Por: Equipo Auditool

Técnicas de investigación con información limitada y documentación de obstáculos de auditoría

Conoces esa sensación. Llevas semanas pidiendo acceso a los registros de pagos a proveedores y la respuesta siempre es la misma: "Estamos en cierre", "El sistema está en mantenimiento", "Necesitamos autorización del director financiero". Cada excusa es más creativa que la anterior. Y mientras tanto, tu instinto de auditor grita que algo no cuadra.

Aquí está la verdad incómoda que pocos mencionan en los manuales: el fraude se esconde donde no te dejan mirar. La resistencia al acceso no es un inconveniente burocrático; frecuentemente es la primera bandera roja.

La obstrucción como señal: Reconociendo patrones de resistencia

Antes de buscar caminos alternativos, necesitas reconocer cuándo la resistencia es legítima y cuándo es una táctica de encubrimiento. La diferencia está en los patrones.

Señales de resistencia sospechosa:

• Selectividad en la negación: Te dan acceso a ciertas áreas pero bloquean sistemáticamente otras específicas.
• Excusas rotativas: Cuando resuelves un obstáculo, aparece otro diferente. El problema nunca se soluciona.
• El guardián invisible: Siempre hay alguien más que debe autorizar, pero ese alguien nunca está disponible.
• Escalamiento inverso: Tu solicitud sube de nivel, pero las respuestas bajan de calidad.

Fuentes alternativas: El dinero siempre deja rastro

Cuando el acceso directo está bloqueado, el auditor inteligente busca las huellas que el dinero inevitablemente deja en su camino. Estas son fuentes que típicamente no están bajo el control del área que te obstruye.

Fuentes internas no custodiadas por Finanzas

• Registros de Recepción de Almacén: Si hubo pago, debió haber entrega. Compara volúmenes recibidos contra facturación reportada.
• Órdenes de compra de Adquisiciones: El flujo de compras usualmente está separado de Tesorería. Las OC revelan compromisos que deberían tener contrapartida de pago.
• Correos electrónicos y aprobaciones: IT puede proporcionarte búsquedas de correos relacionados con proveedores específicos sin necesidad de acceso a sistemas financieros.
• Reportes de gestión a Dirección: Los informes mensuales a gerencia contienen datos financieros agregados que Finanzas ya compartió voluntariamente.

Fuentes externas de validación

• Confirmaciones bancarias directas: Puedes solicitar confirmación de saldos y movimientos directamente al banco, sin intermediación de Finanzas.
• Estados de cuenta de proveedores: Contacta directamente a proveedores clave para confirmar pagos recibidos y facturas pendientes.
• Registros públicos: Cámaras de comercio, registros mercantiles y bases de datos públicas pueden validar la existencia y actividad real de proveedores sospechosos.

Indicadores indirectos: Leyendo entre líneas

Cuando no puedes ver los números directamente, busca las anomalías en lo que sí puedes observar.

• Inconsistencias operativas: Un departamento reporta incremento de actividad pero los gastos asociados no reflejan ese crecimiento.
• Comportamiento de personal: Empleados que nunca toman vacaciones, trabajan solos en horarios inusuales o reaccionan defensivamente ante preguntas rutinarias.
• Tendencias en indicadores públicos: Los estados financieros auditados contienen ratios y tendencias que pueden contrastar con lo que observas operativamente.
• Quejas y rumores: Los canales de denuncia y las conversaciones informales frecuentemente señalan exactamente donde está el problema.

Documentar la obstrucción: Tu seguro profesional

Aquí es donde muchos auditores fallan. La frustración los lleva a insistir verbalmente sin dejar registro. Error crítico. La documentación de la obstrucción es tan valiosa como la evidencia del fraude mismo.

Protocolo de documentación recomendado:

1. Formaliza cada solicitud por escrito: Correo electrónico con fecha, información específica solicitada, justificación de la necesidad y plazo razonable de respuesta.
2. Registra cada negativa o excusa: Documenta quién respondió, qué dijo exactamente, y qué alternativa ofreció (si alguna).
3. Escala con evidencia: Cuando eleves el tema, presenta el historial completo de solicitudes y respuestas. Los hechos hablan más fuerte que las quejas.
4. Vincula obstrucción con riesgo: En tu informe, explica qué procedimientos no pudiste ejecutar y qué riesgos específicos permanecen sin evaluar como consecuencia.

El momento de escalar: Cuándo llevar el tema arriba

No escales prematuramente, pero tampoco esperes demasiado. La regla práctica: si después de tres intentos formales documentados no has obtenido acceso y no hay un camino claro de solución, es momento de involucrar niveles superiores.

Tu comunicación de escalamiento debe incluir: el historial factual de solicitudes, el impacto en el alcance de la auditoría, los riesgos que no pueden evaluarse, y una solicitud específica de intervención. Evita acusaciones; presenta hechos.

Reflexión final

El Fraud Examiners Manual nos enseña que "seguir el dinero" es el principio fundamental de toda investigación de fraude. Pero nadie nos preparó para el escenario donde seguir el dinero significa primero derribar muros de resistencia.

Recuerda: tu mandato como auditor incluye el acceso a la información necesaria. La obstrucción sostenida no es un problema logístico; es un hallazgo en sí mismo. Documéntalo, escálalo, y nunca permitas que la frustración te haga abandonar el rastro.

Porque al final, el defraudador cuenta con que te rindas. Tu persistencia profesional es tu mejor herramienta antifraude.