifico el auditor que tiene el rol de “revisor”, y que sirve como guía de discusión para mejorar y complementar los papeles de trabajo, estos puntos de revisión deben ser aclarados, incorporando en cada papel de trabajo las mejoras, ajustes o modificaciones a la redacción que se hayan sugerido, al final el documento debe ser eliminado del archivo de auditoría, una vez quién lo preparó, haya quedado satisfecho que todos los asuntos fueron solucionados y documentados.

El auditor debe Juzgar los asuntos de importancia

Al Juzgar la importancia de un asunto de auditoría, requiere un análisis objetivo de los hechos, circunstancias y contexto. Los asuntos de importancia incluyen, entre otros, los siguientes:

  • Un asunto es importante, si de este se desprenden riesgos de alto impacto y ocurrencia probable. Por ejemplo, el auditor puede identificar asuntos importantes en el entendimiento del negocio del cliente, en el proceso de preparación y publicación de estados financieros.
  • El auditor concluye en sus procedimientos aplicados (sustantivos o analíticos), representaciones erróneas, o la necesidad de realizar una evaluación específica a un riesgo, como resultado de sus análisis preliminares, esto es un asunto importante para considerar.
  • Cuando el auditor se enfrente a una situación de dificultad para realizar /aplicar un procedimiento de auditoría. En este caso, si no se resuelva el “evento de dificultad” puede llevar a una limitación en el alcance, en este caso, tendría repercusión en la opinión que debe emitir el auditor. La limitación en el alcance es una de las situaciones que regularmente ocurren en los trabajos de auditoría de estados financieros, y que trascienden a la opinión de auditoría, es términos prácticos es una salvedad, toda vez que el auditor no le fue posible satisfacer sus procedimientos, todo dependerá del contexto y el monto sobre el cual se está teniendo la dificultad de auditar y que no se logró obtener evidencias por otro mecanismo o procedimiento alterno de revisión.
  • Cualquier otro asunto, que pudiera incidir o modificar la opinión del auditor sobre los Estados Financieros propósito de la auditoría.

Es recomendable mantener y acumular en un papel de trabajo, un resumen de estos asuntos de importancia, o asuntos y situaciones significativas, de tal forma que se pueda llevar a cabo los procedimientos necesarios para llegar a conclusiones apropiadas, y todas las discusiones que se realicen en torno a cada uno de los asuntos, será parte del expediente de auditoría, incluso cada asunto deberá ser reportado a la Dirección del Cliente, para que sobre ellos se ejerza el debido seguimiento.

Errores recurrentes que se suelen tener en los procesos de documentación.

  • Mantener en el archivo de papeles de trabajo, documentos o análisis que iniciaron como un prospecto de papel de trabajo, pero no fueron completados ni concluidos, entonces quedan incompletos y sin aporte de evidencia, con el riesgo de no haber realizado un procedimiento de auditoría esencial.
  • Anotaciones que hace el auditor en los documentos, como por ejemplo hipótesis, conclusiones parciales, riesgos preliminares planteados, o información pendiente de incluir (cifras, nombres, fechas, etc.) o actualizar.
  • Conclusiones preliminares adversas que el auditor a cargo del trabajo ha incorporado, pero que no han sido discutidas con el líder del equipo de auditoría. Si en el proceso de revisión del trabajo por parte del auditor líder no se detecta la situación, conllevaría un gran error para el proceso de cierre del trabajo y de la opinión formulada, claro está en caso que ese error llevará a una opinión modificada (debe entenderse por opinión modificada, la que incluye alguna clase de salvedad u opinión adversa).
  • Puede ocurrir que se adicionen o reemplacen a último momento documentos o papeles de trabajo y en consecuencia no sean revisados por el auditor líder responsable.
  • Errores en la referenciación cruzada, el amarre de los saldos o valores entre la sumaria (sumaria es el resumen de los saldos del Balance) y cada uno de los papeles donde se desarrollaron los análisis, ausencia de firmas del auditor o del líder que revisa o el socio a cargo.
  • Olvidar incluir papeles de trabajo de gran importancia probatoria, que aunque fueron preparados y procesados, no se vincularon. Las herramientas que existen actualmente, contenidas en software especializado para administrar y como repositorio de papeles de trabajo minimizan esta clase de riesgos, mientras que los archivos físicos tienen mayor exposición a este riesgo.
  • Usar plantillas del trabajo realizado en otro cliente, y no actualizar los encabezados, y demás datos propios del trabajo que se está documentando, quizás es uno de los errores más recurrentes.

Se requiere documentar cualquier desviación en las normas básicas de auditoría, o en los procedimientos esenciales.

