Auditoría Interna

Por: CP Iván Rodríguez. Colaborador de Auditool.

La auditoría operativa tiene como propósito evaluar la eficiencia y efectividad de las operaciones y procesos de la organización. Al ejecutarla, el auditor busca identificar oportunidades para mejorar la productividad, reducir costos y optimizar el uso de recursos. En ese sentido, presenta similitudes con la auditoría interna. No obstante, también tiene diferencias con esta. Es así como el objetivo de la auditoría interna se centra en evaluar la efectividad de los controles internos, la gestión de riesgos y los procesos de gobierno corporativo. Su enfoque está en garantizar que las operaciones de la organización se realicen de acuerdo con las políticas, procedimientos y regulaciones establecidas.

De acuerdo con lo anterior, puede entenderse que el enfoque de la auditoría interna es más amplio y puede abarcar todos los aspectos de una organización. Por su parte, la auditoría operativa se centra de una manera más marcada en la evaluación de la eficiencia y efectividad de los procesos operativos. A pesar de ello, ambas auditorías comparten el objetivo de mejorar las operaciones de la organización y deben ser llevadas a cabo de manera independiente y objetiva.

Una mirada con más detalle de la auditoría operativa muestra que en su ejecución se examinan los diferentes aspectos de las operaciones de una empresa, incluidas sus políticas, procedimientos y controles internos. De esta manera es posible obtener información valiosa sobre la eficiencia en la administración de los recursos y del cumplimiento normativo que es aplicable. Importa mencionar que el equipo que lleva a cabo la labor de auditoría operativa puede ser interno o externo.

Diferentes tipos de auditorías operativas

De acuerdo con el enfoque y los objetivos, es posible definir diferentes tipos de auditoría operativa. Algunas de las más comunes son las siguientes:

• Auditorías por área: Están enfocadas a departamentos o funciones específicas dentro de una empresa; son comunes aquellas realizadas a las áreas de recursos humanos, adquisiciones o producción. Su objetivo es identificar ineficiencias, mejorar los procesos y buscar unos mejores indicadores o resultados por departamento.
• Auditorías informáticas: Se busca evaluar la eficiencia y eficacia de los sistemas y la infraestructura de TI de una organización. La evaluación comprende temas tales como la seguridad de los datos, el rendimiento de la red y de los equipos y dispositivos, el buen uso de aplicativos y programas y las políticas y procedimientos asociados a TI.
• Auditorías operativas forenses: Se ejecutan cuando existen indicios o sospechas de fraude, mala conducta o irregularidades al interior de una organización. Implican un examen y análisis en profundidad de los registros financieros, las transacciones y las actividades de los empleados para descubrir cualquier posible irregularidad.
• Auditoría de desempeño: El objetivo es evaluar si las operaciones de la organización se realizan de manera eficiente, efectiva y económica. Para el efecto, se analizan los recursos físicos, técnicos y humanos, evaluando el logro de los objetivos operativos.
• Auditoría de gestión: Es semejante a la auditoría de desempeño, pero el objetivo se centra en evaluar los sistemas y procedimientos de gestión para determinar si son adecuados y efectivos. Se enfoca entonces en revisar la estructura organizativa, los controles internos y los procesos de toma de decisiones.

Las organizaciones pueden adaptar el enfoque de la auditoría operativa para evaluar otros aspectos o áreas específicas en función de riesgo y de esta manera buscar mejoras y optimizaciones. Es así como es posible, además de las auditorías antes mencionadas, ejecutar auditorías operativas en las áreas de cumplimiento, financieras, marketing, etc.

Ejecución de la auditoría operativa

Adaptado de: Operational Audit: Overview and Guide

De manera similar a otras auditorías, la ejecución de una auditoría operativa implica varias etapas. Inicialmente, el equipo de auditoría (con el concurso de la alta dirección cuando sea necesario) define el alcance y los objetivos del trabajo, en función de las necesidades y objetivos específicos de la organización. Luego se adelanta por parte del equipo de auditoría, la recopilación y análisis de datos, se revisa la documentación relevante y se realizan entrevistas con empleados y colaboradores que dirigen o ejecutan los procesos objeto de evaluación. A partir de los resultados obtenidos del análisis de datos y entrevistas, se identifican brechas o deficiencias en las operaciones de la organización y sobre esa base, se plantean las recomendaciones pertinentes para buscar mejoras y eficiencias.

La última etapa del trabajo consiste en verificar si se implementaron las recomendaciones y sugerencias efectuadas y llevar a cabo un monitoreo para evaluar su efectividad. Esto requiere trabajar en un esquema colaborativo con las áreas pertinentes, de manera que se garantice una implementación exitosa y sea posible medir las mejoras a lo largo del tiempo.

Limitaciones en la ejecución:

La ejecución de una auditoría implica superar algunos desafíos. Uno de los principales es la resistencia al cambio. Normalmente las personas se oponen a cambiar rutinas ya establecidas y por ello es importante que la auditoría involucre a las partes interesadas, les explique el propósito y los beneficios de la auditoría. Esto contribuye a crear una cultura de mejora continua que ayuda a superar la resistencia. Otras limitaciones habituales tienen que ver con los recursos tales como el tiempo, el presupuesto financiero y la cantidad de personal disponible. Esta circunstancia se supera con una adecuada planificación (que debe ser flexible) y una correcta priorización de actividades. El análisis de riesgos, la identificación de áreas críticas, los procedimientos definidos para la recolección y el análisis de datos, así como el uso de la tecnología contribuyen a agilizar el proceso de auditoría y maximizar la eficiencia.

Hay que tener presente que la experiencia y conocimiento de los auditores operativos son elementos fundamentales en la identificación de deficiencias y recomendaciones tendientes a lograr mejoras significativas. Esto les permitirá a las organizaciones mantenerse en la búsqueda del éxito empresarial y lograr ventajas competitivas en el cambiante y competitivo panorama empresarial. 

CP Iván Rodríguez - CIE AF

Auditor y consultor, diplomado en Alta Gerencia de Seguros y Derecho de Seguros. Especialista en Dirección Financiera y Desarrollo Organizacional, diplomado en Gerencia de la Calidad. Contador público (CP) de la Pontificia Universidad Javeriana con 20 años de experiencia en diversas empresas. Tiene amplia experiencia en la elaboración y ejecución de auditorías y revisorías fiscales. Dirección y ejecución de asesorías, consultorías y capacitaciones. Colaborador de Auditool.

Bogotá D.C., Colombia.