Auditoría Interna

Por: Equipo Auditool

El papel de la auditoría interna es crítico para la salud y la eficacia de una organización. Los auditores internos son responsables de identificar problemas, ineficiencias y riesgos en los procesos de una organización. Pero encontrar la causa raíz de estos problemas puede ser un desafío. Ahí es donde la técnica "5 Why" puede resultar extremadamente útil. Esta sencilla pero poderosa herramienta puede ayudar a los auditores a desentrañar la causa subyacente de un problema, mejorando así la eficacia de las soluciones implementadas.

¿Qué es la técnica 5 Why?

La técnica de"5 Why" fue desarrollada por Sakichi Toyoda, fundador de Toyota Industries, y es un componente fundamental de la metodología de resolución de problemas de Toyota. La premisa es simple: para llegar a la causa raíz de un problema, debes preguntar "¿Por qué?" cinco veces. Esta técnica implica una serie de preguntas iterativas que te ayudan a desentrañar las capas del problema hasta que llegues a su origen.

¿Cómo se aplica la técnica 5 Why en la auditoría interna?

El uso de 5 Why en la auditoría interna puede ser un enfoque valioso para identificar las causas de los problemas identificados durante la auditoría. Aquí te presento un ejemplo paso a paso de cómo podrías utilizar esta técnica en una situación de auditoría interna:

Paso 1: identifica el problema. Por ejemplo, "La organización ha experimentado un aumento en los costos de producción".

Paso 2: haz la primera pregunta "¿Por qué?". ¿Por qué ha aumentado el costo de producción? Respuesta: "Porque se están utilizando más materiales por unidad de producto".

Paso 3: haz la segunda pregunta "¿Por qué?". ¿Por qué se están utilizando más materiales por unidad de producto? Respuesta: "Porque las máquinas no están calibradas correctamente".

Paso 4: Haz la tercera pregunta "¿Por qué?". ¿Por qué las máquinas no están calibradas correctamente? Respuesta: "Porque el mantenimiento y la calibración no se realizan con la frecuencia necesaria".

Paso 5: Haz la cuarta pregunta "¿Por qué?". ¿Por qué el mantenimiento y la calibración no se realizan con la frecuencia necesaria? Respuesta: "Porque no hay un plan de mantenimiento y calibración establecido".

Paso 6: Haz la quinta pregunta "¿Por qué?". ¿Por qué no hay un plan de mantenimiento y calibración establecido? Respuesta: "Porque la administración no ha asignado los recursos necesarios para esto".

En este caso, la técnica de 5 Why ayudó a descubrir que la causa raíz del aumento en los costos de producción no era simplemente un uso excesivo de materiales, sino una falta de recursos asignados para el mantenimiento y la calibración de las máquinas. Este ejemplo demuestra cómo la técnica 5 Why puede facilitar una visión más profunda de los problemas y sus soluciones, más allá de lo que una evaluación superficial podría revelar.

Beneficios de la técnica 5 Why en la auditoría interna

Uno de los mayores beneficios de la técnica de 5 Why es su simplicidad. No requiere herramientas estadísticas o software de análisis de datos, simplemente la disposición de hacer las preguntas necesarias y la diligencia para seguir el rastro hasta la causa raíz.

Otro beneficio es su enfoque en las soluciones a nivel de sistema en lugar de las soluciones temporales o los parches rápidos. Al identificar la causa raíz de un problema, los auditores internos pueden proporcionar recomendaciones para los cambios de sistema que previenen la recurrencia del problema, en lugar de simplemente tratar los síntomas.

Finalmente, las 5 Why ayudan a fomentar una cultura de curiosidad y aprendizaje continuo dentro de la organización. Esta técnica alienta a los auditores internos y a otros miembros de la organización a cuestionar por qué las cosas suceden de la manera que lo hacen, lo que puede conducir a una mejora constante.

En conclusión, la técnica 5 Why es una herramienta poderosa en la auditoría interna. Proporciona una forma sistemática de desentrañar los problemas hasta llegar a su origen, lo que permite a los auditores internos dar recomendaciones de mejora más efectivas. Aunque es una técnica sencilla, su impacto en la eficacia de la auditoría interna y en la salud general de la organización puede ser significativo.