Desarrollo Profesional

La curiosidad profesional del auditor: preguntas eficaces para la detección de riesgos 

La curiosidad profesional es una de las cualidades más valiosas para un auditor. No se trata solo de un interés pasivo por los procesos, sino de un enfoque deliberado para explorar, cuestionar y comprender en profundidad los detalles operativos de una organización. Al combinar esta curiosidad con un escepticismo saludable, el auditor puede identificar riesgos ocultos, verificar la veracidad de la información y garantizar que los controles establecidos funcionen como se espera.

En este artículo, aprenderás a aprovechar tu curiosidad profesional para formular preguntas incisivas que revelen áreas críticas y potencien tus entrevistas de auditoría.

¿Qué es la curiosidad profesional y por qué es crucial en auditoría? 

La curiosidad profesional es el impulso de un auditor por ir más allá de la superficie para comprender los procesos con profundidad. Al ejercer esta habilidad, se posiciona como un investigador que no solo busca respuestas, sino también posibles inconsistencias o áreas de mejora. Sin embargo, esta curiosidad debe estar equilibrada con un escepticismo saludable, que permita evaluar las respuestas con objetividad y verificar su precisión.

• Curiosidad profesional: impulsa al auditor a explorar y descubrir.
• Escepticismo saludable: permite validar información sin asumir que todo está correcto.

Por ejemplo, si un entrevistado menciona que “siempre revisamos los registros manualmente”, un auditor curioso podría preguntar cómo se documentan esas revisiones y qué controles aseguran su consistencia.

Preguntas eficaces para detectar riesgos

Las preguntas bien formuladas son herramientas poderosas para detectar riesgos. Pueden organizarse en tres categorías clave:

1. Preguntas para comprender procesos

Estas preguntas buscan explorar cómo se ejecutan los procedimientos, identificar áreas críticas y entender los roles y responsabilidades de las personas involucradas.

• Objetivo: obtener una visión detallada y práctica de los procesos operativos.
• Ejemplos de preguntas:
  • “¿Puede describirme paso a paso cómo se realiza este proceso desde el inicio hasta el final?”
    • Propósito: Identificar pasos que puedan estar mal documentados o inconsistencias entre teoría y práctica.
  • “¿Qué áreas encuentran más desafiantes en este proceso y por qué?”
    • Propósito: detectar posibles puntos críticos o vulnerabilidades que podrían generar riesgos.

2. Preguntas para evaluar controles y riesgos

Estas preguntas ayudan a determinar si los controles internos son efectivos y si el equipo comprende y gestiona adecuadamente los riesgos.

• Objetivo: evaluar las medidas de control y descubrir posibles fallas en su implementación.
• Ejemplos de preguntas:
  • “¿Qué medidas de control implementan para prevenir errores en este procedimiento?”
    • Propósito: identificar debilidades en los controles y áreas con potencial de mejora.
  • “¿Qué cambios recientes han realizado en este proceso y cómo impactaron en los riesgos asociados?”
    • Propósito: descubrir si los cambios han creado nuevos riesgos que aún no se han evaluado.

3. Preguntas para verificar la veracidad de las respuestas

Estas preguntas están diseñadas para validar la información proporcionada y garantizar que las respuestas reflejen la realidad operativa.

• Objetivo: confirmar que la información proporcionada es respaldada por evidencia verificable.
• Ejemplos de preguntas:
  • “¿Qué documentos o registros respaldan la información que me ha compartido?”
    • Propósito: asegurar que las respuestas se basen en hechos y no en suposiciones.
  • “¿Puede darme un ejemplo reciente de cómo aplicaron este procedimiento en una situación real?”
    • Propósito: verificar que los procedimientos descritos no solo existan en papel, sino que se apliquen regularmente.

Técnicas para maximizar el impacto de las preguntas

Formular preguntas es solo una parte del proceso. Para obtener respuestas completas y relevantes, es necesario aplicar ciertas técnicas que potencien su efectividad.

1. Adaptar el lenguaje al entrevistado

Asegúrate de que las preguntas sean claras y comprensibles para el rol y nivel del entrevistado. Por ejemplo, al hablar con un gerente, puedes centrarte en estrategias, mientras que con un operador, las preguntas deben enfocarse en los detalles técnicos.

2. Hacer preguntas de seguimiento

No te limites a la respuesta inicial. Explora más a fondo con preguntas adicionales que profundicen en los puntos clave.

• Ejemplo: si el entrevistado menciona que “revisan los controles manualmente”, podrías seguir con: “¿Quién realiza esas revisiones y cómo documentan los resultados?”

3. Ser paciente y escuchar activamente

Dale tiempo al entrevistado para pensar y responder completamente. Escuchar activamente no solo demuestra respeto, sino que también ayuda a captar detalles importantes.

4. Usar ejemplos reales como base

Solicitar ejemplos específicos permite validar información y comparar los procedimientos descritos con la práctica real.

• Ejemplo: “¿Puede mostrarme un caso reciente en el que este control evitó un error significativo?”

5. Documentar palabras clave

Toma nota de términos o detalles importantes mencionados por el entrevistado. Estos pueden ser útiles para formular preguntas de seguimiento o verificar información.

El escepticismo saludable: un aliado en la detección de riesgos

El escepticismo saludable complementa la curiosidad profesional al permitir al auditor cuestionar respuestas sin asumir de antemano que son incorrectas. Este enfoque:

• Evita suposiciones apresuradas: se basa en evidencia y no en percepciones.
• Fomenta la búsqueda de claridad: las preguntas aclaratorias son una herramienta para garantizar la precisión de la información.

Ejemplo práctico: si un entrevistado afirma que un proceso “siempre se sigue correctamente”, el auditor puede preguntar: “¿Qué mecanismos utilizan para garantizar que todos sigan este proceso?”

Ejemplo de aplicación práctica: proceso de aprobación de facturas

Supongamos que un auditor está revisando el proceso de aprobación de facturas. A continuación, se muestra cómo podrían formularse preguntas efectivas:

1. Para comprender el proceso:

   • “¿Quiénes están autorizados para aprobar facturas y qué criterios utilizan para hacerlo?”
   • Propósito: entender los roles y los procedimientos establecidos.
     
     

2. Para evaluar controles y riesgos:

   • “¿Qué controles aseguran que las facturas sean legítimas antes de su aprobación?”
   • Propósito: evaluar la efectividad de los controles internos.

3. Para verificar respuestas:

   • “¿Puede darme un ejemplo reciente de una factura rechazada y cómo manejaron la situación?”
   • Propósito: confirmar que los controles se aplican correctamente y con regularidad.

La curiosidad profesional es la brújula que guía al auditor hacia la detección de riesgos y la validación de información crítica. Al combinarla con un escepticismo saludable y técnicas efectivas de formulación de preguntas, los auditores pueden transformar entrevistas en herramientas poderosas para garantizar la transparencia y eficacia de los procesos organizacionales.

Adoptar esta mentalidad inquisitiva no solo mejora la calidad de las auditorías, sino que también posiciona al auditor como un socio estratégico en la mejora continua de la organización. La clave está en preguntar, escuchar y profundizar.