El objetivo principal de las normas de auditoría, es proveer orientación técnica profesional y están diseñadas para ayudar al auditor en su propósito, entonces cualquier incumplimiento a una de ellas deberá corresponder a una circunstancia excepcional.

En esas circunstancias excepcionales, el auditor juzga la conveniencia de apartarse de un principio básico o un procedimiento esencial que sea relevante para el trabajo de auditoría.

Es en este punto donde el auditor debe sacar a flote toda su experticia y maniobra de acuerdo con las circunstancias, para a través de otros procedimientos llegar a similares conclusiones y debe documentar y justificar las razones que lo llevaron a ir en ese camino.

En estos casos, el auditor puede hacer uso de todos los recursos asignados, acceso a la gerencia, a expertos, a demás miembros de mayor experiencia en el equipo de auditoría, o a otros profesionales dentro de la Firma, para garantizar que estos procedimientos alternos son suficientes y apropiados. Por ejemplo, un procedimiento esencial es la confirmación de saldos y transacciones con clientes, pero regularmente no se obtienen las respuestas dentro de la oportunidad requerida, a pesar de toda la gestión que se pueda desplegar a la obtención de respuesta, entonces se deben plantear procedimientos alternos, en esta caso puntual se pueden aplicar, entre otros los siguientes:

  1. Recaudos posteriores.
  2. Roll back. Análisis retrospectivo para a partir del saldo actual, regresar al saldo que se haya auditado en el periodo anterior, se requieren cierta información del período para la operación aritmética.
  3. Pruebas sustantivas que evidencien la existencia de la deuda. Verificar el despacho, y el recibido del bien o servicio por parte del cliente.
  4. Estados de cuenta del cliente que hayan sido obtenidos en periodos interinos.
  5. Acceso a papeles de trabajo y análisis de los auditores internos o la dirección financiera.
  6. Acceso a información pública del cliente.

Compilación del archivo final del trabajo de auditoría

Esta NIA 230 requiere que el auditor complete oportunamente la compilación del archivo final de la auditora después de la fecha del dictamen del auditor.
Teniendo en cuenta que (como se requiere la NIC1) las Firmas deben implementar políticas y procedimientos de control de calidad, una de esas políticas deberá establecer cuál es el tiempo razonable para realizar el cierre definitivo del archivo de auditoría, desde ese momento, no se debe realizar ninguna modificación, adición, o retiro de documentos o papeles de trabajo, se sugiere que un tiempo razonable son 60 días después de la fecha del dictamen u opinión de auditoría.

Completar la compilación del archivo final de la auditora después de la fecha del dictamen del auditor, es un proceso administrativo que no implica el desempeño de nuevos procedimientos de auditora ni la elaboración de nuevas conclusiones. Sin embargo, es posible hacer cambios a la documentación de auditora durante el proceso final de compilación, únicamente si son de naturaleza administrativa. Los ejemplos de estos cambios incluyen:

  • Suprimir o desechar la documentación reemplazada.
  • Seleccionar, cotejar y hacer referencias cruzadas de los papeles de trabajo.
  • Dar por terminadas las listas de verificación relativas al proceso de compilación del archivo.
  • Documentar la evidencia de auditora que el auditor ha obtenido, discutido y acordado con los miembros relevantes del equipo de auditora antes de la fecha del dictamen del auditor.

Las normas de auditoría requieren que las Firmas establezcan políticas para la retención de los archivos de trabajos ya concluidos, el periodo máximo sugerido es de 5 años de retención o conservación de los archivos, contados a partir de la fecha de emisión del dictamen u opinión de auditoría.

Una recomendación al utilizar software para administra y mantener como repositorio de documentación de la auditoría, es establecer un mecanismo que permita tener una copia de seguridad (backup) completa a todo el encargo, y promover para que el auditor responsable del trabajo, con cierta periodicidad realice la copia (los sistemas permiten programar esta actividad en forma automática, solo es estar conectado al servidor), esto ahorrara verdaderos dolores de cabeza, el riesgo de pérdida de información de los computadores es muy alto y no el costo de recuperarla no se compadece con el de tener hábitos recurrentes de realizar la copia de seguridad.

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José Mauricio Farfán Cárdenas -  - 57 3188491237

Fundador y Director General de la firma JMFarFán Assurance S.A.S. Contador público con especializaciones en revisoría fiscal y en gestión de finanzas. Certificado en IFRS por el instituto ICAEW, Country Manager en una firma de BPO, 20 años de experiencia en firmas internacionales de auditoría y consultoría, realiza catedra universitaria en postgrados.

Bogotá, Colombia


Directorio Firmas de Auditoría

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