Desarrollo Profesional

Por: CP Iván Rodríguez. Colaborador de Auditool.

Al asumir su trabajo, los auditores se enfrentan a diversas preocupaciones como: si los hallazgos advertidos realmente son relevantes; si las observaciones son de interés y responden a situaciones de importancia o si hay posibilidades de hacer más eficientes los procesos. Frente a estas preocupaciones, hay diversos métodos cuyo propósito es mejorar procesos y resultados. En este artículo se va a revisar el método de preguntas conocido como la técnica de “las 5W”.

Este método se utiliza en diferentes disciplinas, tales como el periodismo o la investigación científica, pretende ayudar a que se cubran todos los aspectos importantes de una historia, problema o situación. Esta técnica se sustenta en formular cinco preguntas básicas que, en inglés, comienzan con la letra W:

1. What – qué
2. Who – quién
3. Where – dónde
4. When - cuándo
5. Why - por qué

En ocasiones, se añade una sexta pregunta, representada por la “H” y es “How”, es decir, “cómo”.

A partir de las respuestas a estas preguntas, se facilita estructurar la información de una manera más clara y completa. A continuación, explicamos, una por una, la utilidad de estas preguntas:

1. Qué - What: hace referencia a la acción o situación principal que se está discutiendo, por ejemplo, “¿Qué ocurrió?”, “¿Qué involucra?”
2. Quién - Who: la respuesta a esta pregunta busca determinar las personas, organizaciones o procesos que participan en la situación, por ejemplo, “¿Quién está involucrado?”, “¿Quién es responsable?”
3. Dónde - Where: se pretende determinar el lugar donde se presentó la situación o donde se encuentra ubicado el problema, por ejemplo, “¿Dónde sucedió?”, “¿Dónde está ubicado?”
4. Cuándo - When: se indaga acerca del momento en que ocurrió la situación, por ejemplo, “¿Cuándo sucedió?”, “¿Cuándo comenzó?”
5. Por qué - Why: se buscan las razones o motivos que están detrás de la situación, por ejemplo, “¿Por qué ocurrió?”, “¿Por qué es importante?”
6. Cómo - How: aunque no es parte de “las 5W” originales, a menudo se incluye para obtener información sobre el proceso o los detalles de cómo ocurrió algo, por ejemplo, “¿Cómo sucedió?”, “¿Cómo afecta a las personas involucradas?”

Esta técnica puede ser una herramienta bastante útil para resolver problemas, así como para obtener una comprensión profunda de la situación evaluada. Aunque este método se hizo popular gracias al escritor Rudyard Kipling (famoso por “El libro de la selva”) y, por ello, se le suele conocer como “el Método Kipling”, estas preguntas son más antiguas y nos llevan, incluso, a la antigua Grecia.

De acuerdo con lo mencionado en el artículo El Paradigma de Lasswell y los orígenes de las 5W del periodismo, el gran historiador griego, Heródoto de Halicarnaso (484 a. C. - 425 a. C), ya había contemplado indagar bajo estos interrogantes, cuya traducción, del griego al español, se vería así:

Pos (cómo), Poú (dónde), Póte (cuándo), Dià ti (por qué), Tis (quién), Ti (qué), y Diá ti (para qué)

Ahora bien, después de este repaso histórico, vamos a observar cómo se pueden aplicar estos interrogantes en la auditoría.

Recordemos que, entre los principales objetivos de la auditoría, encontramos la mejora de procesos, la reducción de errores y la eficiencia en las operaciones; pensando en estos objetivos, la página Internal Audit recomienda la aplicación de la técnica de “las 5W” de la siguiente manera :

• ¿Qué? - What: las respuestas que contengan este interrogante buscarán definir claramente el alcance y los objetivos de la auditoría. Algunas preguntas clave pueden ser: “¿Qué aspectos o procesos se van a evaluar?”, “¿Qué propósito tiene la auditoría a realizar?”. En este caso, se pretende obtener una comprensión de la situación actual, las situaciones por abordar y el propósito general de emplear un método en particular.
  
