Por: CP Iván Rodríguez. Bogotá D.C., Colombia. Colaborador de Auditool.
El auditor y la era digital
Para un auditor es difícil imaginar cómo sería su trabajo sin hojas de cálculo y programas de análisis de datos. Estos programas y aplicativos han cambiado completamente la forma en que un auditor desempeña su labor. No obstante, si se emplean programas comerciales como las suite de oficina pueden existir limitaciones significativas para trabajar. En el mundo actual, con los volúmenes de información que se manejan, los conjuntos de datos son demasiado grandes para que una hoja electrónica los maneje. Por ello se requiere encontrar nuevas formas de abordar este tipo de desafíos.
La velocidad a la que se presentan los cambios en todos los aspectos de la profesión es tal que puede ser difícil mantenerse al día, y el alcance de esos cambios es tan amplio que se requiere de esfuerzo para entenderlo. Los paradigmas están cambiando con tanta frecuencia que los auditores necesitan un nuevo conjunto de conocimientos y orientaciones para guiar el trabajo.
Hoy día hay una amplia gama de innovaciones tecnológicas, que van desde la inteligencia artificial y la automatización robótica de procesos hasta las criptomonedas, blockchain y más. Lo interesante es que estos desarrollos aún son incipientes y está por determinarse el impacto que pueden tener en las organizaciones en el futuro. Esto implica para los auditores la necesidad de mantener un proceso sólido de capacitación y actualización en combinación con la tecnología, para lo cual un equipo equilibrado es clave en cuanto a la prestación de servicios en la sociedad actual. El empleo de nuevas tecnologías en una actividad como la auditoría representa un desafío, pues los auditores y terceros involucrados necesitan tiempo para adaptarse a las nuevas formas de trabajo. Adicionalmente, en entornos altamente regulados, la actitud de aversión al riesgo es bastante alta porque las organizaciones necesitan cumplir con una multitud de regulaciones aplicables. Quizás esto explique el empleo de herramientas manuales, pues es un camino conocido. Ahora bien, en la práctica se ve que las innovaciones van a un ritmo mucho más rápido que las leyes y reglamentos correspondientes, lo cual hace pensar que es potencialmente difícil innovar. No obstante, las organizaciones en entornos altamente regulados pueden innovar y beneficiarse de las nuevas tecnologías si incluyen suficientes controles y equilibrios durante las fases de desarrollo e implementación.
Uno de los principales impulsores de la transformación de la auditoría es la necesidad de mejorar la eficiencia y la calidad de los servicios prestados. Estas mejoras se pueden hacer, por ejemplo, mediante la automatización o estandarización de procedimientos. Esta transformación digital conduce a nuevas formas de trabajar, lo cual requiere que el equipo de auditoría se capacite en temas tales como el análisis de datos, y en aquellos conocimientos que les aporten el conjunto de habilidades necesarias para prosperar en un entorno cambiante.
Para muchos auditores, los pasos iniciales en la aplicación de desarrollos tecnológicos se dan con el trabajo en hojas de cálculo. Cuando advierten que las hojas electrónicas no son suficientes para procesar grandes bases de datos, empiezan a buscar algunas soluciones técnicas tales como dividir, fusionar y agrupar de diversas maneras grandes cantidades de datos, de modo que pudieran analizarse en conjuntos más pequeños empleando las hojas electrónicas. Así, aprenden a crear pequeñas rutinas de VBA (Visual Basic for Applications) un sencillo lenguaje de programación, y a operar bases de datos con SQL (Structured Query Language) que es un lenguaje de programación para trabajar con conjuntos de datos. Progresivamente, esto resultará en otras soluciones de TI nuevas y más avanzadas que se emplearán en los compromisos de auditoría, en nuevos conocimientos y en un ahorro tiempo durante el trabajo. Los auditores deben aprender a combinar un enfoque digital con los estándares de auditoría, por ejemplo, hacer el procedimiento de conciliación de efectivo con una rutina automatizada, así ahorrará tiempo y aumentará la consistencia, lo que conducirá a la eficiencia general durante todo el proceso de auditoría. Una rutina automatizada puede, por ejemplo, validar el conjunto de datos completo conciliando todos los elementos en lugar de una muestra en un conjunto de datos. La conciliación del conjunto de datos completo aumenta la calidad de la auditoría, puesto que el auditor puede centrarse mejor en los valores atípicos y tiene más información sobre el conjunto de datos completo. Estos son solo unos ejemplos de auditoría digital.
