Auditoría Interna

Por: Nahun Frett. Colaborador de Auditool

¿Son extensos y extenuantes los requerimientos de documentación de su departamento de auditoría interna?

¿Invierte una gran cantidad de horas en la documentación de trabajo realizado en cada proyecto?

¿Atraviesa un estado de estrés y ansiedad permanente cuando tiene que rehacer los papeles de trabajo debido a la falta de documentación?

Quizás usted no sea el único auditor interno que ha experimentado un desgaste profesional intenso ocasionado por la forma en que la dirección de su departamento requiere que documente el trabajo llevado a cabo.

Mientras impartía la asignatura de Auditoría Interna en el programa de "Maestría de Auditoría Interna y Gestión de Control" desarrollado en República Dominicana entre la Universidad de Valencia de España y UNAPEC, una colega auditora interna (de una prestigiosa institución financiera) me comentó que, como parte de la documentación del trabajo realizado en el programa de papeles de trabajo electrónico usado por su departamento, se le exigía incluir,  entre otras cosas:

1. Archivo completo de donde realizó la selección de la muestra.
2. Partidas a ser evaluadas.
3. Una copia de cada uno de los documentos revisados, sin tomar en consideración si los mismos incluían evidencia de alguna desviación, incumplimiento, error o irregularidad.
4. Documentación del trabajo realizado.

En mi opinión, los papeles de trabajo no deben contener más información que la necesaria. Deben ser lo más concisos posible, por lo que deben contener información suficiente para que un auditor interno, quien no fue el responsable del desarrollo del trabajo, pueda entenderlos y pueda volver a ejecutarlo. Consideramos que los requerimientos presentados arriba (correspondientes a los números 1 y 3) podrían ser excesivos.

Cada papel de trabajo debe:

1. Contener un índice o número de referencia.
2. Identificar el trabajo y describir el propósito o el contenido del papel de trabajo.
3. Evidenciar el período que cubre el análisis.
4. Estar firmado o incluir iniciales (la firma puede ser electrónica).
5. Contener la fecha en que se realizó el trabajo.
6. Identificar claramente las fuentes de datos auditados.
7. Presentar los procedimientos específicos realizados.
8. Incluir explicaciones de marcas de auditoría usadas.
9. Adjuntar las evidencias que respalden las conclusiones alcanzadas.
10. Exponer la fecha en que se revisaron y firma del supervisor.

De este modo, un formato efectivo de papeles de trabajo ayuda a optimizar el proceso de auditoría interna y posibilita una labor consistente y de alta calidad a lo largo de todo el trabajo, lo cual es esencial para promover la efectividad y eficiencia del equipo de auditores. La necesidad vital de que los papeles de trabajo se preparen de manera correcta, clara, concisa y rápida no es opcional sino imprescindible para el éxito de cualquier actividad de auditoría interna.

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