  
• ¿Quién? – Who: con este interrogante, y las respuestas subsiguientes, se buscará identificar a las personas que llevarán a cabo la auditoría, así como su trayectoria y funciones. Algunas preguntas clave son: “¿Serán auditores internos, externos o una combinación de ambos los que realicen la auditoría?”, “¿Cuál es su experiencia y competencia en el área a auditar?”. En relación con la situación particular, es importante comprender, además, quiénes son los participantes relevantes, por ejemplo, quién descubrió el problema, así como identificar quién implementará la solución o algún aspecto específico.
  
  
• ¿Cuándo? – When: bajo este interrogante se hallará el punto de partida para establecer un cronograma claro de trabajo en el cual relacionar las actividades que deben ejecutarse. Algunas preguntas clave son: “¿Cuándo comenzará y cuándo se espera que termine la auditoría?”, “¿Hay plazos específicos que deban cumplirse?”. Teniendo en cuenta la situación evaluada, estas preguntas implican determinar cuándo ocurrió la situación, cuándo inició y en qué momento terminó (su duración). Asimismo, permite prever si permanecerá durante un tiempo o en qué momento es importante participar.
  
  
• ¿Dónde? – Where: las respuestas a este interrogante permitirán determinar en dónde se llevará a cabo la auditoría. Algunas preguntas clave, relacionadas con los lugares, son: “¿Se realizará en todas las instalaciones de la empresa o solo en ciertas áreas específicas?”, “¿Se requiere acceso a sistemas informáticos o documentación específica?”. En la situación específica que se esté evaluando, será útil para considerar dónde ocurrió el evento y dónde se ubican los lugares en los que puede tener un impacto.
  
  
• ¿Por qué? – Why: estos interrogantes buscan mayor profundidad y complejidad, pues se indaga para comprender el propósito y la justificación de la auditoría. Algunas preguntas clave, relacionadas con las razones, propósitos y justificaciones de la auditoría, pueden ser: “¿Por qué se está llevando a cabo esta auditoría en particular?”, “¿Cuáles son los riesgos o áreas de preocupación que se están abordando, por qué son estos y no otros?”. A través de estos cuestionamientos, el auditor busca profundizar en las razones subyacentes de la situación actual y por qué se requiere una solución. Esto incluye indagar por el origen de la situación y lo prioritario de resolverla.
  
  
• ¿Cómo? - How: aunque no sea parte de “las 5W”, es un componente importante en la metodología aplicada a la auditoría pues hace referencia a las acciones o soluciones que puedan contribuir a solucionar el problema. Algunas preguntas clave y subsiguientes son: “¿Cómo llevaremos a cabo la auditoría?”, “¿Qué métodos tenemos a nuestra disposición para realizarla?”. En estos interrogantes se tienen en cuenta los recursos, métodos y cualquier otra herramienta que se requiera para llevar a cabo la auditoría de manera satisfactoria.

El auditor, una vez que haya respondido las anteriores preguntas, cuenta con mejores elementos de juicio para desarrollar un plan de auditoría que aborde cada aspecto del trabajo de manera sistemática. Esto facilita la ejecución de la auditoría y la recopilación de evidencia suficiente, de manera que se respalde apropiadamente cada uno de los hallazgos y recomendaciones.

Aunque esta técnica parezca sencilla, no por ello deja de ser efectiva. De ahí que se venga aplicando desde la antigüedad y en diferentes disciplinas con buenos resultados. Al seguirla de manera aplicada y cuidadosa, se facilita aclarar casi cualquier proceso, esto favorece la resolución de dificultades, así como el planteamiento de recomendaciones. En este sentido, al aplicar el método de “las 5W” es posible mejorar la ejecución de los trabajos de auditoría, además de propiciar, en la organización, la orientación a la mejora de los procesos y controles.

CP Iván Rodríguez - CIE AF

Auditor y consultor, diplomado en Alta Gerencia de Seguros y Derecho de Seguros. Especialista en Dirección Financiera y Desarrollo Organizacional, diplomado en Gerencia de la Calidad. Contador público (CP) de la Pontificia Universidad Javeriana con 20 años de experiencia en diversas empresas. Tiene amplia experiencia en la elaboración y ejecución de auditorías y revisorías fiscales. Dirección y ejecución de asesorías, consultorías y capacitaciones. Colaborador de Auditool.

Bogotá D.C., Colombia.