Algunos auditores hoy día, al enfrentarse a grandes volúmenes de datos o temas TI, buscan la manera de evitarlos, lo que ocasiona que se mantenga la segregación entre auditores financieros y auditores de TI, cuando no debería ser así, pues no es muy complicado aprender algún lenguaje de programación y tener una posición más activa al procesar datos. El manejo de los datos mediante aplicativos y programas, permite aplicar la informática y la estadística para resolver problemas en un campo de trabajo específico (lo que normalmente se hace en una hoja electrónica). Sin embargo, realizar algunas acciones en un lenguaje de programación puede ser más fácil. Realizar cálculos, automatizar procedimientos y aún visualizar datos, se puede hacer de una manera más versátil.
Una apropiada combinación de prácticas de auditoría tradicionales con técnicas de ciencia de datos debería conducir a grandes resultados. No hay que olvidar, sin embargo, que es fundamental tener sólidos conocimientos, así como experiencia en auditoría para entender el trabajo y para convertirse en un buen programador, es necesario comprender los conceptos básicos de la informática. Infortunadamente, los auditores y programadores a menudo no hablan el mismo idioma. Por ello, es necesario que los auditores conozcan el lenguaje de los programadores y puedan ser capaces de entregar algunos productos sencillos viables inicialmente. Una vez se refinen estos productos en la práctica diaria, pueden obtener productos más robustos. En algún momento, el auditor no tendrá dificultades al extraer y limpiar datos, leer consultas SQL avanzadas, o realizar una regresión para obtener evidencia comprobatoria de auditoría.
La transformación de la auditoría tradicional a la auditoría digital no tiene por qué ser compleja, pero mantenerse competitivo sí es una necesidad para un auditor. Ayuda a ser más productivos y ofrece nuevas y desafiantes oportunidades de negocio. La innovación tiende a moverse más rápido que las organizaciones y, por ello, la capacitación juega un papel clave. Para cerrar la brecha entre la auditoría y TI, se necesitan más auditores expertos con mentalidad en procesamiento de datos. Un área o departamento de auditoría solo puede modernizarse con éxito, si los miembros del equipo adoptan una cultura de innovación y son capaces de detectar áreas de mejora mediante el uso de TI. Aunque siempre existirá una distinción natural entre un auditor experto y un programador, ser capaz de hablar el mismo idioma es un paso hacia un futuro en el que la auditoría y las TI estén completamente integradas. Los auditores pueden mejorar sus conocimientos siguiendo un programa de capacitación que mejore sus habilidades para trabajar de una manera diferente y creativa. El futuro tiene muchas nuevas y emocionantes oportunidades para realizar el trabajo de una manera diferente, por lo que ser más conocedor de TI puede ayudar a eliminar el trabajo repetitivo ineficiente, y centrarse en lo que importa. Y así como adaptarse a las nuevas tecnologías llevó algún tiempo y esfuerzo para las personas, lograron incorporarlas en las actividades diarias, entonces, convertirse en auditores expertos en tecnología digital implicará algunos sacrificios, pero se mejorará su conjunto de habilidades en beneficio de su trabajo.
CP Iván Rodríguez - CIE AF
Auditor y consultor, diplomado en Alta Gerencia de Seguros y Derecho de Seguros. Especialista en Dirección Financiera y Desarrollo Organizacional, diplomado en Gerencia de la Calidad. Contador público (CP) de la Pontificia Universidad Javeriana con 20 años de experiencia en diversas empresas. Tiene amplia experiencia en la elaboración y ejecución de auditorías y revisorías fiscales. Dirección y ejecución de asesorías, consultorías y capacitaciones. Colaborador de Auditool.